En la gestión de proyectos tenemos que estar al día en el surgimiento o crecimiento de nuevas metodologías, framework o mejores prácticas, por ejemplo: Kanban es una metodología visual popular para la gestión de proyectos, sus principios fundamentales se centran en la transparencia y la limitación de la cantidad de trabajo que se realiza en cada momento, y es verdad, al igual que otras estrategias como Scrum y Ágil, la creatividad y la flexibilidad son cruciales.
La gestión de proyectos siempre ha sido una práctica profundamente matizada, puede requerir mucha organización, comunicación y gestión activa para mantener un equipo alineado y encaminado.
Muchos equipos se han mudado a entornos de trabajo remotos o híbridos en los últimos años, lo que complica aún más la gestión de proyectos, al mismo tiempo, la medida también ha inspirado a muchos equipos de liderazgo a poner un nuevo énfasis en la visibilidad y la eficiencia de los proyectos.
Un poco de historia, Kanban es uno de los favoritos entre las empresas de alta tecnología, su historia se remonta a la década de 1940, se dice que, en ese momento, la metodología se inventó para optimizar la producción en las fábricas de automóviles Toyota en Japón, de hecho, la palabra japonesa “Kanban” se traduce aproximadamente como “letrero”, lo que refleja el enfoque altamente visual de la metodología.
De esta manera, Kanban puede ayudar a agilizar la gestión de proyectos y es especialmente popular entre los equipos de desarrollo de software por ese motivo, ya sea que recién esté comenzando o repasando sus conocimientos de Kanban, lo que puedo decirles es que te ayuda a mantener el equilibrio y la agilidad en tu organización.
Kanban apoya la agilidad empresarial
Ahora si comenzamos, ¿Qué es Kanban?
Kanban es un enfoque para la gestión de proyectos que divide los pasos de un proceso repetitivo en etapas claras, dentro del marco Kanban, las tareas se mueven visualmente a través de varias etapas de progreso en un tablero Kanban común, cada vez que un miembro del equipo mira el tablero, tiene una visibilidad completa del estado de cada parte del trabajo.
El objetivo de Kanban es identificar posibles cuellos de botella de manera temprana y lograr que los miembros del equipo estén alineados en cada etapa del proceso, permite a los equipos solucionar problemas rápidamente y operar de manera rentable, se asocia con mayor frecuencia con el desarrollo de software, pero la metodología Kanban se puede aplicar a prácticamente cualquier tipo de trabajo que siga un proceso repetible.
Kanban en TI y software
Reforzando el origen, la implementación de Kanban por parte de Onho hizo que las ventas de Toyota se dispararan, y la compañía todavía se considera un fabricante de automóviles de primer nivel en la actualidad, entonces vinieron las adaptaciones, el trabajo de Ohno inspiró al ingeniero David Anderson a adaptar Kanban al desarrollo de software.
Imaginen el poder de los resultados, después de aplicar Kanban a su trabajo en Corbis y Microsoft, publicó un libro llamado Kanban:
Cambio evolutivo exitoso para su negocio de tecnología
Hoy en día, muchos equipos de desarrollo de software usan Kanban para administrar su trabajo diario, es popular en la industria de TI porque se enfoca en la mejora incremental, cuando los equipos trabajan en entregas a gran escala, es imposible hacer todo dentro del alcance y a tiempo sin verificar el progreso todos los días, entonces el marco Kanban permite a los equipos dividir grandes porciones de trabajo en partes más pequeñas y manejables y observar cómo se mueven sus tareas a través del flujo de trabajo, al mismo tiempo, pueden detectar fácilmente los bloqueos a medida que surgen, en lugar de hacerlo al final de un proyecto.
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que visualiza un proceso de trabajo mediante el uso de columnas para representar cada paso y tarjetas móviles que representan el trabajo en sí, hoy los tableros Kanban pueden ser digitales o físicos.
Ejemplo básico de un tablero Kanban digital
Como mencione, las columnas de un tablero Kanban son flexibles, por lo que un tablero básico puede tener solo tres, una por hacer, en proceso y terminado, sin embargo, muchos tienen varias columnas, como “solicitado”, “atraso”, “analizando”, “en desarrollo”, “probando” y “terminado”, de esta manera, cualquier conjunto recurrente de pasos o etapas del proyecto puede convertirse en columnas en un tablero Kanban, sin afectar a las demás.
Los equipos suelen reunirse todos los días para revisar el tablero Kanban, lo que aumenta la transparencia entre los miembros del equipo y la alta dirección, esto también ayuda a los equipos a comprender cuánto trabajo pueden asumir razonablemente en un momento dado, lo que informa sus límites de trabajo en curso.
¿Qué es una tarjeta Kanban?
Una tarjeta Kanban es una tarjeta pequeña, a veces es una tarjeta física, una nota adhesiva o una caja digital, que representa un trabajo que debe realizarse, dichas tarjetas se colocan en un tablero para permitir que los miembros del equipo controlen visualmente su progreso.
Algunos equipos realizan un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento específicos relacionados con sus elementos de trabajo, por lo que pueden enumerar varios campos en cada tarjeta, como la persona que solicita la tarea, la fecha de vencimiento de la tarea y el responsable de la tarea.
Las tarjetas también pueden contener una breve descripción del trabajo, enlaces o archivos adjuntos a la documentación de respaldo, o secciones de comentarios para facilitar la colaboración.
Veamos los beneficios de Kanban
Ofrece varias ventajas para equipos de todos los tamaños y en todas las industrias, comenzó en la fabricación y es el favorito de los desarrolladores de software en la actualidad, no obstante, ofrece beneficios claros y distintivos para equipos de ventas pequeños, departamentos de recursos humanos de empresas, especialistas en marketing y todos los demás.
Tiempos de ciclo más rápidos
El tiempo de ciclo es el tiempo total transcurrido desde que un miembro del equipo comienza una tarea hasta que la tarea se completa, el tiempo de ciclo promedio es a menudo una métrica clave para los equipos Kanban porque ayuda a determinar qué tan eficientemente están trabajando.
El análisis de los tiempos de ciclo puede permitir a los gerentes de proyecto identificar los cuellos de botella y descubrir quién puede intervenir para resolverlos, dentro del marco Kanban, se espera que los miembros del equipo se ayuden entre sí para completar el trabajo, debido a que los tableros facilitan ver quién está haciendo qué trabajo, los gerentes de proyecto pueden averiguar fácilmente quién ha compartido conjuntos de habilidades y puede contribuir si el trabajo se retrasa.
Alineación entre los objetivos comerciales y la ejecución
Las nuevas tarjetas no se agregan a la acumulación de Kanban a menos que estén en línea con la estrategia central de una empresa, una vez que una tarjeta está en la cartera de pedidos, se prioriza en orden de importancia., esto garantiza que las tarjetas de mayor prioridad se coloquen en el tablero a continuación, lo que significa que los equipos solo trabajan en las tareas más críticas.
Flexibilidad de planificación
Si es necesario volver a priorizar una parte del trabajo, se puede mover de la acumulación al flujo tan pronto como el equipo revise el tablero Kanban, la flexibilidad que brinda puede ayudar a los gerentes de proyectos a mantenerse al día con las demandas comerciales y de los clientes sin interrumpir el flujo de trabajo de su equipo.
Mejora de la satisfacción del cliente
A medida que los gerentes de proyecto se esfuerzan por reducir los tiempos de ciclo, inherentemente aumentan la producción de su equipo, pero no a expensas de la calidad, los tableros Kanban delinean los pasos necesarios para probar y verificar el trabajo, lo que garantiza que el resultado esté a la altura, entonces, los clientes obtienen características mejor diseñadas en menos tiempo, lo que lleva a una mayor satisfacción general del cliente.
Previsibilidad mejorada
Cuando revisas constantemente el progreso de un equipo, es más fácil pronosticar cuánto tiempo llevarán los proyectos, esto es excelente, los gerentes de proyecto aprenden a asignar recursos de manera adecuada, reducir las tareas innecesarias y optimizar la carga de trabajo de su equipo de una manera que mejora la previsión y ayuda a otros equipos en sus esfuerzos de planificación.
Prácticas básicas del método Kanban
Mejores prácticas para empoderar a los equipos para que aprovechen todos los beneficios del método Kanban y si bien estos están dirigidos a equipos de software, se aplican a muchas áreas de la empresa.
Visualización del flujo de trabajo
Un tablero Kanban público proporciona una visualización clara del flujo de trabajo de un equipo, esto ayuda a los miembros del equipo a visualizar cómo están contribuyendo a un objetivo final porque pueden ver el trabajo que queda por delante, mantener su tablero Kanban actualizado y revisarlo diariamente promueve la transparencia dentro del equipo, los alienta a mencionar riesgos y los ayuda a sentir que su trabajo está marcando la diferencia.
Limitar el trabajo en curso
Permite a los gerentes de proyecto evaluar fácilmente si hay suficientes o demasiadas tarjetas en el tablero, lo que brinda una comprensión más profunda de las habilidades y la disponibilidad de los recursos; entonces, revisar el tablero Kanban todos los días brinda a los gerentes de proyecto y a los miembros del equipo la oportunidad de evaluar su carga de trabajo para que el equipo nunca tenga demasiadas tareas o demasiado poco que hacer.
Gestión del flujo
En el contexto de Kanban, “flujo” se refiere a cómo se mueve el trabajo a través de cada etapa del tablero, al revisar el tablero todos los días, los gerentes de proyecto deben tratar de lograr un equilibrio entre la velocidad y el riesgo, administrar el flujo ayuda a los equipos a establecer sus límites de trabajo en curso y saca a la luz los obstáculos y los cuellos de botella, lo que ayuda a los equipos a trabajar de manera más eficiente.
Hacer explícitas las políticas de proceso
Los tableros Kanban aclaran quién está haciendo qué, cómo se deben plantear los problemas y cuándo vencen las tareas, al hacer que las políticas sean explícitas, los gerentes de proyecto pueden evitar que la emoción entre en el proceso de toma de decisiones sea correcta y enfocarse en entregar un gran trabajo.
Bucles de retroalimentación
La mejora continua es clave para mantenerse ágil, los desarrolladores y gerentes de proyectos deben aprender de los comentarios que reciben durante las reuniones o conversaciones diarias con las partes interesadas para ofrecer productos aún mejores la próxima vez.
Mejorar a través de la colaboración
Kanban es una metodología muy centrada en el equipo, cada empleado debe proporcionar sugerencias, críticas constructivas y ayuda adicional cuando sea necesario, sin embargo, esto solo funciona cuando todos operan bajo los mismos principios y abordan los problemas de la misma manera, compartir información y combinar conjuntos de habilidades puede ayudar a los equipos a lograr más en un período de tiempo más corto.
Principios Kanban
1.- Principios de gestión del cambio
Implementar Kanban no es un paseo por el parque, especialmente para equipos acostumbrados a otras estrategias de gestión de proyectos, al introducir Kanban en su organización, es importante enfatizar tres principios de gestión del cambio.
Comienza con lo que sabes
Los objetivos que son demasiado vagos o demasiado elevados son difíciles de seguir y aún más difíciles de cumplir, Kanban alienta a los equipos a evaluar su capacidad, habilidad y disponibilidad, y solo luego agregar tareas claras y concisas según sea necesario, este enfoque medido lo ayuda a crecer de manera sostenible, avanzando hacia las metas todos los días.
Acordar perseguir un cambio incremental y evolutivo
El método está diseñado para una mejora lenta y constante, por lo que todos los miembros del equipo involucrados en el proceso deben comprometerse con un cambio gradual, aun cuando puede ser difícil acostumbrarse a eso, dividir los grandes cambios en partes más pequeñas se traduce en menos resistencia por parte de la alta dirección, menos errores y cargas de trabajo más manejables.
Fomentar actos de liderazgo en todos los niveles.
En un entorno de trabajo orientado a Kanban, cualquiera puede hacerse cargo de los problemas que surjan, se sugiere fomentar una cultura de aliento y colaboración en la que los miembros del equipo estén dispuestos y puedan ayudarse mutuamente a resolver problemas y alcanzar los objetivos finales.
2.- Principios de prestación de servicios
Una organización se compone de cientos de servicios independientes, para mantener el equilibrio, Kanban sugiere adherirse a tres principios principales de prestación de servicios.
Centrarse en las necesidades del cliente
Saber qué necesita su cliente, por qué lo necesita y sus expectativas, esto debe impulsar su gestión de proyectos Kanban, recomiendo que siempre ponga al cliente primero cuando esté pensando en cómo priorizar el trabajo pendiente, administrar el presupuesto o solucionar problemas.
Deje que las personas se autoorganicen en torno al trabajo administrado
Permitir que los equipos de desarrollo elijan en qué trabajan y cómo lo logran ayudará a administrar el flujo, los capacitará para convertirse en líderes y se asegurará de que no haya demasiado trabajo en sus manos.
Revisar periódicamente la red de servicios y sus políticas
Después de entregar cientos de proyectos, seguramente aprenderá cómo trabaja su equipo y qué quieren sus partes interesadas, para continuar mejorando la satisfacción del cliente y los resultados comerciales, tómese un tiempo para revisar y actualizar sus políticas con regularidad.
Kanban o Scrum
“Kanban y Scrum comparten algunos de los mismos conceptos, pero organizan el trabajo de manera diferente”
Scrum entrega una cierta cantidad de trabajo en incrementos de una a cuatro semanas generalmente llamados “sprints” y utiliza cuatro “sesiones” principales para mantenerse en el camino:
Planificación de sprint, revisión de sprint, retrospectiva y reuniones diarias, al comienzo de cada sprint, el equipo se compromete con las tareas, al final de cada sprint, evalúan lo que han logrado y discuten cómo mitigar los problemas para que no vuelvan a aparecer.
A diferencia de Kanban, no hay un gerente de proyecto en Scrum, solo un propietario del producto que defiende al cliente, un “maestro de Scrum” que garantiza que el equipo cumpla con los principios ágiles y un equipo de desarrollo que hace el trabajo.
Si bien Scrum y Kanban son similares, las claras diferencias pueden ayudarlo a decidir cuál se adapta mejor a las habilidades y el estilo de su equipo de desarrollo.
Kanban apoya la agilidad empresarial
Puede ayudar a una empresa a mejorar la entrega de sus productos y servicios en todos los niveles organizacionales, los equipos que usan Kanban incorporan constantemente liderazgo y comentarios de los clientes, priorizan tareas en función de objetivos concretos y aprenden a entregar el trabajo de manera confiable, lo que les permite mantenerse ágiles incluso a medida que crece la complejidad y el tamaño de la organización, las empresas que actualmente usan Scrum u otras metodologías ágiles pueden beneficiarse de cómo Kanban refina y actualiza los procesos para un mayor rendimiento y satisfacción del mercado.
Primeros pasos
Kanban tiene el potencial de conectar a los ingenieros con los clientes, promover la colaboración interna y la transparencia, y ejecutar proyectos complejos, sin causar agotamiento, debido a su flexibilidad, los desarrolladores y gerentes de proyectos tienen el poder de diseñar sus propias políticas, corregir el rumbo y encontrar oportunidades para ir más allá.
Pero si recién está comenzando con Kanban, deberá consolidar y simplificar sus flujos de trabajo complejos, si ha estado en el mundo de la gestión de proyectos por un tiempo, siempre puede llevar su enfoque al siguiente nivel.
Esta es una introducción al método de gestión de proyectos con el método Kanban, si bien en muchas empresas buscan personas que manejen PMI, Scrum, Ágil, ISO y Kanban, lo importante es tener tus procesos documentados y bien definidos, no hay ni mejor, ni peor, aquí lo importante que es el que adapta mejor al negocio.
Espero sea de utilidad para la gestión no solo de proyectos, sino también de procesos, por lo que espero sus comentarios en el Feed, muchas gracias por su tiempo.
Su amigo,
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