¿Qué es lo mejor para el presupuesto de TI? -CapEx vs. OpEx

El apoyo que proporciona tecnologías de la información en la elaboración de presupuestos es definiendo como se trataran las inversiones y los gastos de operación, sabemos que una empresa conlleva varios gastos, desde alquileres y salarios hasta licencias de software y compra de equipos de oficina, por supuesto dependiendo del beneficio del negocio, es importante cómo paguemos por los activos, pueden caer en la categoría CapEx u OpEx.

“Saber cuándo usar qué modelo de pago es vital para tomar decisiones acertadas, presupuestos bien asignados y ROI elevados”

Antes de la llegada de los servicios en la nube, las empresas generalmente tenían que comprar sus activos de infraestructura de TI, un gasto de capital (CapEx), o alquilarlos, un gasto operativo (OpEx), no obstante, con la adopción de los modelos Infraestructura como servicio (IaaS) y Software como servicio (SaaS), las organizaciones han podido destinar una mayor parte de sus gastos de TI a gastos operativos (OpEx).

La tecnología está evolucionando rápidamente para ayudar a las empresas a impulsar un rendimiento más sólido y evitar el estancamiento, según Gartner, se espera que el gasto en TI en todo el mundo crezca un 2.4 % hasta los 4.5 billones de dólares en 2023.

Pues bien, primero, obtengamos una comprensión básica de las diferencias entre CapEx y OpEx, ya que esto es esencial para cualquier persona involucrada en la toma de decisiones financieras, CapEx y OpEx se tratan de manera muy diferente en lo que respecta a la contabilidad y los impuestos para el negocio.

Este sentido, nos preguntamos ¿que nos conviene más?, para tal efecto vamos a identificar por qué OpEx tiene una ventaja sobre CapEx cuando se trata de presupuestos de TI, consideremos que tanto CapEx como OpEx implican gastar dinero, sin embargo, los dos modelos requieren que inviertas de diferentes maneras:

CapEx es un monto inicial para comprar o mejorar un activo fijo.
OpEx es el gasto continuo necesario para mantener un activo fijo en funcionamiento.

¿Qué significa CapEx?

CapEx, o gasto de capital, se refiere a los costos iniciales únicos incurridos por activos que se utilizarán en el futuro, una compra de capital aparece en el balance de la empresa y su valor se deprecia a lo largo de su vida útil, para ello la empresa espera obtener valor del activo durante un período de tiempo superior a un solo año fiscal.

Dado que el costo inicial podría ser sustancial, el presupuesto de CapEx implica reservar algo de dinero para este tipo de compras, por lo general, también significa que se debe seguir un proceso más estricto para obtener la aprobación de estas compras.

“Cuando se trata de impuestos, las deducciones de CapEx deben amortizarse durante la vida útil del activo”

¿Qué significa OpEx?

OpEx se refiere a los gastos operativos diarios que respaldan el negocio, podríamos decir que estos incluyen gastos generales y administrativos, salarios de los empleados, investigación y desarrollo, costo de los bienes vendidos (COGS), mantenimiento, costos de reparación, arrendamientos, etc.

A diferencia de CapEx, OpEx tiene costos iniciales bajos o nulos y permite a las empresas distribuir sus gastos durante un período de tiempo, entonces, los gastos de operación se incluyen en el estado de resultados de la empresa por el período en que se incurren, a efectos fiscales, las compras de gastos operativos realizadas en un solo año fiscal pueden deducirse en su totalidad.

“No habrá amortización de estos gastos, ya que estos elementos se consumen en su totalidad en el ejercicio fiscal corriente”

CapEx y OpEx en TI

Ventajas modelos financieros y contables opex y capex Rberny 2023

Les comento que en TI es todo un caso hablar de estos términos por el constante cambio tecnológico en sistemas o aplicaciones con un ERP, de leyes gubernamentales, de infraestructura, por ello CapEx corresponde a los costos incurridos para la compra de infraestructura, como hardware, por ejemplo: servidores y equipos, que generalmente tienen una vida útil de dos a 10 años, dependiendo del valor de depreciación, entonces, con una partida presupuestaria CapEx, la empresa incurre en el gasto en el presente y espera generar ganancias en el futuro, recuperando la inversión realizada.

De esta manera, los gastos operativos en TI incluyen los costos de las licencias de SaaS, las suscripciones de IaaS, los servicios basados en contratos, Internet y los servicios públicos, esto es porque OpEx corresponde a los costos actuales, no se contabiliza ningún beneficio futuro para el negocio en un modelo OpEx.

¿Qué gastos de TI están incluidos en CapEx?

Infraestructura de TI, que incluye los costos de compra de activos de hardware y software, en el caso del software, esto se aplicaría al modelo tradicional de licencia perpetua en el que realiza un gran pago por adelantado y posee el software para siempre, licencia perpetua, licencia de por vida, son nombres con el que se le conoce.
Costos de actualización de activos, como agregar a la memoria en el servidor, (algunas empresas consideran todavía un activo este tipo mejora al equipo existente), en las mejores prácticas y dependiendo el monto no se considera activo fijo.
Patentes, marcas registradas, derechos de autor, es decir, activos intangibles.
Edificios, por ejemplo, centros de datos.

¿Qué gastos de TI están incluidos en OpEx?

Suscripciones de computación en la nube (por ejemplo: IaaS, SaaS o PaaS)
Arrendamientos de equipos.
Mantenimiento de software (p. ej., asociado con una licencia perpetua): generalmente costos anuales.
Suscripciones de software.
Servicios públicos, telecomunicaciones e internet.

Gastos de capital frente a gastos operativos

En CapEx:

Se espera que los activos adquiridos proporcionen valor más allá de un solo año, suministrando así valor a largo plazo a la empresa, sabemos que, por lo general, hay un gran costo inicial involucrado.
Los activos CapEx deben depreciarse y deducirse sobre una base amortizada durante la vida del activo.
CapEx requiere un presupuesto preciso, lo que podría hacer que la estimación de costos sea bastante complicada, debido a esto, existen posibilidades de sobre presupuestación o sub-presupuestación en el modelo CapEx.
Es probable que se requieran niveles más altos de aprobación del presupuesto para una gran compra de CapEx.
Las compras de activos CapEx generalmente brindan menos flexibilidad, es más difícil aumentar o disminuir la capacidad en este modelo.

En OpEx:

El artículo se “consume” por completo en el año fiscal en el que se compra, el costo puede repartirse a lo largo del año, por ejemplo, como pago de suscripción mensual.
Los gastos OpEx son totalmente deducibles en el año fiscal en el que se incurre en el gasto.
OpEx es un costo continuo y generalmente se incurre mensual o anualmente.
El costo inicial bajo o nulo asociado con una compra de OpEx significa que la aprobación del presupuesto suele ser más fácil.
Las compras de OpEx, como las suscripciones de SaaS e IaaS, brindan una mayor flexibilidad para aumentar o disminuir la capacidad.

¿Debe utilizar OpEx o CapEx?

Comprar su hardware de TI e incurrir en un gasto de capital le brinda la ventaja de un mayor control sobre esos activos, sin embargo, tiene el costo de altos cargos iniciales y una contabilidad más compleja durante la vida útil de los activos, considerando que, además, la compra de equipo lo encierra en un cierto nivel de capacidad que es relativamente difícil de cambiar.

“El modelo de gasto OpEx es más simple, más flexible y potencialmente más económico”

Por lo general, OpEx requiere una aprobación presupuestaria menos estricta y es más fácil trabajar con él desde una perspectiva contable, las empresas pueden comprar suscripciones de servicios en la nube que proporcionan una mayor parte de su infraestructura de TI y tienen menos de qué preocuparse cuando se trata de mantenimiento de hardware y otros costos, de igual manera, pueden aumentar o disminuir fácilmente la capacidad del servicio.

Es por eso por lo que muchas empresas prefieren el modelo OpEx al modelo CapEx para mejorar la agilidad comercial, reducir los costos iniciales y reducir los costos de administración.

Si bien, no puede hacerlo para todos los gastos, por ejemplo: los cartuchos de impresora siempre serán gastos operativos, a veces puede elegir, si desea asumir un gasto como CapEx u OpEx.

Ejemplos:

Decidir si comprar un edificio o alquilar un espacio de oficinas.
Elegir si configurar un centro de datos local o subcontratar un centro de datos virtual (VDC).
Decidir si comprar un servidor dedicado interno u optar por un plan de alojamiento compartido.
Elegir si invertir en un servidor perimetral o confiar en un proveedor externo para atender a los usuarios en un área geográfica específica.

Les proporciono algunos consejos que ayudan a decidir si optar por CapEx u OpEx:

La previsión es clave para ambos tipos de gastos, sin una planificación y un presupuesto cuidadosos, corre el riesgo de malgastar demasiado en gastos de capital o de no estimar los costos operativos con precisión.
Considere siempre el costo no monetario de un gasto, como la fricción que sienten los usuarios al cambiar a una nueva plataforma.
El cumplimiento es un factor importante, ya que algunas reglamentaciones exigen que usted sea propietario y mantenga los sistemas en las instalaciones, en ese caso, CapEx es la única opción.
CapEx es un compromiso mucho mayor, ya que generalmente puede reducir los costos de OpEx sin mucha pérdida financiera.
La compra de activos le brinda un mayor control, lo que permite una personalización que no siempre está disponible con OpEx.
CapEx hace que sea un desafío mantenerse al día con los avances tecnológicos, ya que comprar los últimos activos va en contra de maximizar el ROI de su inversión actual.

“Siempre considere ambos modelos para garantizar un uso eficiente del capital y que esto permita la continuidad del negocio y sus recursos informáticos”

Por experiencia les recomiendo esta información que brinda una perspectiva valiosa durante la toma de decisiones, recuerde que siempre tiene dos opciones cuando invierte en su negocio, así que siempre considere; si un artículo, servicio o activo funcionaría mejor como CapEx u OpEx antes de sacar la chequera y realizar movimientos.

Actualización de componentes de un data center Rberny 2023

Solicitudes y aprobaciones de CapEx

Por lo tanto, pensemos, tiene sentido que los gastos de capital pasen por un largo proceso de solicitud y aprobación, cuando se realiza una solicitud de CapEx, el solicitante debe documentar la necesidad y el resultado esperado y si es necesaria alguna documentación de respaldo, como ofertas o fotos, debe acompañar la solicitud.

Las aprobaciones de CapEx a menudo pasan por varios niveles de gestión debido a la naturaleza de alto riesgo de estos gastos, muchos hemos visto que las solicitudes con ciertos criterios, como un umbral en dólares, pueden necesitar estas aprobaciones de nivel superior, por ejemplo, cualquier solicitud de CapEx por encima de una cierta cantidad, como $ 50,000, puede necesitar ser canalizada al CFO.

Los aprobadores de CapEx también deben poder tener en cuenta el presupuesto de la empresa y los gastos futuros, recuerden que, si necesitan información y documentación adicional, deben poder notificar al solicitante en consecuencia.

Recomendación

¿Cómo la automatización puede optimizar los flujos de trabajo de CapEx y OpEx?

Los flujos de trabajo de CapEx y OpEx pueden beneficiarse al alejarse de los procesos manuales y avanzar hacia la automatización, gran beneficio de la innovación tecnológica, sabemos que tenemos muchos procesos manuales que se basan en hojas de cálculo, correos electrónicos, formularios en papel y faxes, todos los cuales son propensos a errores y demoras, por otro lado, un sistema automatizado puede minimizar los errores y acelerar los flujos de trabajo.

Las plataformas de automatización de CapEx y OpEx pueden garantizar que ocurra lo siguiente:

Todas las solicitudes se presentan con la información y documentación necesaria.
Los revisores pueden aprobar solicitudes rápidamente, incluso por correo electrónico o por teléfono, mientras tienen acceso rápido a paneles que muestran información relevante, como el presupuesto restante.
Las solicitudes se pueden enviar a aprobadores alternativos y las aprobaciones pueden ser secuenciales o paralelas o un Workflow.
La plataforma puede escalar automáticamente las solicitudes a aprobadores de nivel superior según los criterios de solicitud, como montos en dólares o la inactividad.
Los registros de auditoría se generan automáticamente.
El sistema se integra con los informes financieros y aumenta la transparencia.

Estructura del presupuesto para TI - Rberny 2023 — Estructura del presupuesto para TI – Rberny 2023

Si desea que sus flujos de trabajo CapEx y OpEx se muevan con la máxima eficiencia, considere los beneficios de una solución de automatización y para la simplicidad y la integración en toda la empresa, busque una plataforma de automatización que pueda manejar tanto los gastos de capital como los operativos.