Scrum es un marco para la gestión de proyectos que enfatiza el trabajo en equipo, la responsabilidad y el progreso iterativo hacia un objetivo bien definido, dicho marco comienza con una premisa simple:
Hay que comenzar con lo que se puede ver o conocer, después de eso se recomienda, realizar un seguimiento del progreso y ajuste, según sea necesario.
Por sus orígenes en la programación ágil, pudiera pensarse que el scrum del que estoy hablando es el más utilizado por los equipos de desarrollo de software, no obstante, estoy seguro de que sus principios y lecciones se pueden aplicar a todo tipo de trabajo en equipo.
Esta es una de las razones por las que Scrum es tan popular, a menudo considerado como el marco ágil de gestión de proyectos de mayor impacto, este describe un conjunto de reuniones, herramientas y roles que funcionan en conjunto para ayudar a los equipos a estructurar y administrar su trabajo.
David West, > Director ejecutivo de Scrum.org
¿Cómo se compone un marco tradicional de scrum?
Los procesos son para muchas empresas o mejor dicho para todas las empresas su núcleo, cuentan con normas y costumbres escritas que responden a la forma de hacer las cosas en ese negocio.
¿Han escuchado esto?, ¡¡¡esto siempre lo hacemos así!!!, Upssss, trata de olvidarlo.
Bueno, quitando esto, los procesos se han convertido en una herramienta capaz de simplificarnos nuestra rutina y de hacernos más ágiles en las operaciones de la empresa, aun cuando, en muchos casos, han acabado causando el efecto inmediatamente contrario: la ralentización y menor agilidad en las operaciones de esa empresa.
¿Por qué este efecto contrario?
La estrategia ágil no es contraria a los procesos, sino que simplemente requiere de procesos simples, muy estructurados y que no contengan fases sin valor, ¡miren!, cuando diseñamos un proceso en cualquier área y para cualquier tarea en la empresa, debemos tener estos tres criterios en mente:
- Procesos simples
- Procesos estructurados
- Procesos claros
Bueno, obviar las fases del proceso que no añaden valor, se puede dar, ya que, en adelante, los mismos se van a aplicar a los controles, entonces muchos procesos tienen ciertos controles, manuales o automáticos, para evitar que nada se desvíe de ese flujo, pero en muchos casos tan solo se convierten en desperdicio de tiempo en el proceso de operaciones.
“Definitivamente, al diseñar procesos ágiles se requiere de conocimiento de la tarea a ejecutar, así como de la estructura de la empresa”
Debemos considerar que los procesos ágiles, pueden ser flexibles, es decir, pueden existir una serie de variables que van a modificar el proceso según lo que suceda, entonces, la flexibilización aporta generalmente mayor agilidad a la empresa, por lo tanto, para crear procesos ágiles, intenta que no tengan muchas fases, en mi experiencia por mucho, cinco fases.
Recuerden, hay que crear procesos que sean simples, donde cada fase tenga una tarea muy clara, es crucial que la estructura de los procesos se ubique en el tiempo correctamente y debemos asígnales un responsable y un ejecutor.
“Elimina todas aquellas fases del proceso que no añaden valor”
Les recomiendo elegir los controles que, efectivamente, dan seguridad al proceso y por supuesto no lo olviden, que hacer procesos ágiles es solo un apartado de la empresa ágil, y que para lograr una estrategia flexible necesitarás trabajar otras áreas como el directivo ágil, la toma de decisiones ágiles, entre muchos otros.
La filosofía SCRUM
Podemos decir que Scrum es una técnica que tiene como fin entregar un producto perfectamente terminado en el menor tiempo y con el menor costo posible, requiere para ello optimizar hasta el extremo la productividad de los equipos y con ello se consigue mejorar la comunicación entre el cliente y el proveedor.
Hoy en día, es un estándar de la industria y tanto grandes empresas como la pequeña y mediana empresa están adoptándolo cada vez más, muchas personas piensan que SCRUM es una metodología que se aplica principalmente a empresas grandes, sin embargo, por el contrario, SCRUM se puede aplicar en una gran cantidad de escenarios posibles, por ejemplo, en el desarrollo de software, de productos multimedia, sitios web, aplicaciones, y un gran etc.
He visto que puede utilizarse dentro de emprendimientos o “start-ups”, porque aprovecha al máximo los recursos con un mínimo de inversión, de igual manera, en proyectos mucho más complejos como, por ejemplo, empresas grandes o proyectos que necesiten una gran cantidad de elementos, podemos verlo también implementado aplicando los principios de mejoramiento continuo.
También, lo he observado aplicado en el ámbito de servicios, por ejemplo, en elementos en los cuales intervengan clientes, especialmente porque nos va a permitir a nosotros madurar productos ante escenarios que nosotros desconocemos.
Entre las características que podemos destacar de SCRUM, tenemos que, a diferencia de muchas otras metodologías, SCRUM es un sistema de trabajo en paralelo.
Por ejemplo, en muchos casos has visto o puede ser que hayas trabajado en proyectos en los cuales se trabaja con un esquema en cascadas, más o menos es de esta forma, tenemos un proyecto en el cual comenzamos desarrollando una idea, luego de que tenemos la idea bien desarrollada, pasamos a una etapa desarrollo, una vez que tenemos la etapa de desarrollo, pasamos a una etapa de programación, luego marketing, control de calidad y al final llega al usuario.
Por otro lado, con SCRUM, en cada una de sus etapas, nosotros vamos a ir desarrollando una parte del proyecto, es decir, entonces, nosotros vamos a desarrollar un proyecto en paralelo en el cual todos los involucrados, como los diseñadores, programadores, las personas de marketing, la gente de control de calidad, todos vamos a estar relacionados en la creación de un producto y vamos a poder ir creando todos al mismo tiempo un producto que va a ser funcional.
Esto nos lleva a otra de las características que destacan dentro de SCRUM:
Los ciclos cortos.
En SCRUM siempre se trabaja dentro de ciclos relativamente cortos que pueden ser de dos a tres semanas y todos estos ciclos nos van a permitir a nosotros ir creando un proyecto, siempre vamos a estar implementando entre todos los miembros del equipo un nuevo proyecto cada cierto ciclo.
Esto nos va a permitir a nosotros tener mejoras constantes dentro del producto y también vamos a poder estar entregando constantemente un producto funcional, precisamente por eso es que SCRUM se enfoca a la entrega de resultados, esto contrasta de muchas otras metodologías donde hay plazos interminables, en SCRUM, como trabajamos con ciclos cortos, siempre vamos a tener un resultado funcional dentro de poco tiempo.
SCRUM también nos permite crear productos y servicios que se adapten a necesidades cambiantes.
Por ejemplo:
Cuando nosotros estamos desarrollando para un público masivo del cual no sabemos exactamente cuál va a ser, la reacción a nuestro producto, vamos a poder desarrollar interacciones rápidas sobre nuestro producto, poderlo probar y poder desarrollar una solución rápida a las necesidades que pueden estar cambiando dentro de, los clientes o del público al que estemos desarrollando nuestro producto.
Esto nos llevará siempre al concepto de mejora constante.
Nosotros podemos mantener diferentes ciclos para poder llegar a un producto final, o, en el caso de una empresa grande, podemos mantener constantemente estos ciclos sin un fin específico, manteniendo una mejora constante sobre nuestros productos, y saber que al final de cada ciclo vamos a tener un producto cada vez mejor.
Tal vez la característica que más se destaca y a mi gusto es una de las más importantes de SCRUM es el trabajo en equipo, así es, dentro de SCRUM, lo más importante es el talento del equipo que está desarrollando el proyecto, es muy importante que aprovechemos al máximo todos los talentos de los miembros.
El Scrum diario
De todas las acciones que se manejan en Scrum, el Scrum diario es, posiblemente, el más visible y fácil de recordar para todos los que participan del proyecto, porque su frecuencia es diaria, y es usualmente el punto de encuentro para el equipo completo.
El Scrum diario, como todos los conceptos de este framework de trabajo, forma parte de una premisa muy sencilla:
Una reunión de 15 minutos en total donde participan todos los miembros del proyecto y hablan de su estatus actual, sin embargo, tiene una serie de características y sutilezas que debemos tomar siempre en cuenta para que esta pequeña reunión tenga el máximo efecto en nuestro equipo.
Debemos considerar el tiempo.
A diferencia de la clásica reunión de trabajo, donde el mismo calendario te asigna una hora de duración, por defecto, y prácticamente, en todos los casos, terminamos tardando mucho más que eso, en el Daily Scrum, tenemos apenas 15 minutos, de principio a fin.
¿Por qué tan poco tiempo?
Bueno, no es casual, hay muchas razones detrás de ese límite de 15 minutos, el principal es mantener a los miembros del equipo concentrados y no perder su atención.
Reflexiones de las reuniones tradicionales, me imagino que todos, en algún momento, hemos quedado atrapados en esas reuniones interminables. Sabemos por experiencia que luego de 30 minutos prácticamente nadie está poniendo atención, y dependiendo de la hora, algunos hasta comienzan a dormirse.
Otra razón es para forzar a todos a mantenerse dentro del tema.
Cuando las reuniones no tienen límite de tiempo, la gente tiende a divagar con asuntos ajenos al proyecto y a consumir horas y horas que podrían ser productivas, con temas que no le aportan nada al equipo, estos 15 minutos distribuidos entre todos los participantes también obligan a mantener equipos pequeños que tienden a ser más productivos y a tener un conocimiento más profundo del producto.
Sin embargo, es importante mencionar que, aun cuando se aconseja una duración de 15 minutos, es común y perfectamente normal que el Scrum diario se extienda o acorte algunos minutos según la actividad del día, sin que esto afecte de forma particular su funcionamiento.
Durante la reunión del Scrum diario vamos a tener un formato muy específico de participación, recuerden, es importante que cada miembro del equipo debe tomar la palabra, y mientras sus compañeros escuchan atentamente, actualizarles sobre el estado actual de su trabajo.
La intervención de cada miembro debe responder a tres preguntas básicas:
- ¿Cuál fue mi avance el día de ayer?
- ¿Qué estoy planeando hacer el día de hoy?
- ¿Qué problemas o bloqueos me impiden avanzar en mis objetivos diarios?
De esta forma, todos los asistentes quedan sincronizados con el estatus actual del proyecto y en el caso de proyectos más complejos, cuando todos los miembros saben qué hace cada miembro del equipo, pueden planificar y coordinar sus tiempos de entrega o próximos avances.
El Scrum diario debe llevarse a cabo, de preferencia, siempre a la misma hora y en un lugar con la menor cantidad de interrupciones posibles, si bien es imprescindible que los miembros del equipo participen en estas reuniones, porque son quienes mantienen el movimiento y el avance del sprint, esta reunión está abierta para cualquiera que desee conocer el estado del proyecto, sin embargo, estas personas externas al proyecto de trabajo solo pueden ir en calidad de oyentes y no participar, para mantener la reunión acotada y no exceder el bloque de 15 minutos.
Administración de equipos en Scrum
En Scrum se maneja el concepto de procesos del sprint diario para designar algunos procesos cíclicos que involucran al equipo, uno de ellos es una reunión cara a cara que aleja por un momento a los miembros del equipo del trabajo que están haciendo y les ofrece la oportunidad de tener una comunicación abierta entre ellos para aumentar el contexto de su trabajo.
Scrum favorece la comunicación por encima de la documentación, por lo que proporciona oportunidades regulares y claramente definidas para varios tipos de comunicación, útil y significativa, a diferencia de la reunión habitual, cada fase de Scrum tiene un objetivo específico y claramente definido.
Tiene un rango de tiempo máximo dentro del cual los presentes deben obtener resultados, todos los que asisten a una reunión de sprint saben antes de que comience lo que deben esperar, cómo deben comportarse y cuál debe ser el resultado final.
Scrum tiene cuatro puntos centrales:
- Comisiones.
- Público.
- Duración.
- Claramente definidas.
Estos se dan principalmente en el Scrum diario, la planificación del Sprint, la revisión del Sprint y la retrospectiva.
El Scrum diario, como su nombre lo sugiere, es una reunión que se realiza todos los días entre todos los miembros del proyecto para discutir su estatus actual, sincroniza al equipo sobre el avance y estado actual del proyecto, genera visibilidad sobre los avances y potenciales obstáculos y en muchas ocasiones le da un mapa rápido al equipo de lo que ocurrirá durante el día.
Otros de los componentes es la planificación del Sprint, que es el momento en que se delimita cuál será el plan de acción del equipo en la siguiente iteración del proyecto, por lo que la planificación del Sprint es una reunión donde los miembros del proyecto deciden participar activamente y tiene una duración de aproximadamente dos horas por semana.
Por ejemplo, en un Sprint de dos semanas el límite sería de cuatro horas.
El siguiente componente del que les voy a hablar es la reunión del Sprint, que es el más informal de todos los componentes y tiene como objetivo experimentar el avance realizado durante la última iteración, en la revisión del Sprint se hace una demostración del proyecto probando en un entorno realista e integrado todas las novedades del producto.
Por último, tenemos la retrospectiva, uno de los requisitos más importantes de Scrum en el cual los miembros del equipo se juntan para analizar los resultados, evaluarse a sí mismos y principalmente buscar formas de mejorar, estos cuatro componentes en conjunto mantienen al equipo comunicado y organizado a lo largo del ciclo de trabajo.
Flujo de trabajo en Scrum
Scrum tiene un flujo de trabajo característico y es posible que sea uno de los elementos por lo que es más conocido, dicho flujo de trabajo está diseñado para mantener a los miembros del equipo enfocados en la creación de soluciones y resolución de problemas, generar procesos de constante adaptación y mejora que les permitan evolucionar y madurar como equipo al mismo tiempo que mantienen atención a la planificación del proyecto para cumplir con las metas definidas y a tiempo, antes de entrar en detalles sobre el flujo de trabajo que podemos esperar dentro del equipo que utilice Scrum, tenemos que hablar del bloque fundamental de tiempo por el que se rigen estos proyectos.
Este bloque de tiempo se llama “Sprint“.
El Sprint tiene una duración que puede ir de las dos a las cuatro semanas, dependiendo de las condiciones del producto y la retroalimentación del equipo, tengan presente que cada Sprint está seguido inmediatamente de otro hasta que el proyecto finaliza y las actividades del equipo se realizan en el marco de este ciclo de tiempo, sabiendo esto, pasemos a examinar cuáles serían las actividades de trabajo en Scrum basados en el ciclo de vida de un Sprint, entonces, al momento de iniciar un Sprint, ya tenemos una lista de tareas esperando para comenzar a trabajar.
Las tareas provienen de la bitácora de Sprint y fueron elaboradas previamente, consecutivamente, los desarrolladores comienzan a trabajar sobre las tareas detalladas en la bitácora de Sprint y cada día se reúnen en el Scrum diario para sincronizarse, enterarse del avance el proyecto y detectar cualquier riesgo o bloqueo que pueda afectar a la producción.
Este proceso de avance se repite durante todos los días hasta finalizar el Sprint.
Unos días antes de que esto ocurra, el equipo se reúne para realizar la planificación del siguiente Sprint, así, cuando comience el nuevo ciclo, tendrán todo preparado para comenzar a trabajar inmediatamente y una vez finalizado el Sprint, el equipo asiste a una reunión donde se examina el avance realizado y se exploran todas las nuevas capacidades.
Todas las tareas aprobadas pasan a formar parte del incremento, que es la bitácora donde almacenamos todas las tareas ya implementadas, el ciclo de trabajo finaliza con una retrospectiva donde todos los miembros del equipo reflexionan sobre las cosas que salieron bien, las que salieron mal y, en especial, buscar en conjunto cómo mejorar y cómo evitar que esos errores vuelvan a ocurrir.
La retrospectiva finaliza oficialmente el Sprint de Scrum y al día siguiente comienza inmediatamente un nuevo ciclo que repite todas esas mismas acciones, requisitos y procesos, el flujo de Scrum está diseñado para que podamos tomar una tarea muy compleja y extensa, como la que se encuentra dentro de la bitácora del producto, la separemos en pequeños bloques, el cual trabajaremos dentro del Sprint, y todo el avance será agregado finalmente al terminar cada iteración, no sin antes tratar de aprender todo lo posible para adaptarse y evolucionar.
De esta forma es que Scrum no solo puede descomponer un problema particularmente complejo, sino que también en el proceso genera un aprendizaje, una evolución y adaptación para que el equipo que comienza el proyecto evolucione con él y al terminar posea mucho más conocimiento y experiencia.
Valores de SCRUM
En 2016, se agregaron cinco valores Scrum a la Guía Scrum, estos valores brindan dirección hacia el trabajo, las acciones y el comportamiento del equipo Scrum, se consideran esenciales para el éxito de un equipo Scrum.
Compromiso
Debido a que los equipos de scrum son pequeños y ágiles, cada miembro del equipo juega un papel importante en el éxito del equipo, de esta manera, cada miembro del equipo debe aceptar comprometerse a realizar tareas que pueda completar y no comprometerse en exceso, debe haber una comunicación frecuente sobre el progreso del trabajo, a menudo en stand-ups.
Coraje
El coraje para un equipo scrum es simplemente la valentía de cuestionar el statu quo o cualquier cosa que obstaculice su capacidad para tener éxito, para ellos los miembros del equipo Scrum deben tener el coraje y sentirse lo suficientemente seguros como para probar cosas nuevas, un equipo Scrum debe tener el coraje y sentirse seguro para ser transparente sobre los obstáculos, el progreso del proyecto, los retrasos, etc.
Enfocar
En el corazón del flujo de trabajo de los equipos Scrum se encuentra el sprint, un período de tiempo específico y enfocado en el que el equipo completa una cantidad determinada de trabajo, el sprint proporciona estructura, pero también enfoque para completar la cantidad de trabajo planificada.
Franqueza
El stand-up diario fomenta una apertura que permite a los equipos hablar abiertamente sobre el trabajo en progreso y los obstáculos, a menudo hacemos que nuestros equipos de scrum aborden estas preguntas:
El respeto
La fuerza de un equipo ágil radica en su colaboración y en reconocer que cada miembro del equipo contribuye al trabajo en un sprint, celebran los logros de los demás y son respetuosos entre sí, con el propietario del producto, las partes interesadas y el scrum máster.
Es un marco de acción para proyectos relativamente nuevo, bien llevado, ofrece grandes resultados, no únicamente en el producto final, sino en el crecimiento y conocimiento del negocio.
Espero les sea de utilidad.
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