Cambios En La Estructura Organizativa

¿Estamos preparados para estos cambios?

En el artículo anterior hablamos ¿Cómo Enfrentarse a los Cambios? De Rberny, ahora nos ocuparemos más en forma de los cambios que afectan a una la estructura organizacional que se establece tanto en las relaciones de reporte como los flujos de información.

Está claro que dicha estructura organizativa en una empresa constituye la base sobre la que se forman las políticas operativas y por ende también juega un papel importante en la configuración de la cultura organizacional, y en este sentido las empresas pueden encontrar necesario cambiar la estructura organizacional para seguir siendo competitivas o adaptarse a los cambios en la empresa, a la industria o el mercado.

Muchas veces no se puede vislumbrar con claridad que debemos realizar un cambio organizacional, no obstante, si sabemos que es necesario un cambio organizacional, recomiendo en primer lugar involucrar a los empleados de todos los niveles de la organización en la etapa de planificación, de igual manera sugiero que se solicite comentarios de los gerentes y empleados clave de primera línea para obtener una visión más profunda de los problemas operativos prácticos, vayamos más allá, en mi caso yo invitaría también a uno o dos empleados influyentes a participar en las reuniones de planificación, en el gana-gana, ellos pueden además ofrecer conocimientos únicos, estos empleados pueden ayudar a mantener informados a otros empleados sobre el proceso de planificación mientras se propaga el entusiasmo por el cambio.

Está bien, ya se acordó y planificó el cambio, ahora debemos tener la comunicación corporativa adecuada en la cual daremos con regularidad seguimiento del progreso de la planificación en toda la organización, debemos enviar actualizaciones a toda la empresa por correo electrónico o el boletín de nuestra empresa para mantener el cambio fresco en la mente de los empleados durante algún tiempo antes de la fase de implementación, esto es bastante útil, ya que evita que los empleados se sientan sorprendidos por el cambio, especialmente si son el objetivo de una reducción.

Dentro de la planeación, también debemos de decidir el contexto que se les dirá a los empleados, ese contexto lo debemos de explicar detalladamente, así como las razones del cambio y desde luego los beneficios que el cambio brindará a los departamentos y empleados individuales.

Aquí un punto fino:

“No llegar al extremo de compartir información sensible que pueda afectar al negocio o comprometer al personal”

Reuniones

Está claro que hay que tener al menos dos reuniones para detallar el cambio; uno con los gerentes departamentales y otro con toda la oficina u organización, si es posible, mantener la comunicación como les comente por correo electrónico que describa con más detalle el cambio y cómo afectará a los empleados en todos los niveles de la organización, te recomiendo mucho utilizar un lenguaje positivo tanto como sea posible para enfatizar los beneficios del cambio en lugar de los posibles inconvenientes o que no se comprenda por un lenguaje muy rebuscado o técnico.

Hay una parte que me agrada mucho y la verdad te hace el día, predica con el ejemplo la iniciativa de cambio y solicita a tus gerentes de alto nivel para que hagan lo mismo, debes mostrar públicamente tu compromiso con el cambio a través de conversaciones informales y administrar el tiempo que dedicas a planificar y comunicar los detalles del cambio.

Dependiendo del cambio organizacional, te recomiendo implementar el cambio en un departamento a la vez, claro si es posible, esto te servirá para identificar y abordar los problemas logísticos con anticipación, control y disciplina.

Por ejemplo:

Modifica los planes de implementación de cambios si es necesario después de que se reorganice el primer departamento, lleva a la práctica los cambios subsiguientes rápidamente para hacer avanzar el proceso y minimizar el impacto a corto plazo del cambio en la productividad general.

Prevenir la resistencia al cambio

Es evidente que este paso es casi imposible lograrlo, ya que las personas reaccionamos diferente, es muy posible que por obligación muchos de nosotros estemos de acuerdo con los cambios y sin embargo en el fondo no sea así, esto no detiene los cambios, pero si puede obstaculizar el flujo normal.

Le llamaremos: Resistencia al Cambio

¿Cómo manejar la resistencia de los empleados a los cambios estructurales en las organizaciones?

Ya en otros artículos he abordado este tema, no obstante, están perfilados a la resistencia del cambio en el ámbito de tecnologías de la información, ahora lo haré de manera general hacia el negocio y su estructura organizacional.

Sin duda, te habrás encontrado muchas publicaciones sobre cómo abordar y facilitar el cambio corporativo, y en muchas afirman que la mayoría de los esfuerzos de cambio fracasan en los primeros intentos, y muchos culpan de los fracasos a la cultura organizacional, la comunicación insuficiente o las malas decisiones estratégicas.

Y ¿Qué crees?, es cierto.

Independientemente de la causa, estoy seguro de que los empleados se resisten al cambio, entonces, ¿qué podemos hacer para disminuir la resistencia y aumentar la probabilidad de éxito en la implementación de iniciativas de cambio?

Antes que nada, debemos comprender mejor por qué los empleados se resisten al cambio, por ejemplo:

El pensamiento resistente, El sentimiento resistente y El comportamiento resistente.

A caray, ¿Todo es malo?, entonces ¿?

Por supuesto que no, como punto de partida debemos considerar tres variables clave que afectan la resistencia de los empleados:

Beneficios percibidos.
Sentido del trabajo.
Seguridad emocional.

Lo que he podido comprobar es que el aumento de la seguridad laboral y las recompensas económicas reducen los pensamientos y comportamientos resistentes, no obstante, solo cuando los empleados perciben que sus relaciones sociales se preservaran, los sentimientos de resistencia disminuyen, ten presente que los empleados suelen encontrar apoyo emocional a través de sus relaciones sociales, de esta manera, saber que su red social se sostendrá reduce la resistencia a los cambios estructurales de la organización.

“La comunicación más la participación es la clave”

Como bien se afirma, difundir información sobre las razones y el proceso del cambio se desarrollará y reducirá el miedo para aumentar los sentimientos positivos, con menos efecto sobre los comportamientos informales, no obstante, recibir una comunicación efectiva, además de participar activamente en los esfuerzos de cambio, tiene efectos significativos en la reducción de sus comportamientos resistentes, ciertamente, la participación de los empleados es el factor más importante para reducir las formas de resistencia.

La autoestima basada en organizaciones son efectos moderadores

Cuando los empleados se perciban a sí mismos como competentes y valiosos para tu organización, mantienen pensamientos, sentimientos y comportamientos más positivos y de esta manera expresaran una menor resistencia con respecto a la iniciativa de cambio, por lo que debemos de tener un mayor impacto en la respuesta al cambio que la reacción a los beneficios percibidos.

Sin embargo, la seguridad laboral sigue siendo un factor importante para reducir la resistencia al cambio de la mayoría de los empleados, esto puede deberse al hecho de que despertamos los niveles relativamente altos de incertidumbre.

Recomendaciones

Según los he constatado, aquí hay varios pasos que he seguido, mismos que me han ayudado a ir preparando a reducir la resistencia al cambio.

Involucra activamente a un equipo de empleados de alto perfil para identificar los beneficios que realmente importan a tus empleados, considero que esto es especialmente importante cuando se trata de culturas diferentes, dado que los diferentes beneficios percibidos afectan diferentes facetas de la resistencia al cambio, introduce y comunica una combinación de beneficios percibidos, utiliza tu equipo de empleados para actuar como campeones de esos beneficios y la iniciativa de cambio general.

¡Respeta las relaciones sociales de los empleados al diseñar cambios estructurales!

Identifica y utiliza las redes sociales existentes al diseñar estructuras organizativas futuras y para comunicar sus esfuerzos de cambio, se ha comprobado que los empleados encuentran fuerza y apoyos mutuos, especialmente críticos durante momentos de estrés y me he percatado que romper estos lazos sociales puede aumentar la resistencia y posiblemente invitar al sabotaje.
Brinda a los empleados oportunidades sociales y actividades de desarrollo del equipo con nuevos miembros del equipo antes de implementar los cambios propuestos, especialmente cuando los cambios estructurales darán lugar a que los empleados cambien de departamento o equipo.

La implementación de estos tres pasos anteriores demostrará el apoyo organizacional para los empleados y ayudará a aumentar la autoestima basada en la organización, es un gran antecedente que resulta importante para las tres facetas del apoyo a los empleados, entonces, desarrolla y apoya a los empleados de manera temprana y gradual, ya que la autoestima aumenta con el tiempo.

Cambio organizacional bien hecho

Todas las empresas deben adoptar el cambio organizativo si quieren mantenerse en la cima de la sana competencia, no obstante, el cambio organizacional es difícil y requiere visión, grandes presupuestos y talentos especiales para lograr resultados exitosos.

Como dato, les comento que el 70% de las iniciativas de cambio fracasan como resultado de una mala gestión, una mala implementación o incluso la mala suerte, a sabiendas de que la parte más complicada es que cada empresa se encuentra en un lugar diferente en lo que respecta a su posición, su mercado y sus necesidades actuales, por lo tanto, no existe una forma mágica y fija que todas las empresas puedan utilizar para implementar el cambio con éxito.

En mi experiencia, lo que sí ayuda, es ver cómo las grandes empresas lograron implementar el cambio organizacional con éxito y estudiar cómo lo hicieron y por qué funcionó y he observado que un cambio organizacional efectivo conduce a una fuerza laboral más comprometida, esto ocurre cuando una empresa decide cambiar su estructura, estrategias, cultura, políticas, tecnología o incluso sus valores fundamentales para mejorar el desempeño y el crecimiento empresarial.

Les comento de nuevo las razones posibles para implementar un cambio organizacional:

Adaptarse a los cambios del mercado.
Transformación digital y actualizaciones tecnológicas.
Resolver problemas internos con estructura organizativa y burocracia.
Mejora de procesos y procedimientos.
Expandiendo la empresa para llegar a nuevas audiencias.
Lanzamiento de una campaña de cambio de marca.

Como les comenté, cada empresa es única, por lo que las razones para implementar un cambio organizacional son esencialmente infinitas, sin embargo, las organizaciones tampoco pueden omitir el cambio organizacional, ya que el cambio es esencial para sobrevivir, si deseas seguir siendo competitivo, debes aceptar el cambio tarde o temprano, de lo contrario, tus competidores te dejarán atrás.

“Cuando se realiza correctamente, el cambio organizacional puede convertir a su empresa en un negocio más competitivo y eficaz, y en un mejor lugar para trabajar”

Es lógico pensar que promulgar el cambio es más fácil decirlo que hacerlo, entonces al observar ejemplos de otras empresas que han implementado con éxito iniciativas de cambio organizacional, puedes tener una mejor idea de cómo es la gestión exitosa del cambio y utilizar esa información para informar tus propias iniciativas internas.

Una pequeña guía para implementar cambios organizacionales

Implementar cambios en tu organización puede convertirse fácilmente en un desafío abrumador, especialmente si tu empresa no tiene los recursos suficientes, por lo tanto, si deseas aumentar tus posibilidades de implementar el cambio con éxito y transformar la vida de tu empresa para siempre, te recomiendo seguir estas prácticas que te ayudarán a administrar el cambio organizacional sin problemas y con menos resistencia:

Conseguir una visión tangible y realista.

Determinar cómo deseas que se vea tu organización en el futuro es fundamental para el éxito, esto te permitirá trazar la hoja de ruta que te guiará para alcanzar tus metas.

Adopción de la gestión del cambio.

La parte más difícil del cambio es vencer la resistencia natural de las personas a cambiar las cosas, por esta razón, debes implementar el modelo de gestión de cambios adecuado para tu negocio y prepararte para lidiar con la insatisfacción del equipo.

Obtener comentarios constantes de tu equipo y empleados.

Necesitas encontrar formas de obtener comentarios reales directamente de tu equipo para que se pueda mejorar constantemente el proceso, una excelente manera de hacerlo es mediante encuestas periódicas, de esa manera, todos los empleados pueden saber que están siendo escuchados, lo que mejora su compromiso.

Usando las herramientas adecuadas.

Asegúrate de obtener herramientas que te ayuden a realizar un seguimiento de tu proyecto y mejorar la comunicación, de lo contrario, es posible que tengas que lidiar con algunos problemas innecesarios.

Liderando el proyecto con las máximas habilidades de liderazgo.

Tu empresa necesita tu liderazgo intelectual sólido si deseas llevar a la organización a un estado mejor, asegúrate de perfeccionar tus habilidades de liderazgo con frecuencia si deseas liderar una iniciativa de gestión del cambio de manera adecuada.

Comunicarse lo más eficazmente posible.

La comunicación puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso, si descubres que tu empresa tiene problemas de comunicación, es hora de abordar este problema lo antes posible, si no lo hace, es muy posible que te enfrentes a momentos difíciles.

Seguir estas prácticas te ayudará para abordar el cambio organizacional de manera adecuada, pero no termina ahí, el cambio organizacional es un viaje largo, uno que realmente nunca termina, y hay mucho que aún necesitas aprender.

La conclusión final

Debemos pensar en grande y en lo importante que es pensar fuera de la caja y estar dispuesto a tomar cualquier acción para tener éxito, ahora que sabes cómo cambian los enfoques de bajo tus propios términos, ¡Es hora de demostrar tu valía y actuar!

¡Así que continúa y comienza a generar ideas geniales para el futuro!, ¿Dime en que puedo apoyarte?

Saludos,