Productividad, Divide las tareas en partes más pequeñas

Segunda Parte de Productividad

Rberny 2021

Bienvenidos a esta segunda parte del artículo de productividad Rberny consejos 2021, iniciaré hablándoles un poco de la procrastinación, para ello me gustaría comentarles que todos los seres humanos en cualquier tiempo y situación han tenido el hábito de posponer actividades o situaciones que deben realizarse, muchos de ellos sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes o agradables, es algo innato que podemos aprender a utilizar en beneficio de nuestro desarrollo personal y profesional.

Comúnmente lo relacionamos con la ansiedad generada ante una tarea pendiente y la falta de voluntad para concluirla, así es, lo que hemos postergado puede ser visto como desafiante, peligroso, difícil o aburrido, por lo cual se autojustifica posponerlo ante lo importante es supeditado a lo urgente.

Elige tu veneno, puede ser el perfeccionismo, la presión con el tiempo, o por impulsividad, quizás te sorprendió la desorganización, bueno te comento, las recientes investigaciones en neuropsicología revelan que la raíz de aplazar el comienzo de una tarea no viene de un factor específico, así que tranquila o tranquilo, no es otra cosa que la falta de autocontrol, si así es no te estás autorregulando, te puedo decir que en relación con los que no postergan, podemos tener una menor capacidad para resistir las tentaciones sociales, las actividades placenteras y las recompensas inmediatas cuando los beneficios de la preparación son distantes.

Dicho de otra manera, tus retos con iniciar podrían ser muy diferentes a los de alguien más, no obstante, mientras la poca concentración es la causa de la procrastinación de algunas personas, el perfeccionismo podría ser el culpable para otros.

Entonces, la procrastinación se da en cualquier ámbito, y no distingue tipo de actividad, puede ser en el trabajo, en la facultad, en casa o al tener que hacer un trámite, llevar la ropa al lavandero o ir al gimnasio, sin embargo, el que más se presenta en nuestra actualidad es procrastinar de una manera poco conocida, es navegar por Internet o jugar con el celular, mientras se deja para otro momento terminar un informe, ponerse a ordenar tus libros cuando se debería estar estudiando, o ver televisión cuando se tiene una pila de ropa para lavar, estar en Netflix cuando sería bueno cortar el pasto de tu patio.

Se ha demostrado que fantasear de más con una idea puede, de hecho, frenar que la empecemos, ¡qué curioso!, pero cierto, también es cierto que nuestro cerebro ama el trabajo duro, sin duda, es satisfactorio vaciar el correo u organizar los papeles del escritorio porque tienes un premio inmediato y tangible de ver tus resultados justo en el momento, no obstante, con frecuencia llenamos nuestros días con trabajo duro como una manera simple de evitar empezar con el trabajo que, de hecho, necesitamos hacer, ¡qué tal!

Reflexiona: “No se pone en duda lo beneficioso que es hacer actividades poco productivas, sin embargo, se aparece con cierta imposibilidad de jerarquizar las tareas que tenemos que hacer”

Cuidado con este espejismo; no podemos considerar que es una medida de éxito tachar noventa y nueve actividades hechas en un día, aquí viene él, pero, si no has completado las que más importan, para ello te propongo el siguiente consejo de productividad:

Divide las tareas, te ayudará a dejar de procrastinar.

Recapitulamos

¿Por qué procrastinas?

Hay una variedad de razones por las que las personas postergan las cosas, no obstante, una de las más importantes es que las tareas de su lista de tareas pendientes parecen demasiado abrumadoras.

Ya identificamos que sucede, ahora veamos que hacemos, iniciamos con hacer una lista de elementos de gran alcance y no muy específicos, abordar esas tareas se convierte en un desafío y entonces miramos la lista y con plena confianza pensamos ¡Diablos, ni siquiera sé por dónde empezar!

Divide y vencerás, puedes comenzar dividiendo las tareas grandes pendientes en tareas más pequeñas y con ello establecer pequeñas metas para cada tarea.

Ejemplo:

Si tengo un elemento de la lista de tareas pendientes con la etiqueta “escribir el reporte de ciberseguridad del mes sin incidentes”, lo más común es hacerlo el último día, durante la última hora para salir del trabajo o irónicamente es más fácil posponerlo, porque hay algunos temas diferentes en los que podría comenzar, como el presupuesto.

Aun cuando las dos tareas son importantes, ambas tienen fecha, solo que una dura un año y la otra es cada mes y un concentrado anual, aparte de los incidentes que puedan presentarse, honestamente ninguna debe de posponerse, para ello pensemos ¿Qué pasa si divido esas tareas grandes en partes más pequeñas? En lugar de escribir un reporte mensual, lo divido en 4 semanas y lo genero con base en las métricas del monitoreo, incidentes y observaciones.

Sin darnos cuenta pensamos en otros métodos para ser más productivos.
Nos organizamos y ubicamos las ideas encontrando en un esquema fluido de trabajo.
Ahora cada semana tenemos una parte del reporte mensual.
Desarrollamos tareas completas de menor escala.

Convertimos así, una tarea más grande en cuatro tareas más pequeñas, por supuesto, eso hace que mi lista de tareas sea más larga, pero también me ayuda a hacer las cosas más rápido y no tengo que pensar por dónde empezar.

Logramos a la par, que cada elemento de la lista sea increíblemente específico, todo lo que tenemos que hacer es abordarlos en orden, el resultado al mes es la entrega del reporte en tiempo y forma, así como tendrás a la mano un reporte previo cada semana y es entregable.

Contrariamente a lo que todos piensan, tomar descansos te hace más productivo, una pequeña pausa cada 55 minutos es ideal, es lo que recomiendan los especialistas, pueden ser de 2 a 5 minutos, para respirar hondo, estirarte y reflexionar si vas bien o te regresas, considera que nadie, ni siquiera las personas altamente productivas, puede concentrarse durante ocho o diez horas seguidas, simplemente no es posible, claro que es tema de debate, sin embargo, siendo realistas, no importa cuántos hábitos eficientes desarrolles, no puedes mantener la concentración sin distracciones durante tanto tiempo.

Por ello te aconsejo que es importante tomar descansos, se ha señalado en investigaciones que demuestran su efecto en las personas y las hace más productivas, los descansos pueden ayudarte a recargar energías y a encontrar nuevas ideas.

El que sea un descanso no quiere decir que no seas proactivo, recuerda que cuando tomas descansos, es importante que sean estructurados y deliberados, la trampa en la que no debemos caer es en justificar las distracciones como “tomarse un descanso”, si no tiene ese tiempo de descanso programado, es posible que en realidad esté distrayéndote, tal vez no sea tan programable, sí lo puedes hacer un par de veces antes de cada descanso más largo, como el de la hora de la comida.

Te comento existen algunos métodos probados como:

La Técnica Pomodoro sugiere bloques de trabajo de 25 minutos, con descansos cortos de 5 minutos, que te pide bueno, trabaja intensamente durante un período de tiempo específico, seguido de no trabajar intencionalmente durante un período de tiempo más corto.

La recomendación es que programar estos descansos puede mantenerte fresco y productivo durante todo el día.

En estos momentos, ya sabemos que:

Procrastinar es posponer actividades o situaciones que deben realizarse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes, agradables o muy difíciles.
Sabemos las razones y la forma de aprovechar el establecer jerarquías entre lo importante de lo que no es.
Vimos que estructurar las tareas grandes y dividirlas en pequeñas más alcanzables en un periodo corto de tiempo.
Trabajar intensamente y descansar proactivamente, respirar y por ende refrescar ideas.

Decisiones

En el contexto de productividad está claro que invertimos mucho tiempo en tomas decisión es y gran parte sobre cosas que no son importantes, por lo que deberíamos de agilizar o intentar automatizar decisiones menos importantes sin pensar demasiado.

¿Cómo me vestiré hoy?
¿Mi vecino dice que el otro vecino tira mucha basura?
¿La vacuna rusa trae un chip para controlarnos?

Para mí es una dieta mediática, en primera instancia nosotros le damos importancia a las cosas y debemos definir cuáles hay que desechar, ni siquiera considerarlas, recuerda, algunas decisiones son importantes, no obstante, la mayoría no lo son, entonces, si deseas ser más productivo, considera la posibilidad de no malgastar tu tiempo en cuestiones irrelevantes.

Otras personas altamente productivas han hecho comentarios similares sobre sus propios hábitos eficientes, por ejemplo, el autor y empresario Ramit Sethi tiene lo que él llama “la regla de compra de libros de Ramit”:

Si estás pensando en comprar un libro, cómpralo. No pierdas cinco segundos debatiéndolo. Incluso una idea hace que valga la pena el precio.

Si estás tratando de decidir entre dos libros para leer, Sethi diría: “léelos ambos”. No tiene sentido desperdiciar su energía de toma de decisiones en lo que no es importante.

Comunicación Ineficiente

El consejo es sencillo, elimina la comunicación ineficiente, dedica menos tiempo al correo electrónico, es un consejo de productividad, ¿cómo? reduce el intercambio de mensajes.

Si bien el correo electrónico es una herramienta de trabajo, se abusa en la dependencia y uso de dicha herramienta, saben el correo electrónico a menudo se considera la pesadilla de los hábitos de productividad, conozco muchas personas que pasan su día laboral con la bandeja de entrada de su correo electrónico claramente visible, respondiendo a cada notificación a medida que llega.

Como dije en la sección de trabajo de fondo en el artículo anterior, es muy valioso reducir este tipo de distracciones, una forma de hacerlo es simplemente minimizando su bandeja de entrada y revisarlo a intervalos específicos, otra es ser más eficiente en sus comunicaciones por correo electrónico para empezar, dicho de otra manera: envíe mejores correos electrónicos.

Ejemplo:

¿Alguna vez intentaste programar una reunión y luego enviaste otros cinco correos electrónicos de ida y vuelta para establecer una hora y un lugar específico?

¿Y si pudieras reducir la cantidad de correos electrónicos necesarios para programar reuniones sencillas? ¿O hacer que cada correo electrónico sea más preciso, de modo que haya menos ida y vuelta antes de llegar al trabajo real?

Las personas altamente productivas reducen la cantidad de correos electrónicos que envían al hacer que cada correo electrónico sea más claro y valioso, eso podría significar que cada correo electrónico toma unos minutos más para escribir, pero en última instancia, también ahorra tiempo.

Desde programar reuniones hasta dar asignaciones o hacer preguntas, haga que sus correos electrónicos sean lo más precisos posible, claro, esto requiere un poco más de trabajo por adelantado, pero al final lo hace más eficiente y reduce el trabajo innecesario.

Automatizar Tareas

¿Qué haces una y otra vez?

Muchos buscamos tecnología que pueda automatizar esas tareas, claro, si te encuentras haciendo las mismas cosas una y otra vez, busca formas de hacerlo más rápido, esto puede ser tan simple como aprender atajos de teclado comunes o involucrar la automatización de secciones enteras de su negocio.

Ejemplos:

¿Cuáles son algunas formas en las que puede encontrar atajos?

Reúne procedimientos operativos estándar para tareas comunes, de modo que puedas seguir rápidamente las listas de verificación en lugar de trabajar desde cero.

Delegar tareas a pasantes u otros empleados cuando sea apropiado, solo asegúrate de hacer un seguimiento y actualizar a tu equipo con regularidad.

Aprenda métodos abreviados de teclado sencillos que aparecen con frecuencia, por ejemplo, copiar y pegar en un entorno de Windows, también usar comando + shift + t para abrir una pestaña recientemente cerrada, o tecla de Windows + l para bloquear tu equipo.

“Las tareas repetitivas son excelentes candidatos para atajos, delegación o automatización, recuerda si puedes reducirlos o eliminarlos de tu horario puede ahorrarte mucho tiempo y energía”

Madura

Cuando hablamos de aprender tanto de los éxitos como de los errores, no es otra cosa que madurar, para mí es un gran consejo de productividad, ya que valoras y aprendes de tus éxitos, no solo de tus errores, es sin duda, hacer que los procesos eficientes sean más eficientes.

Estoy de acuerdo que es un desafío que las personas altamente productivas practican y con ello garantizan que el trabajo rápido también sea un buen trabajo.

Es evidente que cuando se trabaja rápido, sé apertura el cometer errores, por eso nosotros abordaremos ese riesgo aprendiendo y mejorando en cada momento posible, de modo que producir un buen trabajo se vuelve intuitivo.

Aprender de los errores es obvio, aun cuando, por supuesto es valioso, recordemos que cuando algo sale mal, debemos analizar los errores y buscar formas de prevenirlos esta una experiencia de aprendizaje enormemente valiosa, igual de importante, y mucho menos común, es aprender de los éxitos. Cuando algo sale bien, ¿por qué?

Cuando tengas éxito, puede ser tentador hacer estallar el champán y empezar a celebrar, y no me malinterpretes, es bueno celebrar tus éxitos, no obstante, los éxitos merecen tanto escrutinio como los fracasos.

Se dice que las personas altamente productivas aprovechan al máximo los éxitos descubriendo cómo repetirlos.

¿Qué salió bien y por qué?
¿Qué debe tomar de esta experiencia y volver a usar?
¿Hay elementos de un proyecto exitoso que no fueron tan efectivos y se pueden eliminar?

Te recomiendo hacer este tipo de preguntas que te ayudara a pasar de un éxito a varios éxitos, te ayudara a comprender tus éxitos en un nivel más intuitivo, lo que te ahorrara tiempo cada vez que te sientes a trabajar en un nuevo proyecto.

Recapitular y planificar cuando las cosas van mal

EL consejo de productividad, radica en hacer un plan si/entonces para cuando las cosas salgan mal, por supuesto, antes de que salgan mal, te diré que esto le pasa a todo el mundo:

Por ejemplo, tienes grandes planes para hoy, será el día más productivo hasta ahora, pero luego comienzan a surgir pequeños incendios que demandan su atención, ya sea que su calefactor se rompa y necesite llamar a un reparador, que surja una reunión de último minuto o si olvidaste programar tiempo para el almuerzo, a veces las cosas salen mal.

Te comentaré que las personas altamente productivas reconocen la falacia de la planificación, está el hecho de que todos subestiman el tiempo que llevará terminar las tareas, por lo que respecta a la investigación sobre la falacia de la planificación muestra que gran parte de la razón de esta desestimación es que nos olvidamos de tener en cuenta las tareas o responsabilidades que aún no están en nuestros calendarios.

¿Cómo es esto? Bueno, alguna vez has intentado programar una reunión y has pensado “hagámoslo la semana que viene, la semana que viene parece más abierta” sin embargo, llega la semana que viene y estás tan ocupado como siempre.

Esto es así, debes darte cuenta de que la próxima semana solo parece abierta porque aún no la ha programado en su totalidad, al planificar las interrupciones y crear planes de contingencia, las personas altamente productivas pueden adaptarse rápidamente cuando se presentan problemas no planificados.

Motivarse o Inspirarse

Como consejo de productividad, te diré que la motivación viene DESPUÉS de la productividad y no antes, mucha gente que busca adquirir hábitos más productivos habla de la necesidad de inspirarse o motivarse, en cambio, las personas altamente productivas se enfocan en comenzar, ya sea que estén motivadas o no.

Por ejemplo, en su libro clásico Bird by Bird, la autora Anne Lamott da este consejo a los aspirantes a escritores; les dice: miren a través de un marco de imagen de una pulgada.

¿Qué significa eso?

Significa que no es necesario abordar todo a la vez, cuando tienes problemas para motivarte, a menudo es porque está mirando el alcance masivo de un proyecto, sin duda eso puede resultar intimidante y desde luego es difícil comenzar cuando se enfrenta a la enormidad de una tarea.

La autora Anne Lamott indica a los escritores que no se preocupen por la inspiración o la motivación, simplemente comience a escribir de la manera más pequeña posible, incluso si necesita comenzar describiendo sus propios zapatos, el primer paso es poner palabras, cualquier palabra, en la página.

Por supuesto que lo mismo se aplica a tu trabajo, incluso si no eres escritor, entonces, si te sientes abrumado o te encuentras procrastinando, miraras a través de un marco de imagen de una pulgada y empieza a hacer algo, como dividir la tarea en partes más pequeñas, y te resultará más fácil seguir adelante.

Actuar es lo que conduce a la motivación, que a su vez conduce a más acción, recuerda, las personas altamente productivas no esperan la motivación, comienzan a trabajar y la motivación sigue.

Múltiples Tareas

No realices múltiples tareas, por ejemplo, revisar el correo electrónico o las redes sociales cuenta como una multitarea, con tantas distracciones en nuestro entorno, es tentador caer en la trampa de la multitarea, no lo hagas.

La investigación sobre la multitarea es clara: la gente es mala en eso, la razón es que la “multitarea” en realidad tiene un nombre incorrecto, piensa, cuando intentas realizar varias tareas a la vez, en realidad no estás haciendo dos cosas a la vez, sino que estás cambiando rápidamente tu enfoque entre dos cosas.

Cada vez que cambia, debe volver a concentrarse en la nueva tarea, en razón de que toma unos minutos ponerse al día con una tarea, lo que inviertes en el cambio hacen que la multitarea sea extremadamente ineficiente.

¿Hay momentos en los que la multitarea está bien? Probablemente.

Si está limpiando su apartamento mientras escucha un audiolibro, probablemente le irá bien, solo consideremos, la razón es que las dos tareas, limpiar y escuchar, no utilizan los mismos recursos mentales.

Pero si estás escribiendo un correo electrónico mientras intentas seguir las palabras en un podcast, ambas tareas compiten por tus recursos lingüísticos, aun cuando digamos que no, tu trabajo se ralentizará y la calidad se verá afectada, desde otro enfoque, también agota tu energía y hace que tu cerebro se sienta más cansado, lo que significa que también se ralentiza en las tareas futuras.

Pero, ¿cómo dejas de realizar múltiples tareas?

Evitar la multitarea puede ser tan simple como cerrar la pestaña con su correo electrónico y silenciar notificaciones de texto, en la mayoría de los trabajos, esperar media hora más para responder a un correo electrónico no será el fin del mundo.

“Eliminar la multitarea es uno de los hábitos más productivos que puedes desarrollar”

Recargar

Las tácticas de productividad, las plantillas de correo electrónico y la priorización son métodos valiosos para mejorar su productividad, sin embargo, no te ayudarán si no te cuidas, se dice que las personas altamente productivas pasan tiempo recargando, eso significa dormir lo suficiente todas las noches, hacer ejercicio y comer de manera saludable.

Si no piensa con claridad o tiene problemas para concentrarse, echa un vistazo a tus hábitos personales, considera que 7 u 8 horas de sueño no son suficientes para mí, realmente necesito más cerca de 9 y perder el sueño afecta mi productividad durante días.

Dormir. Ejercicio. Comer bien. Sal y disfruta del sol. Cuidar tus hábitos saludables es una parte fundamental de los hábitos de trabajo eficientes.

Mantente Alerta

En un ejemplo moderno, Warren Buffett y Charlie Munger atribuyen gran parte de su éxito a la lectura, al dedicar mucho tiempo a leer, adquirir más conocimientos y mejorar en su oficio, con ello pudieron tomar decisiones más rápidas y precisas.

Como dijo una vez Munger:

— Ni Warren ni yo somos lo suficientemente inteligentes como para tomar decisiones sin tiempo para pensar, claro tomamos decisiones reales muy rápidamente, pero eso se debe a que pasamos mucho tiempo preparándonos sentándonos en silencio, leyendo y pensando.

Dedique tiempo a mejorar y podrá responder de manera más eficiente a una variedad de situaciones.

Adminístrate

Gestiona tu energía, no solo tu tiempo.

La gestión del tiempo es una gran parte de la productividad, muchos de los hábitos de productividad de esta lista te ayudarán para administrar tu tiempo de manera más efectiva, no obstante, igualmente importante, y a menudo se pasa por alto, es la gestión de la energía, los hábitos productivos significan la gestión de la energía, por lo que, si estás agotado y apenas puedes pensar, no importa cuántas horas le queden al día, sin duda, no las podrás utilizar de forma productiva.

Esta es la lógica de abordar las tareas difíciles temprano en el día, se ha comprobado que al usar las horas pico de manera eficiente, puede hacer más en menos tiempo antes de cansarse, para ello hago referencia de Jason Fried, fundador y director ejecutivo de Basecamp, el cual menciona que:

“Si bien la gente suele decir que no hay suficiente tiempo, recuerde que siempre tendrá menos atención que tiempo”.

Las personas altamente productivas saben que no es suficiente tener tiempo para hacer las cosas, de esta manera, administrar tu energía, para asegurarte de abordar las tareas más intensas mientras tienes la energía para manejarlas, es un truco importante para volverse productivo.

Asertivo

Este consejo de productividad, sé que es algo difícil, debes mejorar al decir que no, incluso cuando sea incómodo, desde luego, es muy tentador decir que sí, sin embargo, todo el tiempo surgen nuevos proyectos y oportunidades, por lo que es fácil emocionarse con las posibilidades y luego terminar con demasiados compromisos.

Decir que no es difícil, lo sé, indudablemente, significa dejar las cosas a un lado conscientemente para que tenga tiempo de trabajar en sus prioridades más importantes, recuerdo, lo dicho por el experto Mark Shead de Productivity501 sobre la importancia de decir no:

Las personas que son altamente eficientes son realmente buenas decir NO de forma inteligente y con razón del origen propuesto

Tener menos para hacer significa que el tiempo que dedica a cosas importantes está más enfocado y es más productivo, sabemos que, con demasiada frecuencia, las personas piensan que se están volviendo más productivas al llenar su día con más y más trabajo de bajo valor, pero este trabajo de bajo valor les quita la energía y la creatividad que podrían destinarse a trabajos de alto valor.

Las personas más productivas y eficientes que conozco han descubierto lo que hacen que es realmente valioso y se han esforzado en hacerlo lo mejor que pueden, significa que dejan de hacer algunas actividades ‘buenas’ para concentrarse en las cosas que son más importantes para ellos y para sus objetivos.

Conclusión

¿Cómo ser más productivo?

Las personas altamente productivas pueden parecer magos o robots, es bastante cierto que la mayoría de las veces, las personas más eficientes que conoces han logrado encontrar formas de superar la procrastinación y otros desafíos.

Y un consejo más:

¡Que no te dé miedo pedir ayuda e identifica cuando hacerlo!

Las personas inteligentes piden ayuda, así como las personas productivas admiten cuando no saben algo, recuerda que cuando pides ayuda en lugar de tratar de superar algo por tu cuenta, ahorras tiempo y frustraciones, entonces, asegúrate de saber quiénes son tus recursos y cuáles son, y convierte la solicitud de ayuda en un hábito de colaboración en ambos sentidos.

Su amigo,