Equipos de Trabajo Virtuales 2021

En la actualidad, aprender a comunicarse, dinamizar y gestionar un equipo de trabajo en forma remota es clave para la continuidad del negocio, sabemos que nuestro equipo trabaja a distancia y aspiramos a una productividad aceptable y continua.

Esta condición ya es prevalente sea por decisión propia o por eventos externos que te han obligado a ello, tenemos el claro ejemplo la COVID-19 no está dejando, se robustece el teletrabajo exigiendo una comunicación mucho más optimizada, por ello les recomiendo aprender a sacar el máximo partido a las interacciones digitales, facilitando el entendimiento y la cooperación, evitando la frialdad que puede suscitarse en el feedback sin contacto humano, consiguiendo un mayor compromiso y, en definitiva, produciendo experiencias más satisfactorias para ti y tu equipo.

Al respecto quiero ofrecerles este artículo para ayudar a lograr este objetivo, si bien es cierto que las personas que estamos en tecnologías de la información, fuimos de los primeros en utilizar el trabajo remoto, en virtud de monitorizar y administrar redes de cómputo y mantenerlas en condiciones óptimas de operación, no fue hasta la intempestiva inclusión de la mayoría del personal por causa de la pandemia de COVID-19 que se expandió su uso.

¿Cuál es la realidad?

Aun cuando muchos seguimos en la transición hacia el trabajo en equipos virtuales y nos perfilamos a una realidad que ya estaba ocurriendo de forma irremediable, lo cierto es que las circunstancias que ha provocado la pandemia han generado una aceleración en la velocidad de este proceso.

Desde este punto de vista podríamos decir que debemos de adaptarnos al cambio en la interacción de las personas que nos exige hacer una reflexión sobre cuáles son las nuevas buenas prácticas en la interacción no presencial, sin duda, las diferentes estrategias de distanciamiento social que se han ido tomando, provocan una disrupción en el mercado de la videoconferencia y no parece que vayamos a volver a niveles de uso anteriores después de la última crisis, estamos en otra realidad en menos de un año.

No hace falta realizar grandes estudios para llegar a la conclusión que nos indica que la videoconferencia ha pasado a formar parte de nuestro abanico de canales de interacción para siempre como en su día ocurrió si recuerdan con la mensajería instantánea, el correo electrónico o, si vamos mucho más atrás, el teléfono.

Muy bien, y ¿cómo aportamos valor en esta reflexión para poder extraer buenas prácticas que nos inviten a mejorar la calidad de nuestra comunicación en remoto?

Lo primero que me vino a la mente es:

Tratemos de proponer formas de dinamización para grupos de aprendizaje y trabajo.

Invitemos a explorar la comunicación y la dinamización de equipos en la nueva realidad y nuestro nuevo mundo de la interacción remota.

Procesos

Podemos decir que la actividad de un equipo se centra en los procesos que van resolviendo sus miembros a lo largo de la vida de este, considerando, la manera en la que diferentes personas exponen sus diferencias y discuten cómo van a construir o llegar a una solución conjunta hacia un objetivo en común, en la cual los integrantes de un equipo van a participar de diferentes formas.

Esto es, esencialmente, un proceso de grupo, una tarea que centra y obliga a los distintos participantes de un equipo durante un tiempo determinado.

Por ejemplo, imagina que estás en una reunión en la que se están decidiendo las prioridades para los meses posteriores, en este caso estaríamos hablando de un proceso de tarea, que incluye un proceso de toma de decisiones y que tendrán una influencia en un proceso transversal estratégico.

Es importante entender que un proceso puede darse en extensiones diferentes de tiempo, reconociendo que puede ser uno que corresponde a una reunión de una hora, tal vez podría ser uno de implementación tecnológica o quizás un cambio cultural de una empresa, cosa que requiere de un margen temporal mucho más amplio.

Ahora podemos entender cómo un equipo se puede analizar a través de los procesos que va a ir resolviendo a lo largo de su vida, sin embargo, no es sencillo establecer a priori que vamos a encontrar diferencias entre un equipo que interactúa en un espacio físico y otro que se relaciona en un espacio virtual.

Lo interesante es que son precisamente estas diferencias las que van a constituir un cambio de comportamiento y una dificultad de comunicación en sí misma, de esta manera, podría llegar a decir, incluso, que en la comparación de estas divergencias de resolución de procesos entre ambos tipos de grupos es donde se marca el tipo de liderazgo más efectivo para cada circunstancia.

Hay algo que tenemos que tener siempre a la vista, independientemente de las circunstancias, el equipo va a avanzar en la medida en la que este sea capaz de resolver sus procesos, dicho de otra manera, entendemos que los equipos maduran a medida que van resolviendo sus procesos, que sobreponen necesidades y expectativas, entonces, los grupos necesitan madurar, tanto cuando comparten un espacio y un tipo de interacción comunicativa directa, como cuando esta se realiza a distancia.

                “Madurar no es hacerte más viejo, es aprender de tus experiencias y aplicarlas”

Imagina que te eligen para participar en un equipo de opinión de tu empresa, donde se quiere evaluar el nivel de satisfacción de los usuarios con el servicio de soporte técnico, para ello, recibes un correo electrónico con muy poca información más allá de la necesaria para saber cómo se está realizando, entonces te citan para exponer tus ideas al respecto, llega el día y hora de la convocatoria y, nada más llegar, te das cuenta de que estás en una mesa redonda acompañada de otras 8 personas de tu empresa que no habías visto.

¿Qué puedes observar?

• Hay un objetivo, evaluar una actividad de TI. (que aún no puede estar claro para todos)
• Son un grupo, integrado por 8 personas de distintas áreas de tu empresa.

En este momento, la información que tienes del resto de personas que están sentadas a tu lado es muy limitada, se basa en la percepción que te haces a través de analizar lo más evidente o físico que tienes de aquellos que están sentados a tu alrededor, sobre todo de esas personas que tienes sentadas delante de ti.

¿Qué está pasando?

Opino que lo primero que hay que hacer, es entender que es importante resolver la primera necesidad del grupo: la integración, que todos los miembros puedan decir quiénes son, y por eso es recomendable que se inicie con una ronda de presentaciones, bien, ya nos conocemos un poco más, ahora sí, el inicio de la reunión, ya que esta tarea se relaciona directamente con el objetivo previamente marcado.

“Entender que una forma de hacer avanzar al equipo en su proceso de identificación es hacer una ronda de presentación, ya que esta resuelve la necesidad de clarificar expectativas con quien tienes delante, facilita la identificación y permite comenzar una tarea que se alinee directamente con el objeto de la reunión”

Seguimos imaginando, ahora tenemos otra situación, piensa qué ocurriría si no hubiera un lugar y hora de reunión convocados y, por el contrario, se determinará la reunión de forma virtual a través de una aplicación de videoconferencia.

La pregunta puede que sea obvia ¿qué iniciativa propondría utilizarse?

En mi opinión, comenzaría con una ronda de presentación porque resuelve la misma necesidad de identificación del grupo, que se sigue dando, independientemente de las condiciones de interacción, en resumen, pienso que da lo mismo que sea físicamente en el mismo lugar o que el encuentro se haga de forma remota, las personas, en grupos, necesitamos pasar por los mismos procesos.

Se pone interesante el asunto, veremos la diferencia entre los procesos que son específicos para el mantenimiento de la tarea y los que tienen que ver con aspectos personales, anteriormente les comenté que un equipo se forma con base en un objetivo y se genera una expectativa de logro.

Aquí lo esencial, hablamos de algo específico que diferentes personas comprenden al estar reunidas y es que por sí mismas no podrían alcanzar las metas y objetivos, considero que esta finalidad tiene una serie de requisitos y tareas que se han de completar de una forma determinada para que el equipo pueda cumplir la meta, no obstante, a esa intención de alcanzar un propósito se le asocian otro tipo de expectativas de recompensa de índole más emocional.

Estoy seguro de que un equipo busca alcanzar sus objetivos y espera que ocurran de forma satisfactoria, en mi experiencia, cuando un equipo de personas identifica un ideal que anhela, la fotografía que representan en su mente colectiva es, con mucha seguridad, una imagen positiva.

Para ello, un equipo establece una serie de objetivos operativos para los que es requerido el completar una serie de tareas, de igual forma, tener la conciencia de lo cerca o lejos que estén de ellos se relaciona, precisamente, con esta relación de distancia entre lo realizado y lo que queda por realizar, sin embargo, a esto también se le añade otra expectativa inicial:

“En qué condiciones de satisfacción deberían llegar a su destino, y la diferencia entre lo que creen que pasa y lo que creen que debería de pasar, establece un eje comparador que tiene consecuencias principalmente emocionales”

Estoy seguro de que se inicia con una serie de expectativas emocionales y de tarea que constituyen un elemento de comparación que condicionará la percepción que tengan los miembros de un equipo sobre su propia actividad.

Entonces, ¿cómo se constituye el equipo?

Podría ser, partiendo de las expectativas emocionales y de tarea de cada uno de los miembros del grupo, mismo que tendrá un efecto de influencia en el devenir de las actividades, tanto en el ámbito de procesos interpersonales como en el plano de los procesos operativos relacionados con el contenido del objetivo o también llamados procesos de tarea.

Con ello encontraremos ejemplos entre los procesos interpersonales que podríamos encontrar, como son los malentendidos, celebraciones, conflictos interpersonales, dificultades o facilidades en la alineación de expectativas y un largo etcétera, en otro sentido, entre los procesos de tarea podrían incluirse el ajuste de responsabilidades, la asignación de tareas, repasar objetivos entre muchos otros.

Considero que en la medida en la cual un equipo sea capaz de asignar adecuadamente sus recursos, como por ejemplo el tiempo o la dedicación, a procesos tanto de tarea como emocionales de forma equilibrada, será también capaz de satisfacer las expectativas de todos sus miembros.

Por eso es importante entender que los grupos remotos también necesitan de este equilibrio, por supuesto es un gran reto hacerte cargo de dinamizar un equipo remoto y lo que ello implica, como tener una conciencia del tipo de proceso al que se le está dotando de más recursos, con la intención de poder compensar para conseguir, efectivamente, ese equilibrio.

Una tendencia que no es de extrañar es que las reuniones de trabajo que ocurren en remoto acostumbran a estar mucho más orientadas a la tarea, por lo tanto, un líder de equipos remotos debe tener en cuenta que si proporciona propuestas e iniciativas que promuevan el avance de procesos emocionales estará trabajando en dirección a ese equilibrio ¿Qué?

No es otra cosa que la asignación de tiempos para compartir cómo se sienten con relación al trabajo, al grupo, al objetivo, a lo decidido, etcétera, o incluso proponer dinámicas que ofrezcan la oportunidad de conocer a las personas del equipo desde un punto de vista diferente, recuerden somos personas, no máquinas.

Es muy cierto que en un entorno físico, las personas pueden tener más oportunidades para generar interacciones comunicativas informales entre sus miembros, por ejemplo en algo muy trivial como una conversación informal que puede comenzar en la ropa de alguien y acabar en los planes para las próximas vacaciones, recuerden que esta espontaneidad permite a las personas ampliar la información que tienen las unas de las otras, mi consejo es que a medida que vas conociendo más a una persona en los aspectos más triviales también eres más capaz de comprenderla.

A lo largo del tiempo me he dado cuenta de que las interacciones en un equipo que surgen de una forma genuina y auténtica permite a las personas aumentar su mutua confianza, en el mismo sentido de ideas, podríamos establecer una correlación entre la cantidad de información que acumulas de una persona y el nivel de confianza que podrías llegar a generar con ella.

Concluyendo, tenemos la capacidad de nuestro cerebro para predecir lo que otro va a hacer nos permite estar en una condición social de certidumbre, ¡ojo!, con esto no quiero decir que siempre que conozcas mucho a una persona vas a desarrollar confianza con ella, hay veces que por mucho que sepas de alguien, no la consideras una persona confiable, lo que sí es cierto es que, de forma universal, el nivel de capacidad predictiva de una persona va a favorecer que pueda establecer una relación positiva con ella.

Después de estos meses trabajando virtualmente o en remoto como algunos dicen, considero que las interacciones en entornos virtuales no facilitan la comunicación informal de forma natural, se podría pensar que toda esta parte de comunicación se podría considerar perdida si no sabemos cómo aprovecharla, por ello algunos consideran que la condición en remoto, por ausencia, carece de momentos de relación informal, y, por lo tanto, las comunicaciones son más medidas y filtradas.

Debemos estar en posibilidad de facilitar de forma directa o a través de propuestas de actividad dirigidas a que se favorezcan las condiciones para que las personas puedan, de alguna forma, tener estos momentos de informal en conectividad virtual, si es que queremos la integración de nuestro equipo, es sin duda, una buena práctica.

Teniendo esto en cuenta, es importante resaltar que las relaciones remotas están basadas en la experiencia obligada del presente, mucho más que las interacciones que ocurren de forma física, me gusta partir de la base de que no se pierde información, a menos que explícitamente se provoque.

No se da de forma genuina, sino condicionada por la tarea; por ello, debemos entender el “aquí” y el “ahora”, el presente de la experiencia de interacción, constituye el total de la información a nuestro alcance, por lo que el nivel de concentración de las personas sobre el presente es mayor en remoto que en una condición de espacio físico, así como, la precisión, la claridad, ser directo e ir al grano, son aspectos fundamentales de la comunicación, lo que se entiende en lingüística por prosodia, lo que facilita que la información llegue de forma más eficaz.

Las personas tenemos que entrenar habilidades de comunicación como las que acabamos de indicar, si buscamos ampliar la capacidad de nuestro liderazgo en grupos remotos, debe servir para influir y captar la atención, por lo que tiene que ser en forma de interpretación clara y concreta, solo así tendrá el máximo impacto en los demás.

Amigos, muchas gracias por llegar a este punto, les comento que está es la primera parte mi artículo sobre los equipos de trabajo virtuales 2021, en la siguiente veremos el feedback y revisaremos el liderazgo que ello requiere.

Su amigo,

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