Integración usuarios nuevos Rberny 2020

¿Cómo TI puede ayudar para integrar a nuevos empleados a la empresa y a su tecnología?

Una de las tareas del área de TI, relacionada con Recursos Humanos es, cómo integrar a nuevos empleados o usuarios en la ideología del negocio y políticas de la empresa, la preparación que el administrador de TI y su personal debe hacer antes del primer día del nuevo empleado y cómo hacer que ese primer día, la primera semana y el primer mes sean una experiencia llena de éxito y se sientan bienvenidos, informados y dispuestos a contribuir desde ese primer día, es tener listo el alta de usuario, equipo de cómputo debidamente configurado, cuenta de correo electrónico, accesos de acuerdo al perfil de usuarios de acuerdo a lo solicitado.

Más del 70% de las empresas en todo el mundo continúan utilizando lápiz y papel para ejecutar tareas clave de su empresa.

Según Gartner, hacia finales de 2020, aproximadamente 35% de las empresas perderá valor en el mercado debido a su incapacidad para comprender la relevancia de un negocio digital, por ello, es cada vez más urgente que las empresas establezcan los lineamientos para realizar el cambio, pero de la mano de todos sus colaboradores, recordemos que esto se agrava o se hace demasiado grande debido a la pandemia de COVID-19.

Las tecnologías actuales y las necesidades de los consumidores cambian más rápido de lo que una empresa puede ofrecer y los empleados deben estar preparados y capacitados para avanzar a este ritmo, la mejor forma de impulsar este cambio es establecer un conjunto de actividades y comportamientos cotidianos tangibles que permitan a los empleados actuar con rapidez, de esta manera trabajando desde el ingreso del nuevo elemento, estamos en posibilidades de subir el nivel y capacitarlos para el uso de tecnología en la nueva era digital del negocio.

Algunas compañías líderes recurren al diseño de la experiencia del usuario, en un intento por atraer y retener de manera más efectiva al talento crítico y adoptar formas de trabajo más abiertas y fluidas, el objetivo es tener una mejor comprensión de las motivaciones de los empleados, cuando se tiene un plan estratégico para la retención del personal, este debe estar listo para iniciar desde las entrevistas de empleo, hacer que las personas quieran trabajar con nosotros y una vez contratados, aplicar el plan para que no quieran retirarse de la empresa, es importante que sepan que son parte crítica del éxito de la compañía.

La agilidad es la clave del éxito cuando se realiza una Transformación Digital, esto esta de manifiesto en las tecnologías actuales y las necesidades de negocio cambian más rápido de lo que una empresa puede hacerlo y los empleados deben estar preparados y capacitados para avanzar a este ritmo, entonces la mejor forma de impulsar este cambio es establecer un conjunto de actividades y comportamientos cotidianos tangibles que permitan a los empleados actuar con rapidez apoyándose en la tecnología y buenos procesos internos.

Autor: Rubén Bernardo Guzmán Mercado

¿Cuántas veces hemos escuchado, sistemas no ha entregado el equipo al nuevo usuario?, o ¿NO puedo configurar el equipo porque recursos humanos no ha proporcionado el alta y perfil del nuevo usuario?, o quizás, ¿Alguien dio el visto bueno, pero no me dio su perfil?, o más grave aún, contrate un Ingeniero en comunicaciones certificado CCNA, porque así se me requirió por perfil, pero la vacante es para programar, bueno hay que tener cuidado con todo esto, es un ejemplo un supuesto, sin embargo, existen, ya sea de forma separada o todas juntas, ¿por qué sucede esto?, por la sencilla razón que no madurez empresarial, ya que desconoces tus procesos y los perfiles de tus empleados, estas empresas subsisten ¿cómo?, no sé, sin embargo estoy seguro de que los nuevos empleados se dan cuenta del desorden por pequeño que sea y les quita la motivación.

¿Cómo puede ayudar un sistema de inducción para empleados a integrar a tus nuevos colaboradores?

Las organizaciones deben hacer esfuerzos para mejorar la forma en la que incluyen a los nuevos colaboradores al día a día en la oficina haciendo uso de nuevas tecnologías diseñadas especialmente para lograr una integración óptima, por ello es muy importante una buena estrategia de inducción de empleados.

Anteriormente a la transformación digital, era común que los empleados fueran bienvenidos con una gran cantidad de papeleo y procesos que además de ser abrumadores, atrasaban las actividades y los flujos de trabajo de la empresa y de todos los involucrados a ciencia cierta y comprobada, es evidente que los que han tenido unos procesos adecuados en dicha transformación observan que los tiempos han cambiado y con un software de recursos humanos las contrataciones pueden ser mucho más rápidas y eficientes, así como un intangible la gran cantidad de costos que se ahorraron en estos procesos gracias a la tecnología y la mejora de procedimientos.

Otra forma de ahorrar es invirtiendo tiempo y recursos en capacitación, ten presente que es bastante normal que la persona que inicia en un puesto de trabajo presente una curva de aprendizaje y productividad, así que es justamente en los primeros días de su desempeño cuando puedes aprovechar para brindarle capacitación que requiera, recuerda que además de requerir habilidades y conocimientos para el puesto que va a llevar a cabo, es fundamental que le brindes información  acerca de la compañía, de la marca, los productos y los diferenciadores, de esta manera contarás con un empleado más fuerte y preparado que aquel que de inmediato se asigna a tareas del puesto, dejándolo a su suerte y si falla será cuestión del nuevo empleado, cuando en la realidad no es así, es por el deficiente proceso de inducción.

La Transformación Digital de la empresa indudablemente no es únicamente sobre tecnología, sino sobre el talento, es la manera en la que una compañía se comunica con sus empleados, los organiza y capacita, esto tendrá un papel fundamental en su habilidad para tomar ventaja en el nuevo escenario digital.

Autor: Rubén Bernardo Guzmán Mercado

En mi opinión, recomiendo recurrir al diseño de la experiencia del usuario para reestructurar la experiencia de nuestros empleados, en un claro intento por atraer y retener de manera más efectiva al talento crítico y adoptar formas de trabajo más abiertas y fluidas, por supuesto con el objetivo es tener una mejor comprensión de las motivaciones de los empleados.

Un temor generalizado que he tenido la oportunidad de observar es que solo el hecho de decidir implementar tecnología puede ser difícil y atemorizante, además, si la decisión tomada no es la correcta, el proceso puede resultar en una costosa, larga y traumática experiencia, en muchos casos y recientes es que llevan procesos dobles y en ocasiones triples para no perder el control de sus operaciones, algo similar que ocurre con una fallida implementación de un ERP o CRM.

Consejos básicos de un programa de integración exitoso:

• El proceso de integración debe estar diseñado de tal forma que genere entusiasmo en el nuevo empleado, procura incluir actividades de interés y una agenda con la que el profesional se sienta útil y productivo durante los primeros días.
• Aprovecha que cuenta con mayor disponibilidad para darle información acerca de las funciones para las que no tenga experiencia previa.
• Incluye algún souvenir o cualquier tipo de merchandising de la compañía que ayude a desarrollar sentimiento de pertenencia.
• Informa al resto del equipo sobre la nueva incorporación, recuerda, es importante transmitir al resto de los empleados la llegada de un nuevo miembro y el aporte que este tendrá en la empresa, esto ayudará a ofrecer una cálida bienvenida.
• Cuida los detalles y haz que el nuevo empleado que se sienta cómodo.
• Prepara su sitio de trabajo, preséntalo con el resto del equipo (Por educación y respeto).
• Organiza un espacio informal con sus colegas en su primer día, es una buena forma de facilitar su socialización.
• Evita formaciones lentas y tediosas.
• Agiliza el papeleo, automatizar el proceso con ayuda de un software puede ayudarte a lograr esto.
• Ten listo su equipamiento y accesos para agilizar su incorporación.

Para el área de TI, así como la de recursos Humanos, no termina el ciclo de recepción de empleados o nuevos usuarios, son instancias clave en la retención de talento, por ello deben de tener claro el panorama y tener asertividad en sus acciones, logrando la integración plena del personal. (Gestión de Personal y Gestión de TI). 

Saludos,

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