El Arte de Delegar

Es posible que muchos de nosotros podamos observar cuando el crecimiento de la empresa se presenta y con ello también debemos pensar que no solo es económico, sino organizacional, si es de esta manera, es correcto prepararse y crear una estructura que afronte el incremento de servicios que ofrece el área de tecnologías de la información por ejemplo, considerando el crecimiento empresarial estos servicios pueden crecer, no obstante el entorno global del negocio lo hará igual, entonces es cuando hay que delegar tareas y responsabilidades o la creación de nuevos puestos, sin embargo es importante realizarlo bajo un plan estratégico y este puede ser de forma individual, laboral, de grupo, empresarial o corporativo.

Considerando lo anterior, cuando se delega de manera estructurada, existe la garantía de que sea para beneficio de la empresa, ayudando en el desarrollo del personal, así como en la creación de procedimientos y mejores ejecuciones de los mismos, sé que muchas veces es muy radical y costoso cambiar el chip, quiero decir, delegar tareas en el trabajo y con ello la filosofía debe dar un cambio sustancial, comprobando que los mayores triunfos empresariales se han logrado delegando el trabajo, así que si sigues pensando que delegar es para perdedores… ¡Te estás alejando del éxito!, o no perdón, si no piensas en delegar es porque no tienes madera de líder.

En mi trayectoria siempre he considerado que es extremadamente útil diferenciar entre delegar y aventar responsabilidades, upss, creo que fui muy sincero, bueno tengamos en cuenta que para delegar hay que saber hacerlo y para eso, se necesita una estructura, hay que tener un sistema y procesos establecidos, hay que saber que es necesario tener reglas para una buena supervisión.

Ejecutivos y directores saben que esta acción es la clave del crecimiento, sin embargo, saber cuándo y cómo hacerlo es, lo que lo convierte en estado del arte del liderazgo, consideremos que a medida que escalamos puestos, la necesidad de delegar responsabilidades se vuelve más fuerte.
Autor: Rubén Bernardo Guzmán Mercado

Organización del trabajo

Delegar funciones para ser más eficaz

Para ello, necesitamos la organización del trabajo para delegar, con este proceso habrá que afianzar el tiempo y sentar las bases, de esta forma les recomiendo:

Define los objetivos.

Ten muy claro qué tarea hay que realizar y qué objetivos deben cumplirse, es evidente que es vital tener claros estos puntos para que las personas en quienes delegues puedan realizar las tareas correctamente.

Sienta las bases dedicándole tiempo a la formación

Esto no debe ser una probabilidad, considera dentro de este proceso que enseñarle a la persona es la parte más importante, no es únicamente confianza y esperar que todo funcione correctamente, hay que ir más allá, considera que con tu explicación se debe entender perfectamente qué hay que hacer, por qué le pides que lo haga y con qué herramientas podrá hacerlo mejor.

Delega responsabilidad y confianza

En cuanto a la parte de la actitud, al compañero al que formes debe sentir que le otorgas la máxima seguridad, esto le ayudara a rendir correctamente, por lo que debe recibir de ti seguridad y motivación, esto le permitirá preguntar todas las dudas que pueda tener y rendir al máximo gracias a una buena autoestima.

Concreta el final de las acciones

Establece el horario y acuerda una fecha de entrega y los métodos en los que se realizará, por supuesto, las personas en quien delegues deben conocerlo y compartirlo.

Comparte el resultado

Independientemente del resultado, ya sea exitoso como si es negativo, debes enterar las consecuencias, ten presente que si es un logro, deberás felicitar a aquellos que han asumido las nuevas responsabilidades, de manera contraria, si el proceso no ha llegado a buen puerto, jamás puedes culpabilizar por completo a tus compañeros, recuerda tú has sido partícipe al delegar y probablemente tengas parte de culpa.

La gestión del tiempo en un entorno de ejecución y aprendizaje es un elemento esencial para la consecución de los objetivos propuestos dentro del mundo laboral, establecer prioridades y definir correctamente qué tareas requieren una presencia física y cuáles no, es clave para una buena gestión del tiempo, para que al delegar funciones genere eficiencia dentro de un equipo de trabajo, permitiendo culminar actividades con el mínimo de recursos en un tiempo óptimo, pero si no se aplica de manera adecuada también puede generar inconvenientes frente al control, ejecución y satisfacción.
Autor: Rubén Bernardo Guzmán Mercado

Es gratificante ver y comprobar que para aquellos que realizan el trabajo, la delegación se transforma en motivación, pues el aumento de responsabilidades supone retos, adquisición de nuevos conocimientos, experiencia, un trabajo alineado con las expectativas de las organizaciones y un incremento en el nivel de confianza, lo monetario será bajo la expectativa de ambas partes, en cuanto a la organización, mejorara la comunicación y ayuda a que sus miembros se promocionen al interior de la compañía y comprendan los objetivos individuales y grupales.

¿Cómo ser efectivos en la delegación de tareas, funciones y responsabilidades?

Bueno, para ello como dijimos anteriormente hay que definir ¿Qué hay que hacer y qué se quiere lograr?, y con ello dejar en claro el objeto de la delegación, recuerden delegar no es mandar, no es pedirle a otro que haga algo de forma puntual o quitarnos un muerto de encima, dicho de otra manera que no se interprete que nos quitaremos problemas de encima, tengan presente que para realizarlo eficientemente es con la honestidad y pensar que delegar exige criterio, sentido y estrategia.

El primer paso para delegar es definir con mucha exactitud que tareas o funciones quiero delegar, que acciones concretas debe desarrollar la persona en quien voy a delegar para ejecutar adecuadamente esa delegación y tener claro lo que se quiere lograr con ella, es muy importante que la persona en quien se delega sea consciente del objetivo de la delegación, del para qué y porque del propósito.

Entonces, vamos a elegir a la persona adecuada para encargarse de la tarea, muchas veces delegamos en quien tenemos más a mano, en quien nos solemos apoyar más o con quien mejor nos entendemos, no obstante, debemos de empeñarnos en delegar en alguien porque le vemos potencial y porque consideramos que tendría tiempo o capacidad para asumir esas tareas, considero también incluir el nivel de preparación y de motivación que la persona en quien delegamos tiene para asumir en las nuevas tareas, entonces la combinación de todos estos factores son clave para tomar decisiones en cuanto a si delegar o no, y el grado o la forma de delegación.

Conocer la carga de trabajo que ya asume nuestro colaborador y la que tendría que asumir con la delegación es otro factor importante, porque no tener tiempo por demasiada carga de trabajo es un elemento que desmotiva a la hora de tomar nuevas responsabilidades.

Es importante que te asegures que la persona entiende perfectamente el contenido de la delegación, es muy común cuando delegamos se produzcan distorsiones comunicativas, debido a la disparidad de mapas mentales, solo piensen en esto, Como yo veo y entiendo las cosas, no es como lo hacen otros, por esta razón es importante tener en cuenta esto para comunicar a nuestros colaboradores exactamente lo que queremos y como, hay que colocarnos en su lugar por un momento y reflexionemos, debemos por lo tanto, comprender que nuestro colaborador no es como nosotros, que no lleva tanto tiempo realizando la tarea como nosotros, que no sabe lo que nosotros acerca de la misma, entonces, hay que ser precisos, claros y detallar bien las cosas, veremos al final un proceso comunicativo de delegación en el cual, no debemos conformarnos con un simple si, después de las preguntas de rigor: ¿Lo has entendido? ¿Lo tienes todo claro?, de esta manera, para asegurarnos de que la otra persona lo ha comprendido todo correctamente, te propongo que mejor le solicites que reproduzca con sus palabras todo lo que le hemos transmitido, o bien realizarle preguntas muy específicas y concretas sobre lo hablado.

Debemos ser claros también en cuanto a los plazos de ejecución de la tarea, los indicadores de resultados y logros, y las pautas de seguimiento y supervisión, desde luego los principios y límites a la hora de tomar decisiones al respecto de las tareas delegadas.

Recapitulando con Michael Hyatt

La persona necesitan entender por qué se delega una tarea concreta y porque se delega en ella en particular, he tenido la oportunidad de comprobar que lo primero da sentido a lo que tiene que hacer y lo segundo refuerza sus capacidades y su confianza, con ello evitamos disfunciones en los equipos, pues si estas cosas no se explican adecuadamente las personas en quien se delega pueden pensar que se las está sobrecargando de trabajo frente a otras.

Por favor no cometamos el gran error a la hora de delegar, el suponer que una persona se va a hacer cargo de una forma totalmente autónoma de una nueva tarea en poco tiempo, te recomiendo que si quieres ser realmente efectivo al delegar debes tener en cuenta que aportar las claves y recursos para que pueda hacerse, veámoslo como 5 etapas con una mayor estructura:

-Etapa 1: Instrucciones precisas de qué realizar y como realizarlo exactamente, al iniciar un proceso de delegación es importante ser muy preciso en cómo se quieren las cosas, y cómo deben hacerse exactamente, y transmitírselo a la otra parte para que las ejecute en los mismos términos.

-Etapa 2: Incentivar la búsqueda de opciones de cómo realizar la tarea y valorarlas, esto es muy bueno, una vez el colaborador haya ejecutado correctamente la tarea en la forma indicada, se puede aumentar el nivel, solicitándole que investigue y piense en otras alternativas para llevarla a cabo, y que aporte nuevas perspectivas, entonces, la idea es que el colaborador las comparta con nosotros para poder evaluar su capacidad de resolver, de idear opciones, de comprender la tarea y el objetivo en toda su extensión, E, recuerda, en este nivel la decisión la seguiremos tomando nosotros.

-Etapa 3: Pedir consejo, en este nivel, se le solicita al colaborador que aporte su opinión, su recomendación de la alternativa o forma de ejecutar la tarea o tomar la decisión más adecuada, en función del análisis e investigación previamente realizada y compartida, esta etapa nos sirve para conocer el grado de iniciativa, decisión, autonomía, buen criterio y juicio de nuestro colaborador, por lo que nuestra labor en este nivel es confirmar o rechazar la propuesta del colaborador.

-Etapa 4: Decidir y reportar, pues bien, una vez que hemos comprobado que nuestro colaborador sabe buscar información y analizarla para tomar decisiones, y que toma las decisiones correctas, ya está en condiciones de pasar al nivel de decidir sobre la tarea o función delegada, aquí hay que tener mucho cuidado y para asegurarnos de que se están tomando las decisiones adecuadas en este nivel pediremos que nuestro colaborador nos mantenga informados de las mismas, no obstante, a fin de evitar errores y de conocer como se desenvuelve nuestro colaborador con la nueva tarea, y de aportarle seguridad, es importante también fijar unos plazos de seguimiento, para evaluar el grado de avance de nuestro colaborador, esto entre otras cosas evitará también que estemos interrumpiendo constantemente con controles, que al final nos cargan de trabajo y limitan la libertad y el desarrollo de todos.

-Etapa 5: Decidir y no reportar, podríamos llamarlo el nivel avanzado, basándonos en los reportes del nivel anterior sabremos si podemos confiar plenamente en el criterio de nuestro colaborador, en este nivel se van distanciando cada vez más los reportes y se van limitando según nivel de complejidad o responsabilidad, hasta llegar a un momento en que nuestro colaborador decide totalmente y no reporta.

Considero que este proceso de delegación incremental permite al colaborador ir haciéndose con la tarea poco a poco, manteniendo sus niveles de confianza y seguridad, además facilita al líder el proceso de pérdida de control que se experimenta al delegar, al ir soltándolo de forma gradual, lo que le ayuda también a estar más seguro y confiado.

Como en todo proceso controlado, hay que medirlo y establecer indicadores de resultados y plazos de seguimiento y vencimiento, como ya he señalado más arriba, delegar eficientemente implica establecer con claridad y en concreto cuáles son los plazos de vencimiento de la tarea, así como los indicadores de resultados a obtener con la misma, porque sin ellos nadie estará seguro de que las cosas están saliendo bien, y seguiremos apegados al control de la tarea, que impedirá una delegación limpia y efectiva.

Esto es algo que muy pocos líderes consideran, en humilde opinión, ni siquiera se dan cuenta, del efecto de la delegación hacia arriba, ¿Rubén que diablos es eso?, pues una de las mayores trampas de la delegación, así como de la gestión del tiempo, ¿de qué se disfraza?, bueno algunas veces implica que la persona en la que hemos delegado una tarea, acude a nosotros para que tomemos una decisión respecto a ella, para que resolvamos, o para que la ejecutemos porque no puede, no sabe, no tiene tiempo y al final lo que habíamos delegado nos vuelve de rebote y lo acabamos haciendo nosotros, indudablemente aquí suele haber una doble responsabilidad, la de nuestro colaborador por no asumir las tareas encomendadas y la nuestra por permitírselo.

Son muchos los patrones inconscientes que nos hacen caer en la delegación hacia arriba, por ejemplo, los impulsores de la personalidad como; sé fuerte, date prisa, complace; creencias como: yo lo hago más rápido y mejor, al final pierdo menos tempo realizándolo yo; que explicándolo para que lo haga otro, las personas no quieren asumir responsabilidades o más trabajo, y un gran, gran etc.

Evitar la delegación hacia arriba exige mantener alta nuestra consciencia para evitar comportamientos reactivos que nos impiden delegar efectivamente, una de las formas más directa es utilizar preguntas que ponga la pelota en el tejado de nuestro colaborador de nuevo, por ejemplo ¿Qué harías tú? ¿Cómo lo harías tú? ¿Qué te impide hacerlo? ¿Qué necesitarías para hacerlo?

Feedback

En las sesiones de seguimiento la herramienta más eficaz es el feedback, estoy seguro de que es la oportunidad perfecta para analizar los progresos y ofrecer pautas de mejora si fuera necesario, la clave es que estas sesiones sean más frecuentes al principio y se vayan distanciando en el tiempo a medida que el colaborador va subiendo de nivel en el proceso de delegación, son perfectas para comentar lo que ha funcionado bien, lo que se podría mejorar, que ha aprendido el colaborador, que cosas nuevas ha aportado, que valor está aportando a la tarea, cuál ha sido su evolución desde que asumió la responsabilidad.