¿Por qué realizar tan anticipadamente la proyección del siguiente año?, algunas personas me han preguntado, aun cuando considero que es en el mismo tiempo que todos los años y que se encuentra dentro de los parámetros, estoy seguro de que se convierte en un tema crucial para todas las empresas en este año 2020, año de la pandemia de COVID-19, este golpe a la humanidad sin duda nos llega hasta los huesos en muchos campos, la incertidumbre como nunca nos obliga a ser más cautelosos, cuidadosos, y lo que termine “en osos”.
Hoy en día esta planeación se debe realizar hasta en los hogares, el pronosticar como nos desenvolveremos y con que recursos contaremos es muy difícil de estimar, sin embargo en el mejor de los escenarios debemos de derrotar el miedo y la incertidumbre, impulsemos nuevas ideas y realicemos sólidas relaciones de negocios.
Aun con pandemia y todo, es cierto que algunos de los procesos que en muchos consejos administrativos no se considera, es la planeación estratégica de TI, sobre todo si somos una empresa mediana o pequeña, esto se debe a la magnitud de servicios y no se vislumbra como un área que genera valor y que sus actividades están inmersas en la propia operación y por lo tanto no es necesario invertir recursos económicos y humanos para desarrollar esta área.
¿Cuán equivocados están los que tienen esta postura?
¿Consideras esto como un factor que tomo desprevenido a los que no se modernizaron o que no entraron en su proceso de digitalización?
Para empezar les comento que esta planeación consiste en un proceso administrativo, una actividad que puede generar situaciones de todo tipo en una organización, como en las películas las cuales incluyen finales milagrosos o desastrosos, sorprendentemente se piensa que todo sucede en un periodo pequeño de tiempo y que si no hay buenas noticias en ese periodo las cosas van mal, en mi particular punto de vista no es así, el área de tecnologías de la información y comunicaciones o TIC´s, debemos contribuir con la concientización al interior del negocio para ampliar el uso de la tecnología en pro de la empresa y de nuestro ambiente de trabajo, desde la misma área promover las medidas de salud correspondiente para que no se desaproveche los recursos humanos y tecnológicos, así como tener firmeza en que la administración dejara traslucir que se tuvieron en cuenta aspectos preponderantes que son aplicados a la capacidad para hacer cambiar la balanza en favor del negocio y que se adoptaron las mejores estrategias, es decir, que fueron capaces de establecer directrices claras de acuerdo con lo que se vislumbraba en el horizonte.
¿Quién define la planeación estratégica de TI?
La actividad administrativa y el proceso organizacional la define la dirección con el objetivo de una organización, así como la estrategia propuesta indica en qué negocios debería estar la organización en el largo plazo y cómo se deberían asignar los recursos para lograr los objetivos del negocio, principalmente la estrategia debe enfocarse en los clientes, con la primicia clave de otorgarles mayor valor agregado.
“No se pueden solicitar planes al área tecnológica, si las demás áreas de la organización no han confeccionado los suyos, puesto que son el punto de partida para redactar y documentar este tipo de planes”.
Esto es muy importante, ya que la propia área de TI, por pequeña que sea deben adoptar medidas que estén en línea con la visión del negocio, ante el surgimiento de nuevas amenazas y oportunidades, sin duda, en alguna ocasión la situación empresarial se complica, por lo que un plan estratégico sirve de guía para afrontar los eventos que se presenten, si bien la planeación estratégica de TI, es una actividad orientada al largo plazo, esta permite y ayuda a desarrollar planes y objetivos de corto plazo que sirve de guía para los administradores de nivel medio.
Podemos y debemos incorporar investigaciones de mercado, así como las tendencias tecnológicas, dicho documento mostrará la estrategia una manera simple y fácil de comprender, mientras más complicada sea tu administración más elevada es el nivel de factores que hay que cubrir, cuando se muestra la estrategia de forma simple y fácil de comprender, es más probable que los administradores de diversas áreas se ajusten al plan estratégico con agilidad.
Es evidente que no existe una fórmula exacta o un proceso previamente diseñado que lleve a la creación de un plan estratégico, sin embargo, les recomendaré algunos pasos básicos que sirven como guía a la hora de diseñar la planeación estratégica de TI.
- El proceso de planeación estratégica debe incluir el pensamiento creativo y la comprensión de las habilidades organizativas particulares a la empresa en cuestión.
- En grandes, medianas y pequeñas organizaciones, la planeación estratégica debería ser un trabajo en equipo que incluya las opiniones de múltiples personas, desde administradores hasta empleados.
- Incorporar la perspectiva de proveedores y de clientes.
- El apoyo de un consultor externo puede ser muy valioso.
- Hay que tener más énfasis en la adaptabilidad de la organización ante cambios en el entorno.
- Tomar en cuenta aspectos tanto del entorno como internos a la organización, puede ser influenciable mediante acciones deliberadas, cuidado con ello.
- La planeación de largo plazo no necesariamente cuestiona explícitamente porque la organización decide estar en tal o cual negocio, lo que sí cuestiona los supuestos y fundamenta porque conviene estar en un mercado o no.
Pasos recomendados que debería incluir para la Planeación Estratégica
1.- Definir o revisar los valores, visión y misión del negocio.
- Los valores describen la cultura deseada de una organización. Son principios que guían el comportamiento de los miembros.
- La visión expresa dónde quiere estar la organización en el futuro, es decir, cómo se ve la organización en el futuro.
- La misión describe en qué negocio opera la organización, ahora y en el futuro. Cuál es el valor agregado que brinda la organización a sus clientes y usuarios. Es decir, el propósito de la existencia de la organización.
Nota:
Estos elementos deben ser tomados en cuenta en cada una de las partes del proceso, también deben ser comprendidos por cada uno de los miembros, pero especialmente por los administradores.
2.- Llevar a cabo un análisis del entorno, saber dónde estamos tecnológicamente.
En esta etapa, la planeación estratégica debe evaluar las fortalezas y debilidades de la organización, ante el entorno presente y futuro.
Concepto clave, como adaptarse para aprovechar al máximo los futuros cambios del entorno o modificar algunos aspectos del mismo.
Recomiendo ampliamente un análisis DAFO, sus siglas significan:
- Debilidades
- Amenazas
- Fortalezas
- Oportunidades
Es un estudio muy interesante del estado del negocio, del entorno tecnológico hasta puede ser aplicado al personal, para el caso de la planeación estratégica de TI, veremos que este permite visualizar las debilidades y fortalezas están relacionadas con elementos internos de la organización, mientras que las amenazas y oportunidades están relacionadas con elementos del entorno, entonces el análisis DAFO ayuda a identificar la posición de la compañía con respecto a sus competidores, el estatus tecnológico del negocio, con ello la planeación estratégica de TI debe buscar maximizar las ventajas de la organización.
En el marco de la planeación estratégica, se debe buscar y analizar tendencias actuales, innovaciones, tendencias tecnológicas, así como datos de analistas para intentar tener una visión del entorno futuro y anticiparse al mismo mediante un plan de acción.
3- Desarrollar una serie de objetivos de largo plazo alcanzables y basados en posibles cambios en la tecnología.
- La empresa debe buscar lograr una ventaja competitiva con relación a sus competidores y cumplir su misión de forma más eficiente.
- Los objetivos de largo plazo muestran con elementos concretos la visión de la organización.
- Deben ser medibles o cuantificables, lo que será muy útil a la hora de realizar un control.
- Puede que algunos objetivos no sean tan fácilmente medibles, pero son igual de importantes, hay que buscar alguna métrica que nos apoye a tener un acercamiento a su dinamismo.
4- Desarrollar un plan de acción para lograr esos objetivos, establecer niveles de prioridad e impacto en el negocio.
- Definir medidas y acciones concretas a llevar a cabo y un plan de asignación de recursos para lograr las metas definidas anteriormente.
- Muchos analistas y consultores indican que la parte más difícil de la estrategia es la implementación.
- Ir de una serie de objetivos generales a definir claramente qué medidas tomar, puede ser la clave que defina el éxito de la planeación estratégica.
5- Desarrollar procedimientos para monitorear el progreso.
- Tener la capacidad de modificar la estrategia o el plan de acción basándose en cambios objetivos en el entorno.
- La planeación estratégica de TI es un proceso continuo, ya que puede ser mejorada a medida que la organización adquiere más información y experiencia, pero también cuando el entorno cambia con relación a lo predicho, o bien se vislumbran cambios que requieran ajustes en la estrategia.
- Existe el peligro de que los administradores sobrestimen su capacidad de anticipar cambios en el entorno y se mantengan con una estrategia fija, a pesar de cambios sustanciales en el mercado.
- Tampoco se debe caer en la trampa de decir que el futuro es totalmente impredecible y por lo tanto no habría necesidad de tomar decisiones basándose en cosas que están fuera de nuestro control. Muchos administradores encuentran más fácil seguir este supuesto y, a veces sin darse cuenta, comienzan a copiar las decisiones exitosas de los competidores. Sin embargo, esta forma de actuar llevará a que los cambios estén siempre un paso por detrás de la competencia. Tampoco permitirá que la organización sea una fuente de cambio disruptivo, quizás desaprovechando valiosas oportunidades.
- La evaluación del cumplimiento de las metas también forma parte de esta etapa de control. Ante el desvío de los valores observados con relación a los objetivos, se debe analizar la causa de los desvíos y tomar las medidas correctivas que sean necesarias o bien evaluar si hubo un fallo en la formulación de supuestos.
- Cuando la planeación estratégica es vista como un proceso continuo, se convertirá en un activo que otorgue a la empresa una ventaja competitiva en el largo plazo.
Una vez llegado a un acuerdo en la planeación estratégica de TI, como gerente del área debemos tener claro el cómo llevar a la práctica la orientación hacia los resultados, dentro del liderazgo que debemos de tener es imperativo que los integrantes tengan el panorama de cumplir los objetivos planteados y monitorearlos con los medidores de rendimiento establecidos, por ejemplo:
- Identificar las actuales necesidades tecnológicas, de información y de sistemas de información, para la correspondiente definición de los modelos de gestión y planeación de TI.
- Definir los lineamientos y proyectos de TI que permitan el aprovechamiento de los recursos tecnológicos y de inversión para la satisfacción de las necesidades y prioridades del negocio.
- Gestionar con mayor eficacia y transparencia la infraestructura tecnológica que soporta los sistemas y servicios de información.
- Generar espacios que permitan la divulgación del Modelo Operativo de TI, buscando el compromiso de todos los funcionarios y empleado, en el Uso y apropiación de las TIC´s.
- Mejorar la capacidad estratégica, técnica, tecnológica y operativa para ejercer de manera eficiente y efectiva la coordinación de la Gestión de Riesgos ante de desastres.
- Evitar la duplicación de sistemas de aplicación.
- Fomentar el trabajo conjunto de todas las áreas de la empresa para que un solo módulo o aplicación supla las necesidades de varias de ellas o, al menos, que cuenten con las interfaces necesarias.
- Basar los proyectos en estudios de factibilidad.
- Integrar los proyectos de Tecnología de Información con los planes generales de la organización.
- No generar “islas” de información.
- Asegurar un desarrollo evolutivo de la Tecnología de Información para toda la empresa.
- Conocer si las áreas usuarias requieren de la tecnología y si los elementos solicitados se utilizan de manera económica y razonable.
En mi trayectoria siempre he pensado que la visión de una persona que trabaja orientada a resultados es la de quien tienen mentalidad de estratega, los que planean y organizan sus acciones, les comparto mi proceso:
1. Definir el objetivo.
Esta va a ser la guía que determine todo el conjunto de acciones. Conviene reducirlo a una frase para poder aludir mentalmente a ella en cada ocasión. Pero también es preciso desarrollarlo para concretar detalles que deben ser tenidos en cuenta.
2. Hacer un mapa del proceso.
Se trata de definir las distintas fases por las que va a atravesar el proyecto y con qué recursos se cuenta para la realización de cada una de ellas.
3. Calendarizar y asignar recursos.
Se establecerá un tiempo determinado para la realización de cada fase. Por otro lado, con respecto a los recursos humanos y materiales que se requieren, se verá dónde se asignan, con cuáles se cuenta y qué poder se tiene de conseguir los que faltan.
4. Priorizar tareas.
Es necesario clasificar las tareas en función de su prioridad e importancia. Cuáles son accesorias y pueden esperar y cuáles son clave y siempre tendrán que atenderse con urgencia.
5. Analizar cuando acabe cada fase y reajustar.
Para ello es preciso definir unos indicadores de medición. Se lleva a cabo una recapitulación al final de cada fase y se ajusta la estrategia en función de las necesidades. La velocidad en la capacidad de reacción y adaptación será fundamental. Además, se verá si la asignación de los recursos invertidos y objetivos conseguidos es la adecuada. Por último, se analizan los obstáculos que se han interpuesto y cuáles han sido los impulsores que permiten alcanzar la culminación de cada fase.
6. Aplicar las conclusiones y perseverar.
Todo lo que se haya concluido a partir del análisis se tiene en cuenta para pasar a la siguiente fase o, si se ha llegado al final del proyecto, para próximos objetivos. En otras ocasiones, si se deben asumir riesgos se hará de una manera calculada. La perseverancia durante todo el proceso debe ser una constante.
La orientación hacia los resultados es una competencia que se señala como requisito en los puestos que conllevan responsabilidad e implican la coordinación de tareas o de equipos.
La planeación estratégica de TI, se refiere al desarrollo de un plan de acción para lograr una serie de objetivos determinados, recordemos esto incluye una evaluación de la organización y el contexto en el que se encuentra, el punto principal de la estrategia está en el futuro y cómo la empresa debería reaccionar ante los cambios que se avecinan, darle la fortaleza para adaptarse rápidamente, nos sirve también para como guía para asignar recursos de acuerdo a la proyección de la empresa y tomando en cuenta que es un proceso continuo, la planeación estratégica de TI se transforma en un activo clave para el éxito de la organización.
Consultor Externo para la planeación estratégica de TI
No hago mucha referencia a esta opción, ya que depende de muchos factores y circunstancias que puede llevar a su contratación, no obstante, considero que según el tamaño de la empresa y los recursos con los que se cuenten, es regularmente usual que se tenga consultoría externa en apoyo a la Planeación Estratégica, ya que un consultor externo puede ser de gran ayuda en el proceso de planeación estratégica de TI, puede tener una visión más amplia e informada del contexto en el que opera la empresa, pero también, una visión externa e independiente puede brindar un mejor diagnóstico de los procesos internos y el funcionamiento organizacional, por supuesto esto lleva más tiempo, tareas alternas a los usuarios y pues su costo.
Lo que cuenta mucho es que un consultor externo especializado puede tener más experiencia en el desarrollo de planes estratégicos, dado que su portafolio de negocios y probablemente ya haya ayudado a diferentes organizaciones en procesos similares.
De esta manera concluyo que:
En vista de la competencia, la innovación, los cambios, las estrategias y el futuro, los encargados del área debemos reconocerle a la Tecnología de Información (TI) su importancia en el desarrollo de las empresas y los negocios, porque indudablemente, sin un verdadero y efectivo proceso de planificación a largo plazo, esto no se logra, por experiencia se los comento.
Este artículo está destinado y puede ser útil para Gerentes de Sistemas, TI, Directores, Jefes de TI y cualquier área administrativa que tenga a su cargo Tecnologías de la Información, es informativo y adecuado para saber que TI, en verdad genera valor al negocio.
Saludos,
Bibliografía
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