Rberny 2020
Es evidente que en todo el mundo se realizan grandes esfuerzos para contener la propagación del virus COVID-19 y su letalidad, en el corto y largo plazo, las empresas tendrán que manejar un sin número de implicaciones, en cualquier caso, debemos pensar que raramente una crisis puede aislarse y controlarse, por arte de magia.
Ante esta contingencia global y bajo el contexto de cómo ser líder hoy, ¿no creen ustedes que de ahí se desprenderá en el corto plazo un gran legado?
Pues bien, en momentos de incertidumbre y preocupación, no se trata solo de cuestionarnos:
¿Qué hacen los líderes de las organizaciones?, sino igualmente, ¿Cómo lo hacen?
Recuerdo una gran crisis a nivel mundial en el ambiente de la tecnología, fue la entrada del año 2000 el Y2K, en ese tiempo fue latente la incertidumbre de cómo reaccionarían los sistemas informáticos, ya que solo se consideraban dos cifras para el año y basándonos en ello se tuvieron que realizar grandes migraciones para afrontar esta crisis de memoria y espacio de datos, tiempo en que todo era caro, posteriormente al evento la pregunta interesante fue:
¿Quiénes fueron los más afectados?
Los que no se prepararon, aun sabiendo que tenían que hacerlo, por este tipo de experiencias sabemos que las crisis siempre traen altibajos impredecibles, basándonos en ello, los líderes empresariales de todo el mundo deben centrar su atención en COVID-19 y como adaptarse para que su impacto sea mitigado y por supuesto, para que las consecuencias económicas no sean mayores o drásticas, en mi punto de vista se requiere blindar la cadena de suministro y mejorar los espacios de trabajo.
Sin duda, COVID-19 tomo por sorpresa al mundo y globalmente está causando una gran cantidad de incertidumbre y plantea cuestiones que requieren respuestas inteligentes para las personas y de las personas, en esto estamos todos inmersos, esta nuestra vida y la de los demás de por medio.
¿Es está una crisis?, por supuesto y hay que gestionarla, ya que presenta retos empresariales potenciales específicos en torno a las personas y las operaciones comerciales, repercute en todos los niveles, como el operativo, digamos que al establecer la restricción en la circulación de los colaboradores genera desafíos inmediatos en la logística interna de los negocios, no obstante, hay que considerar igual de importante cómo el miedo puede afectar a la fuerza laboral y por ende a la reputación de la empresa, están de acuerdo que en ambos casos es fundamental establecer una comunicación efectiva y oportuna con las partes interesadas, tanto internas, como externas, he ahí otro desafío.
Es prudente confirmar los roles críticos y planes de contingencia, todos podemos enfermarnos, entonces, debemos de preparar planes de sucesión temporal para puestos ejecutivos clave y roles críticos en su negocio, hay que ser objetivos, el COVID-19 se ha extendido a nivel mundial, por ello existe un mayor riesgo de que las personas clave no estén disponibles temporalmente debido a cuarentena o enfermedad.
Les propongo que, en caso de enfermedad, su junta directiva y equipo directivo deben tener alternativas claras de liderazgo, debe haber planes a corto y largo plazo para operar la empresa, esto incluye la planeación de escenarios, tanto en las responsabilidades en la toma de decisiones, como para líneas de escalamiento de aprobación de decisiones urgentes.
En esta gestión de la crisis por COVID-19, se necesita cuidar a la gente en primer lugar, desde luego que se desafía fundamentalmente la estrategia y plan establecidos, esencialmente en cultura, también cómo el negocio distribuye el trabajo y cómo involucra a sus líderes eficazmente a su fuerza laboral en sitio y los que trabajan remotamente.
La Infodemia también es una crisis
Desinformación
La desinformación produce incertidumbre, incluso para las empresas, es un fenómeno negativo, con dolo y difundida por personas de muy baja calidad moral, estos medios de comunicación han creado baches en el pensar y reaccionar, considero que esto no puede considerarse como un desafío particular, ya que es cuestión de criterio, sin embargo para las organizaciones que responden a esta crisis y que no se puede ocultar que han sido afectadas negativamente, deben actuar, por ello recomiendo que invitemos a nuestros empleados a seguirnos para obtener información confiable, ese es el reto:
Eliminar la desinformación convirtiendo a los líderes del negocio en un recurso de información fidedigna para su personal, de esta forma incluimos la nueva normalidad en nuestro rol.
Pienso que las empresas deben contribuir en establecer las medidas de seguridad en el entorno laboral y continuamente evaluar las estrategias de comunicaciones para crear una fuerza laboral más resiliente e informada correctamente.
“Es bastante triste encontrarse con personas que aún piensan que COVID-19 no existe, ni aun cuando lo han vivido de cerca, honestamente hay personas muy obtusas y cerradas”
Cuando gestionamos una crisis la información adecuada es fundamental para la fuerza laboral, por lo que es conveniente utilizar distintos medios de comunicación para la distribución de noticias para abordar el impacto de la pandemia y los riesgos inherentes a la fuerza laboral, cuidando el objetivo y desarrollar un mayor enfoque en la salud y el bienestar.
Los intereses económicos de la infodemia, no repara en que al final del día, todos somos humanos, y cada uno de nosotros puede verse directamente afectado por el COVID-19, lo peor del caso son las entidades que fomentan la incredulidad de mucha gente, esta es otra crisis que está inmersa en la pandemia y se hace relevante en muchos campos.
Debemos ser inteligentes, no todo lo que se anuncia es verdadero, en los medios convencionales, como la televisión y la radio, no se diga de las redes sociales, donde ni siquiera sabes si quien escribe la narrativa es en realidad una persona, se trata de una situación de criterio, de buena información e inteligencia al elegir técnicamente que es lo conducente.
¿Qué hacer?
Ahora, es el momento en que los líderes lo sean efectivamente, que lideren para la seguridad y el bienestar de su gente, compartamos la vista y la respuesta a estas crisis, normalmente se miden en meses su efecto, mientras que la recuperación desafortunadamente se mide en años, sin embargo, como mencioné, una crisis no tiene por qué ser sinónimo de desastre, la resiliencia nos lleva a pensar estratégicamente y visualizar que un incidente bien manejado permite desarrollar una estructura para mitigar los efectos, tal vez permitiendo asumir oportunidades más arriesgadas, con la confianza de que la buena gestión de crisis detectara las futuras amenazas y serán abordadas rápida y efectivamente.
He aquí la clave de una ventaja competitiva duradera.
Fiel a mi costumbre, analizo a base de preguntas, utilizo el pensamiento estratégico para aclarar el panorama, aplico técnicas de resolución de problemas y entiendo, que se puede hacer, en este caso no haré alusión a la tecnología:
- ¿Cuáles son las opciones para reequilibrar la oferta y la demanda?
- ¿Es posible perder presencia en el Mercado?
- ¿Puede reducirse o modificarse la producción para proteger las escasas existencias?
- ¿Cómo mejorar la distribución y control de existencias?
- ¿Podemos tener sobre producción?
- ¿Se dispone de existencias de reserva o de un proveedor alternativo seguro?
- ¿Esta crisis también afectan a mis proveedores?
- ¿Cuál es el impacto en la estrategia de mediano plazo?
- ¿Es necesario reestructurar la estrategia del negocio?
En concreto para gestionar la actual crisis de salud, es recomendable, establecer un plan de contingencia y un plan de continuidad del negocio, por ejemplo, el carácter estacional de las existencias de muchos minoristas, ¿Cuál es la acción?, puede exigir que se replantee la estrategia de reducción de las existencias y el control de los inventarios en los próximos meses.
Prueba los planes
Bueno, para esta recomendación muchas empresas están a prueba y error, ya que la misma crisis no ha permitido tener espacio para poner a prueba sus planes, es cierto que la mayoría de las empresas cuentan con un plan de crisis y un plan de continuidad de actividades anteriores a la pandemia, en algunas otras empresas minimizo los planes que deberían de tener y trabajan a marchas forzadas con ello, sin embargo, es fundamental someterlos a prueba una vez, para verificar su efectividad y periódicamente para observar áreas de oportunidad, es evidente que COVID-19 ha destapado las deficiencias de algunos de estos.
Equipo Central para manejo de crisis
Si bien es cierto que una crisis como la de COVID-19 está afectando cada aspecto del negocio, para ello es recomendable que se constituya un equipo central que el director general pueda supervisar por lo general con gente de los departamentos de R.H., jurídico y comunicación, aunque cada empresa es diferente, este equipo establecerá las bases y los lineamientos estratégicos, en el cual abarcara toda la empresa y por lo tanto recibirá el respaldo de un equipo más amplio que realizará las acciones específicas para superar la crisis, aquí es muy importante contar con la adecuada respuesta y apoyo de la alta dirección y la colaboración de las diferentes áreas.
Proteger la cadena de suministro
La interconexión y la complejidad de las cadenas de suministro mundiales hacen que cuando se produzca una interrupción, como en el caso de los desastres naturales o los brotes de enfermedades, los efectos se sientan a nivel personal, social y económico, definitivamente COVID-19 es una crisis humanitaria, no obstante, puede tener graves repercusiones económicas en las conexiones locales también, en México cada estado está estableciendo sus controles de seguridad en salud, esto ocasionaría un efecto retardado de suministro de mercancías nacional y local.
Procedimientos de apoyo a los empleados.
Estoy seguro de que la integración de las empresas en la gestión de la crisis ocasionada por la pandemia de COVID-19 es cada vez más participativa, esta propuesta es para combatir la infodemia, por lo que recomiendo considerar una línea directa dedicada para consultas de empleados, la pandemia la vivimos todos y es importante que los empleados tengan voz, y que ustedes tengan un canal para entender lo que está sucediendo con ellos, recordemos que son personas y que forma parte de nuestra fuerza laboral, se puede facilitar sesiones de preguntas y respuestas con sus equipos para entender los hechos de cómo mantenerse al tanto y seguro durante este tiempo, claro, apoyándose en expertos y obtener información de fuentes creíbles como la Organización Mundial de la Salud para informar los procedimientos.
Quiero hacer énfasis en la información.
La gestión de una crisis y su respuesta debe sustentarse en información confiable, distintas encuestas han identificado que 25% de las empresas con una mejor posición después de una crisis reconocen la importancia de contar con información verídica durante la misma, de esta manera, un plan de crisis debe especificar el flujo de una información veraz en la que todos puedan confiar, contar con datos seguros qué también ayuda a un aspecto fundamental en la planeación: el estudio de diferentes hipótesis y sus posibles repercusiones, a corto, mediano y largo plazo para la organización.
Análisis de escenarios.
Todo puede cambiar, para bien o para mal, pensemos con anticipación en cómo esta situación, incluido el período de recuperación, avanzarán, los líderes debemos considerar de antemano cómo retornar a la operación del negocio interrumpida, aún en medio de las medidas de prevención y control de la epidemia, por ejemplo: tener en cuenta que la cuarentena y la restricción de viajes podrían extenderse un mayor tiempo para retornar a una operación con plena capacidad.
Reducción temporal de su fuerza laboral.
Hay que ser realistas, tanto en forma económica y logística de negocio, se tendrá en ocasiones la necesidad de que su fuerza laboral actual pueda ser interrumpida temporalmente y el negocio tendrá que decidir cómo manejar esto, no nos espantemos, en el pasado, hemos visto a los empleadores gestionar los excesos laborales mediante el uso de ofrecer o forzar a vacaciones no remuneradas en tiempos de crisis de flujo de efectivo.
Sin embargo, si la reducción de personal se hace necesaria, tengamos en cuenta que los empleadores pueden correr el riesgo de recibir demandas legales de despido de parte de los empleados, por otra parte, los empleadores pueden estar conscientes de la posibilidad de activar las disposiciones de terminación masiva en sus normas de empleo, y recuerden en este punto, no se sabe cuánto demorará el tiempo de interrupción, ¿Cuál es el impacto?, pues reducir la fuerza laboral prematuramente puede tener implicaciones negativas en el mediano y largo plazo.
Proteger a la gente y el entorno laboral.
Por el bienestar de todos debemos estar conscientes que COVID-19 está avanzando de tal forma que los colaboradores y las comunidades en las que trabajan estarán esperando que su organización aporte una respuesta, guía y comunicación continua, no obstante, también estarán preocupados por su lugar físico donde laboran, entonces es necesario que se evalúen las reglas de y políticas de R.H., planes de primeros auxilios y crear formas seguras de ejercer los lineamientos, tengan en cuenta que el entorno laboral deberá seguir siendo un centro de trabajo seguro en donde colaboradores y visitantes puedan continuar con el trabajo, de ahí la fuerza del negocio.
Entonces en la nueva normalidad debemos de preparar el lugar de trabajo para la contención de la contaminación, van de la mano con las recomendaciones de la OMS y la secretaria de Salud las empresas deben garantizar la seguridad de los entornos de trabajo mediante la limpieza y desinfección exhaustiva de dichos espacios.
Es muy importante, que en el caso de que se sospeche que un empleado está infectado con el COVID-19, se debe realizar un proceso transparente, el cual debe estar definido para retirar a ese empleado de las instalaciones, documentarlo y realizar el tratamiento adecuado de las instalaciones y vigilar la seguridad del empleado en su transición por la enfermedad.
La Organización Mundial de la Salud (OMS) ha declarado que el COVID-19 es una enfermedad registrable y, por lo tanto, es importante documentar si el empleado fue infectado durante un viaje por negocios o en un sitio de la empresa y establecer lo más puntual posible a sus contactos para la investigación epidemiológica.
Implicaciones legales y financieras.
Sin ser alarmista, ¿Cómo impactaría la ruptura de la cadena de suministro, el flujo de efectivo y el plazo y reembolso de préstamos? ¿Habría problemas legales si no se pudiera cumplir con las entregas a los clientes?, claro que si, por ello hay que anticiparse y prevenir, debemos volver ágiles y efectivos nuestros procesos legales y financieros, con el gobierno, con socios de negocios y los empleados.
Comunicación
Aun cuando no se tenga el correcto antecedente de la pandemia de COVID-19, estoy seguro de que una alteración en la cadena de suministro puede provocar un daño no deseado en la reputación de la empresa, ¿Cómo se mitiga?, resulta indispensable establecer una clara estrategia de comunicación transparente con clientes, socios externos, empleados y a través de toda la cadena de valor, se está comprobando que es una ventaja competitiva ante este tipo de situaciones.
Es evidente que debemos definir la estrategia de comunicación y debemos hacerla visible, clara concisa, todos esperamos información precisa y verídica, desde luego, también se necesita transparencia, no se confundan, el tratar de ocultar el riesgo puede potencialmente crear más, recordemos que los líderes más importantes en su plan de comunicaciones son sus gerentes de primera línea, por lo que es importante esbozar planes de comunicación con ellos para que sepan qué esperar y cuál es su papel.
Analiza las posibles coyunturas
¿Qué hemos aprendido?, es una realidad para todos que el brote de COVID-19 puede suponer desafíos en la circulación de personas, impactando así en la productividad, esto es innegable, sin embargo, las repercusiones van mucho más allá, también los consumidores podrían modificar su modo de consumo adquiriendo más cosas en línea, por ello debemos mejorar el cuidado y la calidad de la cadena de suministro, ¿Cuál es la coyuntura?, qué esto generaría mayor presión en las redes de logística, debemos estar muy alertas y procurar tener una buena planeación que tome en cuenta a eventos impredecibles como este, con ello estoy seguro de que ayudará a las organizaciones a salir adelante en los siguientes meses.
Revise sus políticas y pautas de redes sociales.
El área de tecnologías de la información deberá estar atenta para asegurarse de que la política de redes sociales se define adecuadamente para esta crisis, para ello se deben proporcionar directrices claras con respecto a la forma en que los empleados puedan hablar sobre la empresa en dichas redes sociales de los impactos del COVID-19 en las operaciones, salud y seguridad de ellos mismos en su entorno laboral.
Es prudente proporcionar a los empleados un canal interno para reportar que están viendo y sintiendo dentro de la organización para asegurar una comunicación tan directa como sea posible, para evitar que recurran a las redes sociales, de esta manera un buen programa formal de comunicación y monitoreo en redes sociales, ayudará a identificar problemas emergentes que están afectando a los empleados, clientes, mercados y regiones de operación.
Cómo dije, es tiempo de ser líder.
Pensemos, ¿Cómo se comportan los líderes durante los momentos críticos?, esto sin duda deja una marca duradera en la cultura corporativa, en algún momento de las crisis todos sentimos la incertidumbre, pánico y reacciones exageradas, sin embargo como líderes debemos saber que no son útiles, así como, tampoco lo es la complacencia, ni dar la impresión de que los líderes están minimizando la situación, es cuando debemos ser más proactivos y cuidar la consistencia en los mensajes, así como el modelar los comportamientos a medida que la situación evoluciona.
Amigos, sabemos que es un período de incógnitas y una línea de tiempo muy vaga, su gente está buscando dirección y confianza, por lo que les pido: recuerden pensar en el futuro también, si hay interrupción, también habrá recuperación.
Plan para toda la fuerza laboral.
En nuestro carácter de empresarios, no debemos olvidar que la fuerza laboral no son solo los empleados, sé que no es raro que los empleadores pasen por alto a sus contratistas como fuerza laboral o involucrar de manera ineficaz a otros socios, como los gremios o sindicatos, en este caso debemos de identificar a todos los contribuyentes críticos del negocio y asegurarnos de que están incluidos en sus planes para mantener a toda su fuerza de trabajo segura.
Las organizaciones con sindicatos deben colaborar con sus líderes sindicales para abordar la normatividad que se está devengando por esta pandemia y según corresponda de la salud ocupacional y no olvidemos a los proveedores de seguridad en el trabajo, ellos también deben estar involucrados, claro todo esto es negociable entre organizaciones.
Educación.
Para este punto, debemos estar educando a los empleados sobre los síntomas y la prevención del COVID-19, en mi opinión, el cuidado de la gente es la primera prioridad y su empresa debe fortalecer la educación en seguridad, establecer las directrices de autoprotección, y aumentar la concientización sobre la prevención de riesgos, de la misma manera proporcionar inducción con los proveedores a su salud ocupacional sobre el soporte basado en la evidencia para la prevención de contagio en el lugar de trabajo y por su parte Recursos Humanos (HR) puede identificar a sus empleados con mayor riesgo y prepararlos para acuerdos alternativos de trabajo.
Conclusiones
Por grande o pequeña que sea su empresa, evalúe el trabajo y cómo podría cambiarse, necesitamos identifique qué trabajo o parte del proceso requiere asistencia en sitio, mientras estemos en contingencia, cambiar las reuniones cara a cara a teleconferencias para reducir el riesgo de transmisión de virus, tener por lo menos un esquema de borrador que implemente las mejores prácticas y políticas, salvaguardias y capacitación, todos deben estar funcionando para permitir una amplia implementación de trabajo remoto y para el trabajo que no puede ser remoto, evalúe qué recomendaciones se pueden poner en marcha, como protocolos de limpieza y equipos de protección personal.
Esto es parte de las condiciones humanas que aún están muy arraigadas, la discriminación por ello se debe de implementar las políticas y prácticas contra ese fenómeno, este se verá intensificado cuando los empleados se vuelvan a integrar al lugar de trabajo después de la cuarentena, tome medidas para asegurarse de que no sufran discriminación.
Tener siempre a la vista la preparación de planes para la interrupción del lugar de trabajo y su reactivación, en el caso de que una entidad tenga que cerrar sus puertas para los trabajadores no críticos durante un período, determine un plan de comunicaciones sobre cómo se comunicará con todos los trabajadores, incluidos los contratistas y los socios proveedores, en conveniente tener definido claramente cómo iniciar un cierre y cómo redirigir las operaciones y los empleados a otras ubicaciones dentro de su red, aquí entra la noble área de sistemas o tecnologías de la información, siempre listos.
Es de mucho valor desarrollar protocolos y obligaciones claros para los empleados que están en riesgo, para garantizar que su gente conozca cómo debe informarse en los casos de viajes de alto riesgo o el contacto cercano con personas de alto riesgo.
Nota Importante:
Los empleados económicamente vulnerables pueden ser reacios a informarse debido a la posible pérdida de ingresos, si bien se deben proporcionar incentivos para que los empleados se reporten, puede ser necesario tener claras las consecuencias de empleados que están en riesgo y no se reporten.
En este caso recomiendo que la empresa, si es posible, debe buscar maneras de reducir riesgos, además vale la pena establecer pautas para determinar cuando los empleados deban tener claro que regresen al trabajo una vez que finalice el período de crisis.
Políticas de licencia.
Revisar las políticas y procedimientos de licencia por enfermedad, incluyendo programas de licencia por enfermedad pagada, licencia legal y criterios de elegibilidad para consultar las incapacidades médicas de acuerdo a la ley y las políticas internas de la empresa.
Es probable que los criterios deben modificarse temporalmente en este período; objetivo de lograr el equilibrio adecuado para proteger la licencia por enfermedad del abuso y proteger a la fuerza laboral en general de posibles infecciones.
Un mayor ausentismo y fuerza laboral renuente.
Un posible efecto colateral es el ausentismo y este aumentará a medida que los protocolos de salud en la detección se aplican, y los empleados que pueden estar mostrando síntomas permanecen en casa, también deben estar listos para un mayor número de empleados reacios al trabajo por miedo, así que deben de encontrar la mejor manera de gestionar estas situaciones.
Saludos,
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