Competencias
Las competencias de un trabajador están ligadas con sus características personales, estas determinan el desempeño exitoso en las labores de cada puesto de trabajo y son aquellas que permiten visualizar comportamientos a simple vista, sin embargo, existen también, las características subyacentes, son aquellas que no se pueden determinar con facilidad y requieren mayor análisis y desarrollo para detectarlas.
El perfil del CMO, Change Management Officer o Gestor del cambio, posee una tendencia o corriente que analiza los eventos desde el punto de vista de las múltiples interacciones que las caracterizan y lo denominan como holístico, no obstante, para llevar a cabo y enfrentar con éxito un proyecto de cambio hay que tener una amalgama de competencias personales que apoye el conocimiento técnico y funcional.
De esta manera, ya comentamos que son las competencias, ahora les compartiré que, a mi entender, encuentro dos modalidades:
- Competencias que posee una persona o un grupo.
- Competencias requeridas para ejecutar correctamente un puesto de trabajo.
Para un puesto de trabajo existen tres tipos:
Funcionales o Técnicas.
Consisten en las habilidades y conocimientos que se encuentran inherentes en el área funcional a trabajar, estas áreas comprenden, actividades primarias, como lo son: logística, abastecimiento, producción, prestación de servicios y marketing, luego se encuentran las actividades que brindan un apoyo como son; investigación y desarrollo, administración, finanzas, recursos humanos, sistemas, calidad, legales, auditoría, etc.
Gerenciales.
Estas competencias corresponden a todo el personal, que tenga un rango o jerarquía mayor, que esté a cargo y sea el responsable de algún grupo determinado de trabajadores.
Genéricas.
Recordemos, cuando el cambio ya no es una opción, sino una necesidad y la organización se encuentra en una fase crucial para poder subsistir en el mercado, el gestor del cambio debe tener la capacidad de poder defender sus ideales ante todo el personal de la empresa, sutilmente empoderar a cada individuo de la necesidad que está motivando un cambio, para esto es fundamental que tenga las competencias idóneas que le permitirán lograr el objetivo que es el cambio, ya sea organizacional, empresarial, operativo, procesos y técnico o en su caso todas.
Es evidente, que el mundo de la gestión del cambio, exige crear buenas instrucciones para que las cosas salgan bien, entonces una buena gestión de cambio significa traducir la idea de la iniciativa de cambio a los empleados y su trabajo, les describo algunas competencias gerenciales del gestor del cambio:
1.- Capacidad de influencia.
Esta competencia hace referencia a tener atribución e influencia en un equipo de trabajo, sin tener que usar el sistema de jerarquización, recuerden para poder dar uso de estas competencias, se debió previamente haber construido una relación fundamentada en valores, ética y respeto en el campo personal y laboral con las personas que se desea influenciar, tengan presente que no es necesario influenciar a todo el mundo, pero si se debe aplicar la conciencia organizacional, que es en donde se debe identificar claramente a las personas de mayor responsabilidad, ya que estas serán el ejemplo de las que tienen menor responsabilidad y estas los seguirán.
Particularmente a la capacidad de influencia, encuentro que tienen una capacidad subyacente, la cual radica en la forma de crear confianza con el empleado y esta es el coaching, esta capacidad se convierte en una herramienta que permite tener un contacto constante con el empleado de la organización, para brindarle apoyo y asesoramiento, así como, impulsar su crecimiento profesional, por esta razón es uno de los factores a tener presentes en la implementación de la gestión del cambio.
1.1 El Coaching
Es una modalidad de aprendizaje, en la cual alguien, en este caso el coach ayuda a un miembro o a un grupo integrante de una organización con el propósito de:
- Mejorar el desempeño
- Resolver un problema personal o interpersonal.
- Superar una crisis.
- Mejorar el crecimiento o la carrera profesional.
1.2 Coaching individual.
Este tipo de Coaching es utilizado específicamente para el personal de una compañía, con un nivel de mando intermedio o gerencial, sin embargo, se puede utilizar para cualquier línea de trabajo, cuando se pone a trabajar esta competencia subyacente, se logra una motivación especial, ya que fortalece el crecimiento profesional del personal de la organización, alcanzando objetivos como:
- Alto potencial.
- Se presenta el escalamiento de una posición técnica, a una gerencial.
- Se suman nuevas responsabilidades gerenciales.
- Son líderes de proyectos importantes.
- Se comienza a ver el mejoramiento del desempeño.
- Están en capacidad de afrontar distintos tipos de problemática.
1.3 Coaching Mentoring.
Este tipo de coaching se implementa para dar acompañamiento al empleado, para generar competencias, que le permitan desarrollarse de la manera más adecuada para el mediano y largo plazo, es una competencia subyacente de la capacidad de influencia.
EL ser un mentor es un proceso por el cual se ayuda al empleado para que desarrolle su potencial y su carrera dentro de la organización, en un lapso que va desde el mediano plazo al largo plazo, este proceso se ejecuta, a partir de la experiencia del mentor, en donde ayuda a desarrollar potencialidades, para manejar adecuadamente el crecimiento profesional.
2.- Estratégica.
Esta es una competencia que necesariamente debe estar presente en cada líder de un proyecto, área, negocio, etc., es fundamental para el aprendizaje y desarrollo de habilidades, con el fin de direccionar un equipo de trabajo hacia el objetivo deseado, así mismo a nivel propio es básico para su crecimiento, ya que le permite incrementar sus capacidades para idear, desarrollar y ejecutar correctamente las estrategias, para idear un plan correctamente, sin embargo, la persona que posea esta capacidad debe extenderla hacia las personas que tenga a cargo, al brindarles esta participación en el proceso, les da la opción de enriquecerse ellos también y de este modo tener la capacidad de generar una estrategia con mayor fuerza en cada sector.
Estamos conscientes que es la forma que se emplea para lograr un objetivo, en una empresa la estrategia la planifican los más altos directivos, la toma de decisiones por lo general está basado en los productos y servicios que ofrecen a sus clientes, en varios niveles se define la elección de los recursos que van a necesitar para funcionar óptimamente, como los recursos humanos, financieros, tecnológicos etc., es decir, en este caso definir los cambios que modifican la estructura base, como lo pueden ser, procesos de producción y gerenciales, sistemas de información, jerarquía, entre otros, así como también, los objetivos de más alto nivel como, rentabilidad, financiación, flujo de fondos, calidad, etc.
Sin duda, lo más importante en la estrategia es el nivel de la toma de decisiones, no el plazo en el que se ejecute, ya que por lo general los resultados se comienzan a visualizar y cuantificar en un mediano y largo plazo, pero la toma de decisiones se desarrolla en un corto plazo.
3.- Planeamiento Estratégico.
Bueno, esta competencia la veo como la revisión de una estrategia, que tiene como finalidad el alcance, el objetivo global de la empresa y por supuesto que en la mayoría de las organizaciones existen objetivos por áreas, pero estos mismos deben ir alineados con el principal de toda la compañía.
Este planeamiento se basa en dos campos fundamentales, el análisis externo, en donde se identifican factores como el ambiente, los cambios tecnológicos, la demanda, etc., que pueden llegar a ser oportunidades o amenazas para la empresa, y por su parte el análisis interno, es el que analiza factores como, el personal, procedimientos internos, etc., que son reconocidos como las fortalezas y debilidades.
4.- Feedback
Es la información específica que emite un emisor a un receptor, sobre determinado análisis de actividades y tareas que haya realizado el receptor durante un determinado tiempo, esta información se puede brindar, para reforzar las habilidades y capacidades del receptor o para ofrecer una guía sobre cómo mejorar los errores que se hayan detectado.
Para poder otorgar y recibir un Feedback adecuado, debe tener la capacidad de comprender ampliamente al otro, tener respeto, compromiso, tolerancia, confianza, cordialidad y trasparencia, es muy importante el lenguaje y el lugar en donde se dé la información, recuerden deben ser neutrales, generando un ambiente agradable para la escucha activa.
El Feedback debe brindarse en el momento adecuado, para generar mayor confianza y evitar errores futuros de gravedad, se puede brindar entre pares y de superiores a encargados, con el único fin de mejorar la calidad en el trabajo.
La información que el emisor brida, debe ser positiva y alentadora, bien sea para mejorar o para mantenerse en ese nivel dejando la puerta abierta a posibles nuevas formas de trabajo que hagan aún más eficiente la labor a desempeñar, las opiniones que se den deben ser fundamentadas bajo argumentos sólidos, no se deben emitir juicios de valor ante determinada situación, es importante al analizar a un receptor; tener presente las tareas y nivel de responsabilidad que estas tienen, forma de desempeño y calidad del trabajo, se debe determinar qué tan valiosas son estas tareas para el emisor y cómo su falla puede afectar con los objetivos del puesto de trabajo.
Al realizar observaciones para mejorar, estas deben ser vistas como críticas constructivas, luego de otorgar la información, se debe consultar al receptor su opinión sobre el informe entregado, de este modo se complementa el Feedback.
En el momento de recibir la información, el receptor debe tener actitud positiva sobre lo que va a escuchar, sin importar si el Feedback es positivo o negativo, siempre se debe tomar como positivo, porque es la oportunidad de darse cuenta, qué tan bien está realizando las tareas y que necesita para mejorar y poder escalar posiciones dentro de la compañía.
En muchas ocasiones las personas no están dispuestas a brindar Feedback, pero es importante solicitarlo si se considera necesario, se pueden realizar preguntas abiertas, que le permitan al emisor dar información más completa, se debe tener cuidado con la forma como se responde ante la información que el emisor esté otorgando, ya que una mala reacción puede cambiar el concepto que tenga el superior, adicional a ello puede afectar posibles próximos encuentros para recibir el mismo.
Si llega a suceder, que no se comprende con claridad, la información que se está recibiendo, es correcto solicitar ejemplos claros y concretos para comprender mejor.
5.- Motivación
De forma general nos ayuda para que los empleados de la empresa, sientan agrado y satisfacción por su función en la organización, se debe tener claro los factores que los motivan a estar en el puesto en que se encuentran y que es lo que esperan en un determinado lapso de tiempo, sobre su trabajo en la compañía, esto se realiza con el fin de consolidar al empleado y ayudarlo con su crecimiento profesional, de la misma manera la empresa está capitalizando a sus recursos humanos con el fin de convertirlos en la mejor herramienta que pueda tener cualquier tipo de compañía.
La motivación es impulsada por factores personales, no hay más, los cuales, se reflejan en la conducta que una persona tenga ante determinada situación, estos motivos determinan la inclinación que tenga la persona por un factor, más que otro, recuerden que la motivación se genera cuando hay una necesidad insatisfecha.
Es cierto que es común escuchar en las organizaciones hablar de un equipo de trabajo motivado y otro que no, en mi concepto es total responsabilidad del líder o líderes que sus equipos estén motivados, no pensar que podemos tener uno que sí y otro que no, sin embargo, esto depende de qué tan ambicioso sea el proyecto, o las tareas a realizar, otro factor importante, son las herramientas que se posean para poder ejecutar correctamente su labor y la capacitación específica para despeñarse, según lo esperado por los altos mandos.
Existen dos tipos de motivación, que se pueden presentar en los colaboradores de la organización:
- La motivación intrínseca, que es aquella por la cual el empleado trabaja con mucho agrado, porque le apasionan sus tareas a realizar.
- La extrínseca que es en donde el subordinado es motivado por la recompensa, bien sea monetaria, de reconocimiento o alguna posición en el mercado laboral, etc.
Cuando se quiere generar un cambio positivo en un equipo de trabajo, es importante manejarlo desde la motivación, brindándole desafíos interesantes e innovadores, que motiven al equipo de trabajo a resurgir de su desempeño actual y potenciar sus capacidades al máximo, para poder obtener esto el gerente o persona coach de referencia, debe generar un nivel de confianza alto, al delegar tareas y proponer un nivel de expectativa elevado, brindándole confianza a los subordinados, de que ellos podrán alcánzalo y que su anhelo de ver realizado el objetivo o mejor aún superado será recompensado como se merezca.
En la gestión del cambio, es funcional para un gerente, utilizar a sus mejores recursos humanos, para poder ejercer mayor confiabilidad y que estos muevan a los demás, por eso es útil antes de plantear el gran cambio que necesita la organización, la utilización del condicionamiento operante, la cual consiste en ejercer mayor influencia por parte de otras personas para alentar o desalentar, comportamientos que puedan afectar a las necesidades del cambio, el comportamiento es una herramienta que se aprende y se elimina según los resultados obtenidos, ante determinada conducta, escenario donde se ejerció y objetivo que afecto.
Existen tres tipos de intervenciones que son usados para identificar, las fallas y virtudes de los empleados, con esto se puede conseguir establecer los puntos sobre los cuales, se debe ejercer mayor motivación.
Identificaremos cuando una persona trabaja con sus competencias, para ello tengo tres oraciones que siempre me han ayudado en este proceso:
- Las personas que espera a que le digan lo que tiene que hacer, trabaja por tareas, son seguidores y muy eficientes en tareas repetitivas.
- Las que trabajan por objetivos deben saber que quieren conseguir, este tipo de personas pueden recibir un nivel más alto de responsabilidades.
- Las que trabajan por competencias son las que saben cómo conseguir y alcanzar los objetivos, las competencias le ayudan a gestionar a los que trabajan por tareas y por objetivos, por supuesto define los pasos a seguir de acuerdo a sus habilidades y competencias individuales hacia el buen funcionamiento del equipo.
Una vez descrito las competencias, capacidades y habilidades que se deben tener en la gestión del cambio, talvez no están todas, estoy seguro de que pudieron faltarme algunas, así que acepto con gusto cualquier comentario al respecto.
Repasaremos algunos pasos:
Pasos para Gestionar el Cambio
Por experiencia les comento que muy importante tener claro, que todo plan debe tener su margen de error y sus contingencias, por ello a su vez debe ser flexible, así como, tener la capacidad de improvisación, por supuesto, sin caer en el error de implementar acciones que no vallan de la mano con el objetivo del proceso del cambio, identificar un proceso sencillo y claro para implementarlo, en todo el tipo de personas que están involucradas en el cambio de la organización.
Crear un espacio de trabajo
Aparte de tener un lugar dedicado y especial para dirigir y gestionar el cambio, es importante considerar otro tipo de espacio, el que debe haber en todas las personas, el que debemos de construir, para lograr la implementación del cambio organizacional, está compuesto por un entorno colectivo, en donde se involucra todo el personal de la compañía, en el cual, se tenga la conciencia que se trabajara bajo ciertas normas y reglas de trabajo, con el claro objetivo de poner en marcha y lograr el cambio, entonces, la finalidad con la que se realiza este espacio es para generar la evolución de la compañía.
Esta pregunta ha tenido mucha frecuencia en los dos anteriores artículos, en su parte 1 y 2, ciertamente no la incluí en el inicio, que era lo prudente, sin embargo, muchas gracias por los comentarios de colegas y amigos, lo presentamos en esta tercera parte:
¿Quién debe realizar la Gestión del Cambio en la Organización?
La primera opción siempre será, que la dirección de la compañía, en este caso asignara al gestor del cambio que sea integrante de la administración o en puesto de mando tal que pueda ejercer el liderazgo, también debe ser una persona que tenga el conocimiento completo de las funciones de la empresa, de las personas y tipo de las mismas que pueden intervenir en el proceso y las posibles resistencias que se puedan presentar en el proceso de la implementación.
Si el proceso de cambio es implementado únicamente por el director, se pueden presentar las siguientes fallas:
- Los prejuicios de la dirección, sobre los participantes en el proceso y viceversa.
- La posible falta de experiencia, en procesos de cambio, puede generar la toma de decisiones poco inteligentes.
- La falta de tiempo, ya que, al ser el director, no puede dejar de lado sus funciones, por dedicarle mayor tiempo a la implementación del proceso del cambio.
La segunda opción, es un facilitador externo, esta persona o empresa tendría una forma de acceso a la organización con un nivel alto específicamente para realizar este proceso de cambio, vendrían con los conocimientos y experiencia adecuada, para ejecutar este trabajo, desarrollando estrategias sobre cada fase del proceso; al ser un ente nuevo, no se encuentra contaminado, por las problemáticas internas de la compañía, lo cual elimina por completo los prejuicios.
El facilitador externo debe contar con la máxima confianza de la dirección y mantener una comunicación transparente que permita ir colocando y adoptando las medidas de cambio justas, de igual manera y esto es muy importante, el objetivo del facilitador no es convertirse en alguien imprescindible, sino activar, la actitud, la pasión y la inteligencia colectiva de la organización para que la cultura del cambio, la adaptabilidad y la mejora continua sea parte de la empresa.
¿Quiénes deben estar presentes en el proceso del cambio?
Esto se determina, dependiendo del tipo de empresa y por los objetivos que se quieren alcanzar con el cambio, los tipos de personas que trabajan en la compañía, la confianza que exista entre el jefe y sus empleados, ya que para poder comenzar con el proceso de cambio, es de vital importancia identificar por qué se quiere realizar el mismo, en la mayoría de los casos, es para mejorar los procesos, para lo cual, existe el temor a las consecuencias que puedan tener por parte de sus superiores, al expresar lo que no les gusta o les parece correcto e incorrecto.
Preparación del personal.
Es importante, involucrar a todo el personal con el proceso del cambio, algunas personas tendrán mayor participación que otras, pero en general toda la compañía debe estar atenta, al proceso que se está iniciando, es importante que la gente conozca el objetivo del cambio, las metas que se esperan alcanzar, las reglas, actitudes y metodología que se va a emplear.
Al organizar al equipo de trabajo, es de vital importancia la selección de los cimientos del grupo, las cuales son:
- La confianza
- La transparencia
- La participación
- La colaboración
La persona que ejecute, el proceso de cambio debe transmitir seguridad y firmeza, con la información que está divulgando a sus empleados, ya que de esto depende, la credibilidad en el proceso del cambio, para poder lograr una empatía adecuada con los empleados, se les debe escuchar y atender claramente a cada una de sus preguntas e inquietudes, entre más claro este todo el proyecto de cambio, se logra mitigar bastante, el margen de error que se pueda llegar a presentar en alguna de las etapas del cambio.
El director o el facilitador externo, debe tener la capacidad para afrontar cualquier tipo de reacción o respuesta de los empleados, a las cuales se les desee implementar el cambio, es normal y común que se empiecen a visualizar intereses personales y profesionales, por encima, de los de la compañía, ya que cada individuo debe proteger su puesto de trabajo, al ver que puede ser afectado con el proceso de cambio, este empezara a sentir presión y angustia por su estabilidad laboral, por este motivo es importante, dar a entender que nada de lo que se realice en el proceso, se verá reflejado de una manera negativa en el desempeño laboral y en la permanencia en la compañía.
Compartir la Responsabilidad
Este punto es fundamental para el proceso de cambio, ya que hace referencia, a involucrar al personal, desde la toma de decisión, de quien debe ser su facilitador, hasta la ejecución del plan completo, recuerden con esto se consigue que los empleados, tengan mayor responsabilidad y se involucren por completo en el proceso y la motivación para aportar todo de cada uno va a aumentar, debido a que, es su responsabilidad que fue adquiriendo, desde el momento en el cual decidió participar para la toma de decisiones, con esto el compromiso de las personas empieza a verse más elevado y las consecuencias son positivas, ya que el proceso de cambio se convierte en un reto que todos desean superar y cumplir correctamente.
Establecimiento de metas
El plan del cambio organizacional se debe desarrollar por fases y cada una de ellas debe tener sus metas y procedimientos establecidos, una vez se finaliza cada fase, se debe inspeccionar que todo el personal involucrado, que su participación haya sido correcta y tenga claro los procedimientos que se ejecutaron en cada fase, de esta manera se consigue:
- Que el proceso de cambio organizacional sea más amigable.
- Con más amplitud se controla el riesgo.
- Se implementan planes contingentes, para responder rápidamente.
- Gestionar adecuadamente las dudas y miedos de los empleados.
Acción que impulsa soluciones
Su tarea de esta acción es identificar claramente el problema que se pueda llegar a presentar en algún momento determinado en el proceso de cambio, en la mayoría de ocasiones, en las que se encuentra en un proceso de cambio, suelen surgir pequeños inconvenientes que pueden estar entorpeciendo el éxito de la implementación del cambio, la persona encargada del mismo, tiene como responsabilidad saber identificar estas problemáticas y darle una solución efectiva y definitiva, para evitar caer en el riesgo de reincidencia y pérdida de confianza por parte de los demás involucrados en el proceso de cambio.
Monitoreo del Proceso de cambio
Muchos de los involucrados, se sorprenden cuando inician un proceso de cambio por la innovación, que esto genera, pero debido a sus alternas dejan un poco de lado el proceso de su finalización, esto hace que se generen problemáticas y riesgos mayores a fracasar en el proceso de implementación.
Por este motivo es muy importante el acompañamiento constante del líder del proceso, no solo con el fin de controlar la implementación, sino para qué evalué las respuestas de sus empleados y mejorar los procedimientos, a la vez que se van implementando.
En el monitoreo, se debe de contar con ciertos indicadores diseñados para medir el desempeño de los nuevos procesos; reducción en los costos, reducción en el error del pronóstico, incremento en productividades, reducción de rotación, mejora cuantitativa en variables del clima organizacional, entre otros.
Comunidad para el cambio
Bueno, esta práctica que he tomado del concepto de la comunidad del Open Source desde hace ya algunos años, ya que es un hecho que por más talentos tengas, nadie puede implementar un cambio solo, es una idea que no va con el liderazgo que se requiere, entonces para implementar el cambio necesitarán formar una comunidad con la preparación y la aprobación adecuadas, en efecto, la base de tu comunidad de cambio son los usuarios avanzados, los expertos en el cambio o del departamento, su misión consiste en conocer los planes de cambio, absorberlos, probar los resultados, e integrar los cambios en su departamento.
Sin embargo, también se requiere gestionar, por lo que te recomiendo consideres estos tres puntos esenciales para gestionar a estos usuarios:
La selección de los empleados adecuados:
- Es muy importante seleccionar a los usuarios avanzados correctos, para ello busca a empleados entusiastas con el cambio; sin embargo, el entusiasmo no es el único criterio, tienen que equilibrarlo con una dosis sana de escepticismo para proteger a la empresa.
- No busques una animación desenfrenada que no les deje ver los problemas que pueden causar los cambios, adicionalmente, estos usuarios tienen que trabajar con sus compañeros de departamento; elige a alguien respetado.
- La formación para que puedan ayudarte a ti, al equipo y a la empresa, beben tener capacidad de trabajar en equipo y es esencial que sea de esta forma.
- La ayuda que recibirán durante toda la iniciativa de cambio, aquí lo satisfactorio, al ser una comunidad, todos ayudan, todos contribuyen.
Reflexión
Formar una iniciativa de cambio es un proceso continuo, para el gestor del cambio y para su equipo, para ello debes de tener presente:
Orientación
Para que sepan qué van a hacer y cómo se van a aplicar esos cambios, la formación sobre el desarrollo de la solución proporciona detalles de cada cambio y permite que los usuarios avanzados ayuden a evaluar los enfoques del cambio, es importante que aseguren que su parte del negocio no se resentirá con tus cambios.
Las pruebas
Son la formación sobre la evaluación, con ellas pueden hacer ensayos con los elementos modificados, recuerden en esta formación es importante para que los apliquen con seriedad y confianza en su departamento.
Sistemas de apoyo
Para completar sus tareas, los usuarios avanzados necesitan ayuda; también tienen que saber cómo abordar las preocupaciones o los problemas con los que se pueden encontrar.
Recuerden cuando el proceso de cambio se ha iniciado y después de la selección y la formación, el trabajo con tus usuarios está lejos de estar completado, tienes que ofrecerles apoyo durante toda la iniciativa de cambio, como, por ejemplo, para identificar los problemas de manera concisa, también tienes que establecer expectativas sobre cómo se abordarán esos problemas y cómo deben implicarse en las soluciones de implementación.
Claro, también debes de incluir, ayuda a tus usuarios avanzados a compartir ideas y conocimiento para evaluar apropiadamente cualquier concepto de cambio que se esté valorando y ofrecer acceso a materiales para ayudarlos a formar a sus compañeros de departamento.
Debes tener los fundamentos para formar a los demás es una habilidad particular, la asistencia de formadores expertos puede ser importante si el cambio es cuantioso, si son muchas personas y a distancia.
Sin duda, los usuarios avanzados son una gran parte de la iniciativa de cambio, considero que, de hecho, son la parte más importante del cambio, trátalos bien para que tus cambios estén a la altura de las expectativas.
Muchas gracias.
Saludos,
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