Objetivo:

Optimizar el modelo de gestión TI, su organización y procesos para alcanzar un nivel de excelencia en los servicios; que sean oportunos y de alta calidad para todos los usuarios internos y externos, así como mantenerlos en mejora continua.

Las tecnologías de la información se pueden entender como todo el conjunto de procesos y productos relacionados con el almacenamiento, procesamiento, protección, monitoreo, recuperación y transmisión digitalizada de la información, tanto a nivel electrónico como óptico, engloba dentro de su alcance otras disciplinas como la informática, la electrónica y las telecomunicaciones.

Las empresas utilizan las tecnologías de Información en sus procesos de administración, producción, manejo de recursos humanos, capacitación, desarrollo de sistemas, entre otros, por lo tanto para contar con la administración de dichos recursos, se debe trabajar en la planeación estratégica de la informática, esto es, contar con un enfoque sistemático y disciplinado, orientado a identificar tecnologías y herramientas que brinden beneficio a la organización, estableciendo prioridades y buscar el desarrollo o adquisición de las mismas para implementarlas como herramientas que apoyen los objetivos estratégicos de la empresa.

Con 18 años, administrando redes y centros de cómputo, propongo las siguientes iniciativas para integrar el plan estratégico del área de tecnologías de la información:

Fortalecer la competitividad del personal TI, a través del desarrollo de habilidades y conocimientos técnicos y con una cultura orientada al servicio.
Definir un modelo de gestión TI, que incorpore procesos optimizados con la aplicación de buenas prácticas y definir la organización de la Gerencia de Informática que la soporte.
Gestionar ante la alta Dirección la incorporación de la propuesta de la organización de la Gerencia de Informática, con organigramas, diagramas de flujo en los procesos, perfiles del personal y contratos de confidencialidad.
Definir y formalizar políticas, directivas y procedimientos de TI y para TI, así como un mecanismo formal para la evaluación de la aplicación de las mismas en los procesos tecnológicos de la empresa, así como seguir las normas y estándares de la industria por parte de la Gerencia de Informática.
Establecer con el respaldo de la Alta Dirección, la difusión formal de las políticas destinadas a la seguridad informática, mediante resolución y comunicado, observando las mejores prácticas de inducción.
Fortalecer el compromiso de los demás departamentos en la incorporación y mejora de TI.
Evaluar el nivel de madurez de la gestión TI, de acuerdo a las buenas prácticas.
Formular el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y definir la ruta tecnológica integrada a nivel del negocio.
Reestructurar la organización TI de la empresa de ser necesario, esto involucra la Gerencia de Informática y áreas de TI descentralizadas.
Fortalecer el liderazgo y rol del Director de TI y de la Gerencia de Informática.
Aplicar plataformas de e-learnig, aprendizaje en línea u otras según corresponda.
Incorporar buenas prácticas en la gestión de TI, como COBIT, PMI – gestión de proyectos alineados con el PMBOK, ITIL, SCRUM, Agíl, ISO, CMMI.
Elaborar un manual de procesos y procedimientos de la gestión TI, así como directivas y estándares tecnológicos, con alcance al centro de datos principales y las oficinas descentralizadas.
Definir y formalizar el catálogo de servicios TI y SLA´s (Acuerdos de nivel de servicio); cumplirlos y mejorarlos el tiempo.
Evaluar como alternativa la tercerización de algunos componentes y/o servicios de TI.
Establecer mecanismos para la retención del personal clave, capacitado y con las habilidades requeridas.
Desarrollar una línea de carrera para el personal; de acuerdo a las expectativas de la empresa y el desarrollo de personal.
Generar una cultura de coordinación, integración y consolidación de intereses y/o necesidades TI al interior de la empresa.
Priorizar y optimizar el uso del presupuesto asignado al área de TI.
Formular y mantener actualizado el Plan Estratégico de Tecnologías de Información; definir prioridades y estrategias para la incorporación ordenada de componentes tecnológicos.
Desarrollar canales virtuales como un medio efectivo y eficiente para interactuar; en reemplazo o complemento de canales o medios convencionales físicos / manuales.
Desarrollar plataformas tecnológicas homogéneas, estandarizadas, integradas y flexibles con capacidad de evolución para dar soporte al crecimiento continuo de las necesidades y procesos de operación de la empresa.
Optimizar los procesos administrativos, así como establecer controles para eliminar intereses particulares que puedan afectar el principio de transparencia en las adquisiciones de tecnología.
Buscar cooperación internacional reembolsable y/o no reembolsable para desarrollar de proyectos de TI.
Generar una cultura de coordinación, integración y consolidación de intereses y/o necesidades TI, alineadas al negocio, sin afectar la operación directamente.
Optimizar las plataformas tecnológicas y soluciones TI, bajo un enfoque corporativo; en el ámbito de aplicaciones, bases de datos, infraestructura y comunicaciones.
Definir políticas y estándares tecnológicos para toda la institución.
Definir necesidades comunes en cuanto a todas las áreas de la empresa y sensibilizarlas en los beneficios del uso de las mejores prácticas.
Realizar un análisis detallado de las plataformas tecnológicas actuales y definir estrategias de integración, estandarización y homogeneización, según corresponda al resultado.
Incorporar tendencias tecnológicas y/o tecnología de vanguardia de acuerdo a las prioridades y disponibilidad presupuestal.
Mejorar la calidad de los servicios internos de TI, en beneficio de la excelencia operacional.
Lograr la satisfacción de los usuarios internos; reducir las brechas entre las necesidades de las áreas y la producción, soluciones, y/o servicios TI brindados.
Analizar y definir necesidades comunes entre todas las áreas de la empresa; relacionadas con servicios externos.
Revisar un benchmarking con otras realidades similares a nuestro entorno.
Desarrollar un equipo de investigación con la participación activa de la Gerencia de TI.
Fomentar la participación de usuarios clave en la generación de ideas basándonos en necesidades.
Formar y propiciar un ambiente adecuado para la investigación e innovación.
Intercambiar experiencias con otras entidades; nacionales e internacionales.
Participar en eventos tecnológicos nacionales e internacionales.

Llevar a cabo las tareas de la organización apoyándose en la Tecnología de información, generalmente redunda en un procesamiento más rápido y confiable de datos, la información resultante tiene mayor movilidad y accesibilidad y cuenta con mayor integridad, que cuando se procesa en forma manual, de igual forma las computadoras quitan a los empleados de numerosas actividades repetitivas, permitiéndoles aprovechar mejor su tiempo en actividades que agregan más valor al negocio.

A medida que los precios de los equipos de computación bajan, su capacidad aumenta y se hacen más fáciles de usar, el TIC, se utiliza en nuevas y variadas formas, en las empresas sus aplicaciones son diversas, por lo que hoy en día, la mayoría de las empresas medianas, grandes y cada día más las pequeñas y microempresas, utilizan las TIC, para gestionar casi todos los aspectos del negocio, especialmente el manejo de los registros financieros y transaccionales de las organizaciones, registros de empleados, facturación, cobranza, pagos, compras y mucho más.

Pensemos que . . .

El modelo para una empresa productiva, debe de experimentar una evolución en la estructura de la organización del trabajo, para dar mayor valor al conocimiento de las personas frente a su forma de hacer sus labores, adoptar importantes cambios en la gestión de la información, realizando un uso intensivo de las TI, así como su integración total a la gestión y operación empresarial, mediante el fomento de políticas de administración del conocimiento y capital humano, a la par se deben transformar progresivamente las estructuras de trabajo desde modelos rígidos y jerárquicos hacia modelos complejos, flexibles y dinámicos, como los modelos matriciales, las estructuras orientadas a proyectos, los equipos multi-disciplinares o las organizaciones inteligentes.

Del servicio a la estrategia en proyectos de TI

En este contexto, las tecnologías de información dejan de ser una opción y se convierten en un elemento clave de la configuración competitiva empresarial y comenzamos a hablar de un nuevo modelo de organización productiva que ya no es únicamente una cadena integral y secuencial de operaciones, sino que da lugar a un nuevo diseño basado en conceptos de organización, en un proceso colaborativo, flexible, de mucha información, se expanden las relaciones y fomento del capital humano.

En la otra cara está justamente la fuente ventaja competitiva vinculada a la transformación empresarial, a través del uso de la información y el conocimiento, consideremos que detrás de la etiqueta de empresa-red, hay mucho más que un tema de organización empresarial o de inversión en TI, si no que tiene que ver con una compleja y difícilmente imitable configuración de activos humanos y materiales, así como de activos tangibles e intangibles orientados a maximizar valor a través de la información y el conocimiento.

El dilema de la aportación de valor de las TI

Para muchas empresas, la información y la tecnología que las soportan, representan sus más valiosos activos, aunque con frecuencia son poco entendidos, las empresas exitosas reconocen los beneficios de la tecnología de información y la utilizan para impulsar el valor de sus interesados o stakeholders, de los cuales se hace referencia en algunas metodologías o buenas prácticas, estas empresas también entienden y administran los riesgos asociados, tales como el aumento en requerimientos regulatorios, así como la dependencia crítica de muchos procesos de negocio en TI.

Por supuesto que si tiene valor la aportación que realizan las TI, ¿Este cambio global cómo nos afecta en el ámbito de gestión empresarial?, todas las organizaciones invierten en TI, ¿Pero eso las hace mejores?, es un paradigma que cada vez más la tecnología responde a la incuestionable relevancia en la innovación y la transformación empresarial, surgen importantes debates académicos y de gestión empresarial sobre el valor de las TI y sobre si estamos realmente enfocando y utilizando correctamente toda esta potencialidad y por lo tanto, aportando retorno a las inversiones que se realizan, hoy día es una realidad.

Sin duda existirán como siempre diversas perspectivas, pero hay que tener claro que cuando negamos valor estratégico a un activo empresarial, tan solo nos queda el costo de la inversión realizada y administrativamente las áreas financieras lo visualizan como un gasto y muchas veces sin recuperación, entonces debemos de entender que el proceso de obtener un adecuado rendimiento sobre las nuevas inversiones en TI tarda, con frecuencia, mucho más de lo previsto, son diversas las fuentes que apuntan hacia una misma dirección, gran parte de los problemas, curiosamente, no se hallan en la naturaleza de la tecnología, sino en su adaptación a las personas y procesos.

En mi carrera he tenido la oportunidad de visualizar las razones por las que muchas implementaciones de un ERP fracasan, generalmente se tiene que muchos de los fallos son debidos al gobierno de TI, a la gestión del cambio, la gestión de requerimientos, la personalización, los perfiles y capacidades de las personas implicadas, así como el mal seguimiento al proceso de proyecto.

Espero les sea de utilidad.

Saludos,