Este concepto ya cuenta con algunos ayeres, fue creado en 1977 por Gartner, el concepto de ROI (Return On Investment o retorno de la inversión), se diseminó y tomó popularidad en el mercado del TI en la década del 90, cuando los proyectos de implementación de ERP y los paquetes integrados de gestión se pusieron de moda, consideremos una norma básica, es que debe ser medido siempre en conjunto con el concepto del TCO (Total Cost of Ownership o costo total de propiedad).
Ya en la práctica, aunque muchos administrativos y críticos consideran que aún es un ejercicio puro de matemática, que sufre constantes alteraciones y padece de errores, el ROI significa el retorno de determinada inversión realizada y contabilizada en meses en los cuales será amortizado para, entonces, comenzar a generar dividendos, otra posible explicación, es la relación entre producción real y capacidad efectiva o capacidad efectiva por la capacidad del proyecto o también capacidad del proyecto por activo total.
Bueno, el origen del ROI es el mundo económico, sus matices son una evolución del viejo pensamiento de la entrada y salida de capital, se recomienda que no se busquen siempre números estratosféricos, basados en otras experiencias de mercado, recuerda al final, el retorno de la inversión o como se llama en algunos países, la recuperación de lo invertido de una compañía nunca es igual a la de otra, a eso se debe la necesidad de no confiar totalmente en el benchmark fomentado por los proveedores, que promueven un ROI de estantería que no trae beneficios para el mercado y debe ser encarado solamente como una información.
La adopción de un proyecto, como: la mejoría de la calidad, la mayor velocidad y la confiabilidad de los servicios obtenidos con una inversión en TI, son de compleja medición, difícilmente entran en la formulación del ROI, aquí, el objetivo es puramente económico, entonces el gestor necesita verificar la evolución y la proyección de los números.
Esto también explica cómo el BSC (Balanced Scorecard) gana espacio en las métricas de evaluación de los proyectos de TI, ya que la herramienta analiza más específicamente las ganancias no mensurables, no como un substituto del ROI, sino como algo complementario.
Sin embargo, un componente primordial de la ecuación es la relación del tiempo usado en el proyecto, con la idea del cumplimiento de plazos y del número de meses que justifican la inversión, como vivimos en tiempos en los cuales todos los valores necesitan ser justificados, sobre todo en el campo de TI, se busca un ROI (medido siempre en meses) cada vez más rápido, la media recomendada es que el ROI llegue a los seis meses de implementación del proyecto.
Al parecer son conceptos meramente financieros, sin embargo, cuando tienes que presentar un proyecto y justificar su inversión, es muy importante hacer hincapié en el ROI, que debe ser medible, controlado y efectivo en el retorno de la inversión, esto provocado por la implementación tecnológica que el negocio necesita para ser competitivo, fuerte en sus procesos, ágil en su evolución y estable financieramente.
Los gerentes de TI, nos encontramos hoy al frente de los cambios en los negocios, sin duda la tecnología ha evolucionado desde un servicio de apoyo hacia una fuerza motriz para muchas empresas, independientemente del sector, los gerentes de TI, que se alinean con las prioridades estratégicas de la empresa, tienen la oportunidad de ofrecer más valor y acelerar el progreso.
Muchos analizan el ROI asociado al índice EVA (Economic Value Added), que sirve como un parámetro para el análisis del desempeño de la gestión o también como el retorno proporcionado por las operaciones de la empresa sobre el capital invertido, corregido por el costo de capital, en otras palabras, cuanto más rápido se da el ROI en un proyecto, mayor es el impacto en el ciclo de productos o en aquel sector comprometido y de mayores ganancias.
Sin embargo, lo inverso también es cierto, un mes más que lo previsto tiene impactos y desdoblamientos en todo aquel ambiente, pero, existen diferencias entre el EVA y el ROI, el primero está orientado al aumento de valor de la empresa, dentro de un espacio de tiempo, mientras que el ROI calcula en cuanto tiempo efectivamente se da el retorno del valor invertido, para los analistas del TI, un proyecto debe ofrecer eficientes resultados en los campos financiero, tecnológico y estratégico, además de beneficios para los usuarios, recordemos que el ROI, en este caso, no debe ser encarado como una caja, sino que como un elemento más en el proceso de montaje de un proyecto, es necesario reconocer que suministra subsidios poderosos para que proyectos importantes se realicen.
Sin embargo, no todo son flores, muchas veces es necesario reevaluar el ROI con el proyecto aún en curso.
En definitiva, es una métrica que permite saber la cantidad de dinero que hemos generado con una acción y que nos hace ver si hemos perdido el dinero y tiempo o hemos sacado un buen resultado de ella, sin embargo cuidado, muchas veces los proveedores, con sus estrategias de marketing, dejan ver precios muy atractivos de sus soluciones, pero en ocasiones no dejan ver costos que tienen que ver con el mantenimiento anual o el soporte técnico que se cobra aparte, el entrenamiento para operar la solución, las garantías y demás.
El TI corporativo en la mayoría de las organizaciones se encuentra en algún lugar de los tres ejes de costo, riesgo y valor, la dimensión del costo es la más fácil de cuantificar y a menudo atrae el mayor foco, sin embargo, el costo no debe ser la única consideración en el esfuerzo por definir el ROI de los proyectos de TI.
Veamos los cinco conceptos que podrían ayudar a las organizaciones a obtener una mejor perspectiva y a llegar a un equilibrio óptimo entre el costo, el riesgo y el valor.
1: Definir el valor del ROI en términos que son relevantes para su organización
No existe una definición precisa de valor, un requisito previo para la definición del caso de negocio para proyectos de TI individuales, así como para la misma área de TI, es la definición del valor en el contexto de su organización, recordemos que en última instancia, el valor se traduce en información financiera; sin embargo, asegurémonos de que el significado del valor está claramente definido en todas las demás dimensiones, incluyendo el riesgo, el costo de la oportunidad, las hipótesis correctas, la innovación, la agilidad y la toma de decisiones adecuadas.
2: Cada proyecto empresarial de TI es único
A pesar de que el mismo sistema de TI puede haber sido implementado antes en organizaciones similares a la tuya y en el mismo país e industria, son organizaciones distintas que podrían haber adoptado enfoques muy diferentes y experimentado resultados variables, la suposición de que, porque ha funcionado bien allí, estará garantizado que trabaje aquí, no es un parámetro válido de decisión, por lo que debe ser examinado rigurosamente para los proyectos importantes de TI.
3: Reducir costos es fácil, pero darse cuenta del valor es difícil
Esperar que un equipo de TI con financiación insuficiente, mal estructurado, con la combinación equivocada de capacidades, sea capaz de impulsar el valor real para su organización es una suposición que necesita ser revisada, hoy en día debemos proporcionar recursos al de TI, de forma adecuada o seleccionado correctamente a los proveedores de TI que pueden trabajar como verdaderos pares con la organización.
4: Reconocer que no es solo la responsabilidad de TI definir el ROI de los proyectos de TI
Cuando se trata de implementar iniciativas empresariales importantes que dependen de la tecnología, los esquemas de incentivos del personal pueden ser contraproducentes si están mal diseñados, los planes de incentivos para gerentes de línea de negocio deben ser ajustados para reflejar su responsabilidad en asegurar que los proyectos importantes de TI de la empresa sean eficazmente implementados.
5: Actualice sus estrategias de gestión de proveedores de TI
El enfoque convencional para la gestión de los proveedores de TI, puede no ser adecuado en la entrega de nuevas tecnologías de negocios, emergentes y/o disruptivas, prevente, revisa sus estrategias de gestión de proveedores de TI, evita caer en la trampa de pensar que, porque TI es demasiado difícil de manejar o entender, tercerizar las TI es la alternativa más fácil, podría costarle al negocio muy caro en el largo plazo.
Algunas organizaciones todavía se adhieren al modelo de gestión tradicional, en el cual TI, es una función de servicio a la empresa, y, por lo tanto, subordinado a sus demandas, estas organizaciones potencialmente pierden la oportunidad de que TI propicie, empuje y apoye la innovación a las iniciativas de transformación corporativas basadas en tecnología, cambiar esta actitud es fundamental si la tecnología entregará el ROI óptimo para tu empresa.
Como su nombre lo dice, la fórmula del ROI nos ayuda a evaluar la rentabilidad de una acción puntual, una estrategia completa un proyecto, una campaña o incluso, de toda una compañía, básicamente, esta fórmula nos indica cuánto ganamos por la inversión que realizamos, este resultado se expresa en porcentaje, la fórmula es la siguiente:
[ ($ Beneficio – $ Inversión total) / $ Inversión total ] x 100% = ROI
Pongamos un ejemplo: digamos que tienes un negocio de productos de venta de comida para gato, impulsa sus ventas por Internet, ahora, supongamos que invertiste $20M de dólares en esa campaña y gracias a ella obtuviste un total neto de $50M de dólares por las ventas.
Para calcular el ROI de esa acción particular, debemos aplicar la fórmula así:
[ ($50 – $20) / $20 ] x 100% = 150%
Es decir que esta campaña de venta tuvo una rentabilidad del 150%, lo que significa que fue bastante exitosa, si el resultado fuese negativo, significa que no obtuviste beneficios económicos por tu inversión y que, al contrario, estás perdiendo dinero.
Eso sí, quiero aclarar que rentabilidad no es sinónimo de éxito, algunas acciones, como las que buscan propiciar las ventas en redes sociales o aumentar el amor por las marcas, suelen reportar un muy bajo retorno de la inversión, al menos inicialmente, sin embargo, estas acciones también son necesarias, ya que generan conocimiento de la marca y ayudan a afianzar el vínculo emocional entre personas y marcas, con el tiempo, el ROI de este tipo de acciones puede hacerse cada vez más alto.
Establece indicadores
Para medir cualquier acción, es importante establecer unos KPI’s. en inglés significa Key Performance Indicators, son las métricas que te ayudarán a medir tus objetivos, por ejemplo, el número de productos de la venta de comida para gato en determinado tiempo que vendimos a través de una campaña de Google Adwords en internet, del ejemplo anterior.
Los KPI’s varían dependiendo de lo que queramos medir.
¿Qué debe contemplar la valoración de las inversiones en TIC?
La valoración de una inversión en TIC, implica el análisis de factores que van más allá de los aspectos meramente económicos, debido a que en numerosas ocasiones la implantación de una tecnología conlleva cambios en los procesos y maneras de operar que dan lugar a nuevas capacidades, de esta forma, la valoración debe abarcar aspectos relacionados con la estructura organizativa de la empresa, la capacitación de la mano de obra, los costos de cambio de pasar de un sistema a otro, etc.
¿Qué beneficios deben medirse?
Los estudios sobre el retorno de una inversión en TIC hacen referencia a los beneficios económicos, como la reducción de los costos, por su parte los beneficios comúnmente incluidos en el análisis son el ahorro en mano de obra, debido a la automatización de los procesos; el ahorro en gasto de capital; las ganancias en productividad del usuario reducciones del tiempo muerto del sistema o aumentos de la eficacia en la ejecución de tareas específicas y el incremento de ingresos debido a mayores ventas, sin embargo, es necesario considerar las ventajas intangibles generadas por las nuevas tecnologías, como el impacto en los resultados y el desempeño operativo, algunos ejemplos son la mejora de la satisfacción del cliente, una mayor disponibilidad y accesibilidad de la información, reducciones de tiempo, etc.
¿Qué costos deben incluirse?
Los costos de capital de las inversiones en TIC son fáciles de identificar y están relacionados con los costos de hardware, software, herramientas de desarrollo; sin embargo existen una serie de costos cuya consideración está sujeta a interpretaciones de los responsables, como por ejemplo los costos de mantenimiento o los de formación del personal; varios estudios han demostrado que estos costos tienen un peso importante sobre el total de la inversión y pese a las posibles discrecionalidades en la decisión, estos costos suelen tener impactos tangibles sobre los resultados de la empresa, por ello, es importante estimar cuan tangibles son estos resultados.
¿Qué medidas se utilizan para cuantificar la rentabilidad de las TIC?
La naturaleza de las inversiones en TIC, impide contar con una metodología única para su valoración, sin embargo, todo proyecto de inversión debe contar con alguna justificación financiera., existe un amplio número de medidas financieras que pueden ser utilizadas para este fin, las más comúnmente utilizadas son el Retorno de la Inversión (ROI), que se define como el ratio entre ingreso neto y costos; el Valor Actual Neto (VAN), es decir, el valor actual de la diferencia entre ingresos y gastos del proyecto; la Tasa Interna de Retorno (TIR), que es la tasa que hace que el VAN sea igual a cero; el Periodo de Recuperación de la Inversión (PRI), que es el tiempo necesario para que el proyecto recupere el capital invertido; y el Costo Total de Propiedad (TCO), que se define como el costo promedio de propiedad sobre un período de tiempo por lo general de tres a cinco años, sin considerar los beneficios de posesión o uso de activos.
¿Cuáles son los problemas de medición de la rentabilidad de las TIC?
Los problemas de medición de la rentabilidad de las TIC provienen de dos aspectos: el periodo de espera necesario para percibir el retorno de la inversión y la medición de beneficios y costos, la forma de financiación dependerá del tiempo que tarda en generar retornos, que varía dependiendo de su naturaleza y del grado de absorción de las nuevas tecnologías por parte de la empresa, recordemos que generalmente, los beneficios de la inversión en TIC llegan a los dos o tres años, errores al reconocer este periodo de espera pueden conducir a una mala toma de decisiones y en ocasiones, a sub invertir en TIC, por otro lado, a diferencia de los costos de inversión, más fáciles de cuantificar, el cálculo de los beneficios no es sencillo, ya que las inversiones en TIC generan tanto beneficios tangibles como intangibles, además, dado que el uso de tecnología se aplica a todos los procesos de negocio, resulta difícil separar los beneficios procedentes de una inversión específica en TIC de aquellos que se derivan de otras inversiones.
Sea cual sea la estrategia de nuestra empresa, cualquier estimación sobre el ROI, ha de centrarse en nuestros objetivos estratégicos, lo lógico es que antes de considerar un proyecto tengamos realizado un análisis o plan estratégico de la empresa y sepamos qué tipo de mejoras en eficiencia debemos de buscar, si por ejemplo la empresa busca una reducción de precios que le permita mejorar su posición competitiva habrá que emplearse a fondo en la mejora de eficiencias operativas o búsqueda de sinergias con el canal de suministros, este puede ser de por sí un planteamiento muy válido a la hora de comenzar a considerar un nuevo proyecto y nos facilitará enormemente todo el proceso de análisis. Para ello necesitan de indicadores de gestión clave que puedan ver en una instantánea a través de un panel o tablero de control. Sin una visión clara no podrán identificar dónde se necesitan mejoras ni cómo solucionarlas.
Para ello necesitan de indicadores de gestión clave que muestren de forma ágil los resultados a través de un panel o tablero de control, recuerda sin una visión clara no podrán identificar dónde se necesitan mejoras ni cómo solucionarlas.
Gestión financiera
- Porcentaje de costos de TI frente a los ingresos totales de la organización
- Porcentaje de costos de mantener las luces encendidas en comparación con costo total de TI
- Dinero ahorro debido a iniciativas de mejora de la productividad
- Tendencia promedio de costo entre asientos y costo de los recursos (mes a mes) (trimestre a trimestre) (año a año)
- El gasto real vs. presupuesto (mes a mes) (trimestre a trimestre) (año a año)
Desempeño de proyecto
- Porcentaje de proyectos realizados en tiempo y presupuesto
- Porcentaje de proyectos que superaron su plan original en tiempo y/o el presupuesto en un XX% (usamos el 10%)
- Porcentaje de tiempo consumido por los proyectos debido a retrabajo por la solución de defectos y cambios de alcance
- Número de defectos conocidos puestos en producción
- Porcentaje de proyectos iniciados sin un caso de negocio aprobado
Gestión de Operaciones
- Tiempo de actividad de sistemas y aplicaciones críticas del negocio
- Tiempo promedio para la solución de incidentes de producción
- Número de incidentes de producción por gravedad
- Porcentaje de solicitudes de servicio y tickets cerrados dentro de los SLA´s
- Tiempo promedio de resolución de solicitudes de servicio
- Tiempo perdido por el negocio debido a caídas no programadas
Seguridad de la Información
- Número de violaciones de la seguridad, incidentes en los sistemas y la infraestructura
- Porcentaje de sistemas, aplicaciones compatibles con las Normas y políticas de seguridad
- Porcentaje de parches de seguridad aplicados en plazos y fechas límite
Saludos,
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