Muchas personas se preguntan sobre la utilidad de hacer presupuestos, ya que, a pesar de no contar con ellos, han podido manejar su empresa, ¿curioso, verdad?, sin embargo, una de las grandes ventajas de un presupuesto es que permitirle al negocio tomar decisiones encaminadas al logro de objetivos, por lo que es muy útil recordar que este es más que un documento de trabajo, es un medio de control con el que la empresa puede contrastar el alcance de lo realizado.
El presupuesto de TI, suele ser supervisado por el director de información (CIO), el máximo ejecutivo de tecnologías de la información en la organización, sin embargo, ya que se ha convertido en fundamental para los resultados del negocio, el alcance y la asignación, se ha vuelto más compleja, porque no todo el gasto en TI cae dentro del departamento de TI, es importante tener claro este punto.
Poder operar de manera rentable en estas circunstancias de rescisión, para los administradores de TI se convierte en bastante presión, a la que se ven sometidos varios departamentos para adecuar los costos con los ingresos, es muy habitual que las organizaciones recorten presupuesto indiscriminadamente al departamento de TI, sobre todo en las empresas donde no se han dado los resultados esperados y en consecuencia, simplemente se le asigna a TI, la meta de reducir sus gastos en algún porcentaje para simular rentabilidad de un presupuesto ajustado.
Por otra parte las organizaciones inteligentes reconocen que los departamentos de TI, son en realidad una de las principales herramientas para reducir costos mediante la aplicación consiente de la tecnología a los procesos comerciales y la toma de decisiones pertinentes, afortunadamente en los lugares donde he trabajado, siempre se ha propiciado la creación de conciencia lógica que perfilen al negocio hacia sus objetivos, sin sacrificar el presupuesto y sin operar con los recursos mínimos, por ello exhorto a las organizaciones que mantengan y aumenten su gasto en TI a fin de lograr mayores ahorros en toda la empresa, por supuesto, basado en la estrategia del negocio y tener bien claro los riesgos, para no tener gastos adicionales, si se pueden evitar.
Son dos posiciones que evidentemente se ven desde dos puntos muy diferentes, el financiero y por otra la prestación de servicios que mantienen la operación del negocio, si estas posiciones son además llevadas hacia los extremos, el negocio colapsará, sin embargo, se perfilan con el mismo objetivo de negocio, el retorno de inversión permitirá que no solamente se mantenga la continuidad, sino que propicia el crecimiento de la empresa, porque se volverá resistente con una robusta plataforma informática que respalda financieramente con ahorros sustanciales, son en realidad una de las principales herramientas para reducir costos mediante la aplicación inteligente de tecnología a los procesos comerciales y la toma de decisiones en tiempo y forma.
Infraestructura
Como gerente de TI, debemos asumir parte de la incertidumbre asociado con el recorte de costos, sin duda siempre hay cuestiones que emergen, como las condiciones del mercado que propician caídas, por ello revisar la arquitectura de TI es nuestra responsabilidad y responder adecuadamente para que dicha infraestructura no merme las operaciones.
Entonces también es responsable de la optimización de los recursos de hardware, puede ser mediante la virtualización, que es una buena forma de ahorrar dinero, así cómo la revisión puntual de los sistemas existentes y detectar problemas ocultos, por ejemplo es posible que algunos sistemas utilicen demasiados recursos en comparación con el valor que le entregan a la empresa, la alternativa a mejorarlos es prioritaria una vez detectados, retirarlos del servicio o reducir su uso, claro depende de la ruta crítica de operación, para tomar la decisión de las acciones a tomar.
La idea es simplificar toda la infraestructura de TI, con frecuencia, la implementación múltiple de una misma función crea complejidad, dificulta el control de inventario, las adquisiciones, usuarios inconformes, gastos indirectos, etc.
Tengamos claro que esto a su vez aumenta los costos operativos de TI y les resta presupuesto a las actividades de innovación., entonces la simplicidad se convierte en otro, componte relevante que ayuda a uniformar el funcionamiento de la organización y por lo tanto a reducir los gastos de capacitación y operación para toda la empresa, sin embargo, tengan presente que las innovaciones de este año se convertirán en los costos operativos del año siguiente, cuidado con ello, hay que planear a futuro con responsabilidad, no despliegue sistemas nuevos sin retirar los antiguos, el aumento del gasto operativo generalmente va en pérdida del gasto en innovación.
A veces la innovación pareciera ser un lujo o pasatiempo más adecuado para épocas de mejores rendimientos, es un pensamiento muy obtuso, ya que, la innovación conlleva un riesgo inherente, por lo cual puede resultar poco atractiva para los cautelosos directores financieros (CFO) que actualmente tienen gran influencia sobre el gasto en TI, entonces es muy importante que como gerente de TI demuestre que la innovación ayuda a generar el ahorro generalizado que exigen los CFO.
Por ejemplo, establezca alianzas con los distribuidores, una mala práctica es romper contratos o intimidar a los distribuidores como un método de reducir costos, no es el camino correcto, entendámoslo, hay que tener buena comunicación con los proveedores con la claridad de los contratos, conversar con los distribuidores a fin de evitar tales tácticas individuales de intimidación.
Los distribuidores deben contar con un modelo comercial sostenible para poder satisfacer las necesidades de las empresas en el futuro, consideremos que estamos todos en la misma situación, una estrategia más cooperativa brindará beneficios tanto a corto como largo plazo, recuerden es ganar – ganar, somos socios de negocio y tenemos que cumplir con lo que corresponde a cada uno, así la buena voluntad generada por esta estrategia profundizará la relación y muy probablemente generará un valor agregado mayor por parte de los distribuidores.
Cuando la innovación se refleja por tendencias fuertes es posible aprovechar su inercia.
Aun cuando el plan estratégico se centra en los resultados a corto plazo, por el retorno de inversión, es importante tener una visión de mayor alcance, ya que debemos considerar las condiciones actuales del mercado son claramente correctivas y en cierta medida sentarán nuevas bases para la actividad económica, sin embargo, esto también hace que los líderes empresariales ignoren tendencias más amplias, tales como la administración de talento o escasez futura, prácticas laborales, como la descentralización de la fuerza laboral, reducción de los viajes empresariales, por decir algunos.
A los Gerentes de TI, se nos incentiva a que presentemos a la junta directiva aplicaciones de TI innovadoras que permitan a la organización aprovechar estas tendencias, por lo que hay que considerar en invertir también en habilidades de TI y en sus estructuras correspondientes.
No hay que dejar de lado que una parte importante de los costos de TI está compuesta por los profesionales de TI, por lo que la falta de uniformidad en la definición de funciones en la industria está causando un flujo ineficiente de talento.
La inversión en una estructura que correlacione las especificaciones de roles internos con las del mercado reducirá el costo de la adquisición de talento, entonces, invertir en vías claramente definidas de desarrollo profesional reducirá el costo de la retención de talento.
Debemos explorar la estructura de competencias que procuran sincronizar las necesidades tanto de los usuarios finales como de las organizaciones.
Es el conocimiento el que influye e iguala la condición social del hombre; eso les da a todos, por muy diferente que sea su posición económica, pasiones que sean comunes y recompensas para todos.
Ing. Rubén Bernardo Guzmán Mercado
Fortalezca la gobernanza de TI en el ámbito de las juntas directivas
De acuerdo a mi experiencia este es un tema fundamental, dada la función de la TI en la gobernanza empresarial, es claramente importante esta función de TI y que sus recursos sea adecuada y transparente.
La dirección de las empresas, ha asumido una estrategia activa con respecto a la gobernanza de la TI ofreciéndoles a los CIO la posibilidad de evaluar su capacidad de gobierno interno, puede que algunos consideren esto como un nivel adicional de burocracia en lo que ya es de por sí una función difícil de administrar, sin embargo, el objetivo de invertir en mejorar la gobernanza de la TI es justamente reducir la burocracia.
Por lo que una vez que se ha efectuado la evaluación, los CIO pueden dedicarse a perfeccionar sus procesos mediante diversas técnicas como administración simplificada o Six Sigma, entonces los resultados será mejores servicios de TI a menor costo.
Computación en la nube
Es conocida por todas las personas que cumplen funciones de liderazgo de TI, pero no se comprende cabalmente desde la perspectiva de las oportunidades y los riesgos, claramente tiene algunas características atractivas como el concepto del software como servicio, particularmente, nos guste o no, hoy en día los usuarios están impulsando la demanda en ciertas áreas específicas.
Oportunidades que estén más allá del departamento de TI
La función del departamento de TI de usuarios finales es incierta, la administración de la tecnología está descendiendo por las cadenas de valor y suministro, entonces, la tendencia es dejar que los proveedores de tecnología que tienen una mayor economía de escala, en algunas áreas, mayores pericias tecnológicas se encarguen de ese aspecto de la empresa, por lo tanto, los gerentes de TI y los CIO, deben redefinir el valor que la función de TI aporta a la empresa.
Adoptar la ingeniería de procesos comerciales es una opción, podemos adicionar el hacerse cargo del cambio comercial, consideremos que algunos CIO procuran activamente ampliar sus responsabilidades a la dirección y áreas de la empresa asumiendo funciones de CEO, además de retener el rol de CIO, todas estas iniciativas pueden considerarse como resguardos contra el advenimiento de la denominada Computación bajo demanda.
Conclusión
En el caso de los que administran el presupuesto del departamento de TI, podemos entender que puede significar que no necesariamente sepan cómo operar un presupuesto departamental, pues esto puede surgir más bien sobre la marcha a la hora empezar a hacer los presupuestos.
Para elaborar el presupuesto de tecnologías de la información, que sea claro y entendible, entre áreas y muestre el valor que proporciona la tecnología, propiciara que el resto de ejecutivos entiendan más fácilmente la estrategia del área, recordemos también que nuestro presupuesto no es el único y siempre va a haber otros que tendrán también una lista de solicitudes interesantes, por esa razón, un modelo inteligente debe siempre incluir información transparente y clara que haga que los gastos que propones sobresalgan por encima de los demás.
Saludos,
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