En el área de tecnologías de la información se tiene contemplado ciertos gastos e inversiones que son indispensables para la operación del negocio, tal es el caso del consumo de energía eléctrica y UPS, sueldos del personal de TI, mantenimientos equipo de enfriamiento, renta de servicios como enlaces de comunicaciones, licencias de software, pólizas de garantía y extensión de garantía, también tenemos el soporte para aplicativos como el ERP, CMR, por mencionar algunos, los cuales podemos programarlos en el presupuesto durante un año fiscal, claro, hay proyectos que pueden durar más de un año, por ahora únicamente mencionaremos el presupuesto anual de TI.
Para ello el encargado, jefe, gerente o director de TI, debe preparar el primer informe del presupuesto de TI, precisamente por estas fechas de octubre a diciembre, estos gastos de operación muchas de las ocasiones no se consumen exclusivamente por el área de tecnologías de la información, hay que tenerlo en cuenta.
La coordinación es importante por ejemplo; deben de considerarse los movimientos de personal, si se crean nuevas plazas se debe contar con equipo de cómputo de acuerdo al perfil y actividades que se cubrirán y estos equipos se adquirirán con presupuesto del área solicitante, TI es el responsable de todo el equipo de cómputo, sin embargo el presupuesto y destino de uso son del área que origina la solicitud, por supuesto, esto depende de cada empresa y la forma que esté organizada, lo que les menciono es a manera de ejemplo, para prepararnos como responsables del área de TI y saber que en el transcurso de este proceso, se tiene que saber qué pretende cada área en su desarrollo implicando a la tecnología como base para lograr sus objetivos y muy importante es que TI se integre para ofrecer las mejores opciones técnicas, muchas veces económicas y funcionales para el negocio.
Aun cuando la figura del CIO tiene la responsabilidad del presupuesto de TI, no es la única persona que elabora y aprueba todo el paquete, para el gasto en tecnología que cae dentro del departamento de TI y por lo tanto con los presupuestos de TI centralizados, si hablamos de una empresa multinacional, entonces los CIO a menudo diseñan y gestionan ese presupuesto en conjunto con el comité de directivos del negocio; otros ejecutivos y directores.
Pues bien, ya tenemos distribuido el presupuesto de los gastos de operación que son fijos y que no se puede prescindir de ellos, entonces se genera la disyuntiva para TI y el negocio:
¿Modernizar primero y transformar después o transformación digital?
Todos hablan de transformación digital, pero ¿Realmente están ejecutando estas iniciativas?
Sorprendentemente, tan solo el 19% de empresas planearon ejecutar iniciativas de transformación digital en 2018, entonces, si somos parte de ese porcentaje, ¿Cómo modernizar la TI existente?
Sigue siendo un desafío, creo que esta circunstancia demuestra que las empresas se están centrando en optimizar esas inversiones y crear una infraestructura más ágil antes de avanzar con una completa transformación digital, entonces debemos planear muy bien la innovación tecnológica alienada a la visión y misión del negocio, como responsables no podemos generar tecnología que no aporte al negocio, hay que saber hablar con las demás áreas, ya que mucho empuje de proyectos de TI, provienen de ellas y sin un análisis con una evaluación que indique que efectivamente se generará valor para el negocio, considero que no se deben de implementar, si en realidad ofrece poco valor la empresa, estoy consciente que esta situación no será de agrado cuando se expongan con los fundamentos técnicos y operativos de parte de TI, resultado de dicho análisis.
También he observado que algunas empresas están implementando los componentes iniciales de la transformación digital; mediante inversiones en integración, infraestructura en la nube y aplicaciones modernas, es quizá un buen indicativo de que, entre los clientes empresariales, es así como están ahora ofreciendo servicios más modernos, no siendo necesaria la etiqueta de la transformación digital, curioso, ¿verdad?
Si bien la mayoría de las empresas del porcentaje anterior, abordaron la transformación digital desde hace unos 3 años, sin duda una de las prioridades es enfrentar los desafíos asociados con la optimización y modernización de las inversiones de TI existentes, con el ciclo de vida del hardware y software, así como de los procesos productivos y mejora continua, debemos establecer las oportunidades para no dejar caer esas inversiones.
Considerando la posibilidad de que no se estén cumpliendo los objetivos de utilidades, de negocio, presupuestales, ventas, etc., casi por dogma el primer presupuesto que se ve afectado es el de recursos humanos, capacitación y tecnologías de la información e inversiones, por ello el primer presupuesto que se debe considerar es lo que nos permite funcionar como negocio.
Cualquier planeamiento de inversión, siendo de TI o no, debe prever alteraciones, debemos considerar eso porque las empresas están sujetas a los cambios del mercado, entonces con un buen planeamiento, es posible quedar dentro de los parámetros del presupuesto de TI.
Pues bien, estamos a tiempo de realizar el primer borrador, empezar a platicar con las distintas áreas y departamentos del negocio, visualizar proyectos, establecer la mejora continua de la empresa, redefinir objetivos y ratificar los alcances.
Y tú, ¿Ya estás integrando tu presupuesto para el 2019?
Saludos,
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