Los errores que podemos tener como encargados del área de tecnologías de la información pueden impactar de forma directa en el negocio y sus actividades, por ello debemos estar siempre actualizados y a la vanguardia, sobre todo con su integración a la comunicación unificada, en este caso de Microsoft, como Teams por ejemplo.
Con regularidad, cuando no se ha administrado correctamente el servicio de correo electrónico, en un ambiente donde el flujo de usuarios y peticiones que sobrepasan al encargado, ocasiona que no se proporcione el servicio correctamente, para tal efecto la empresa solicitó una consultoría para solucionar esta situación, entonces inicie con una auditoría al servicio, no al área, ya que la inconsistencia principal se centraba en este servicio.
Sin embargo, mencione que se requería auditar su dominio, ya que la integración de Active Directory con Exchange y su parametrización, ya pueden tener configuraciones que provoquen que los contactos se mezclen y en ocasiones se borren, duplicidad de grupos de distribución, entre otros.
Como administradores no debemos minimizar las reglas que nos permiten que un dominio y el servicio de correo electrónico de Microsoft funcionen correctamente, algunas veces me he enfrentado a la falta de iniciativa en estos puntos, entonces la práctica nos puede llevar a únicamente, a dar un bomberazo al tener dificultades, esto es una mala práctica muy nociva, que oculta un pequeño problema que indudablemente en el futuro se convertirá en una contingencia, en donde habrá que realizar gastos de consultoría, adquisición de hardware y pérdidas económicas que no se cuantifican al tener el servicio sin operar.
El daño de imagen para la empresa, la pedida de ventas, pérdida definitiva de clientes, otros muchos clientes molestos, propicia financieramente una pérdida tangible y que de forma directa absorbe la empresa.
Resultados:
- Los contactos de algunos usuarios desaparecen.
- Reinician todos los días el servidor Exchange.
- Hay ocasiones que el correo no salen de los equipos de los usuarios.
- Llega mucho correo basura (spam).
- En el listado de usuario aparecen usuarios que ya fueron retirados.
- Perdida de correo electrónico en los equipos de los usuarios.
- Grupos de distribución redundantes y obsoletos
- Aparecen contactos borrados en años anteriores.
- Las salas de juntas no se pueden administrar por correo electrónico.
- EL proveedor contratado controla el servicio.
No me sorprende que esta empresa tenga estos problemas y no es curioso que pase, es preocupante comprobar que esto se da en muchas empresas y el peor de los casos, es que los socios, dueños o ejecutivos no tienen ni idea que esta situación está pasando en su empresa, algunos de ellos se contentan con explicaciones, tal es como, el proveedor de internet se cayó, escribiste mal el contacto, el proveedor de consultoría dice “Que raro he realizado más de 50 instalaciones, en varias empresas y nunca me había pasado esto, debe ser tu personal que no sabe usar Outlook”, mientras esto pasa el gasto se incrementa al estar incomunicado vía correo electrónico.
Siendo un especialista en tecnologías de la información, administrador de servicios, encargado de sistemas o como analista, ¿Piensas que el servicio proporcionado por el encargado de sistemas y el consultor es el correcto?, ¿Actúan con ética profesional?, ¿Cómo debemos transmitir la información a los responsables y al personal técnico?, ¿Consideras que es un problema apremiante o únicamente es problema de sistemas?
Saludos,
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